كيفية تحسين تعاون الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي

الفريق الافتراضي هو عبارة عن مجموعة من الأفراد يعملون معًا داخل شركة اجتماعية تقوم على تحقيق أهداف مشتركة محددة مسبقًا.

عمليات إدارة الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

هناك مجموعة من العمليات الرئيسية لإدارة الفريق الافتراضي، ومع ذلك يمكن أن تكون هناك عمليات فرعية تسمح بفهم أفضل لظاهرة الفرق الافتراضية، وتتمثل من خلال ما يلي:

1- التجميع، فترات الاختبار هي القياسات الأولى التي يتم تطبيقها عند البدء في تنظيم العمل الجماعي عن بُعد، يجب أن يقرر قائد الفريق الأشخاص الذين يستوفون جميع متطلبات فترات الاختبار.

2- التدريب، خلال هذه العملية يضع قائد الفريق التوقعات فيما يتعلق بالفريق الافتراضي في المستقبل ثم يطور ويطبق منهجية تدريب جماعي لتعليم أعضاء الفريق كيفية تلبية التوقعات.

3- الإدارة، تعني هذه العملية استخدام تقنيات الاتصالات لإدارة المهام والوظائف المستمرة لأعضاء المجموعة البعيدة.

4- السيطرة، يضع قائد الفريق مقاييس الأداء لتقييم أداء الفريق، يحتاج هذا الشخص إلى معرفة ما إذا كان الفريق على المسار الصحيح ويمكن تحقيق أهداف المشروع في الموعد المحدد.

كيفية تحسين تعاون الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي

تقدم إدارة الفريق الافتراضية فوائد ملموسة للمشاريع أو العمل، لا يزال علينا مواجهة بعض التحديات المتميزة، يكافح العديد من مديري المشاريع لإنشاء ثقافة افتراضية تعاونية بصورة فعلية، ويمكن أن تساعد هاتان الخطوتان الأساسيتان في بناء فريق افتراضي منتج وتحسين التعاون عن بُعد:

استخدام نظام تعاوني واحد لإدارة الفريق الافتراضي

ينبغي التأكد من أن كل فرد في الفريق البعيد يستخدم نفس التطبيق الافتراضي وقاعدة البيانات لإدارة البريد الوارد والمحادثات وقوائم المهام والمستندات المشتركة وجداول البيانات والأساسيات الأخرى للمشروع، على سبيل المثال يمكن إدارة الفريق الافتراضي بنجاح عن بُعد من أي مكان باستخدام أي جهاز رقمي.

غالبًا ما ينشر الموظفون عن بُعد المعلومات عبر أنظمة وأدوات متعددة، على سبيل المثال استخدام (Gmail) لإرسال البريد الإلكتروني، وللتواصل في الوقت الفعلي، ولمؤتمرات الفيديو يمكن أن يكون التواصل جيد إلى حد ما، ومع ذلك مع نمو المشاريع والإشتراك في العمل مع موظفين جدد عن بُعد، يتعين على الفريق التعامل مع مصادر بيانات متعددة وتطبيقات متنوعة، مما يؤدي في النهاية إلى حدوث فوضى ونقص في التحكم في أداء الفريق.

القيام بتمكين الأتمتة لإنجاز المزيد من الأشياء بشكل أسرع

مع انتشار الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والحوسبة المتطورة وغيرها من التقنيات الناشئة بشكل متزايد، يبحث مديرو المشاريع وقادة الفرق عن طرق لتحسين إدارة العمليات والتعاون في بيئات الفريق الافتراضية، وتعد الأتمتة من بين أبسط الطرق لمساعدة الفرق البعيدة على التخلص من المهام الروتينية والتركيز على المزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة، وتقليل الوقت والجهد اللازمين لإنجاز المهام.

فوائد الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

تم البدء بالعمل عن بعد بسبب الظروف الراهنة وانتشار الأمراض، حيث يسمح للموظفين بممارسة العزلة الاجتماعية للحفاظ على سلامتهم وتجنب نقل الأمراض إلى أي شخص آخر، ولكن إن زيادة السلامة الشخصية ليست الفائدة الوحيدة من وجود فريق افتراضي، حيث يمكن للفرق الافتراضية المساعدة بعدة طرق مختلفة، حيث إنها أكثر فعالية من حيث التكلفة، وتجمع المواهب العالمية، والتوفر على مدار الساعة، والتوازن الصحي بين العمل والحياة.

ما الفرق بين الفرق الافتراضية والفرق داخل المكتب في علم الاجتماع الرقمي

الفريق الافتراضي هو مجموعة من الأفراد الذين يعملون معًا عبر الإنترنت، والفرق الوحيد بينهما هو أن الفرق الافتراضية لا تشترك في مساحة مكتبية مشتركة وتعمل عادة من منازلها، ويمكن للفرق الافتراضية التعامل مع الكثير من العمل الذي تقوم به الفرق المنتظمة داخل المكتب، ومع ذلك نظرًا لأنهم غير موجودين فعليًا في نفس المساحة، فلا يمكنهم أداء بعض المهام مثل العمل على نماذج مادية معًا، أو إظهار خصائص العملاء، وبصرف النظر عن ذلك يمكن للفرق الافتراضية أن تكون منتجة وسهلة الاستخدام مثل الفرق داخل المكتب.

مشاكل إدارة الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي

بالتأكيد تأتي الفرق الافتراضية بالعديد من الفوائد، ومع ذلك هذا لا يعني عدم وجود أي عيوب في العمل عن بعد، نظرًا لعدم الوجود في نفس المكتب الذي يعملون فيه فقد تواجه مشكلات مع:

• التواصل.

• ادارة مشروع.

• إنتاجية.

• مشاركة الملفات وتخزينها.

أدوات حل مشاكل إدارة الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي

هناك العديد من الأدوات التي يمكنها حل كل هذه المشاكل، وتتمثل هذه الأدوات من خلال ما يلي:

1- أدوات الاتصال، قد يكون الفريق الافتراضي على بعد آلاف الأميال، حيث تساعد أدوات تكنولوجيا الاتصالات هذه على تبادل المعلومات بسهولة مع الفريق الافتراضي عبر مكالمات نصية أو صوتية ومرئية، وبهذه الطريقة فإن التعاون الفعال للفريق عن بعد هو مجرد نقرة واحدة.

2- أدوات المراسلة، للاستفسارات والاقتراحات السريعة استخدم أدوات المراسلة الفورية.

3- أدوات الاتصال بالفيديو، بينما تساعد أدوات المراسلة الفورية على توضيح الشكوك السريعة، نحتاج أحيانًا إلى مناقشات أكثر تفصيلاً، تساعد هذه الأدوات في عقد اجتماعات الفيديو حيث يمكن التفاعل مع الفريق الافتراضي والتعاون في المشاريع والقضايا بسرعة، إنها أيضًا طريقة رائعة للتغلب على مشاعر العزلة التي ترتبط عادةً بالعمل افتراضيًا.

نصائح لجعل الاجتماع الافتراضي أكثر إنتاجية في علم الاجتماع الرقمي

1- وضع جدول أعمال واضح، الخطأ الأساسي لاستضافة أي اجتماع هي عدم وجود جدول أعمال، من الأهمية بمكان أن يكون جدول أعمال لأي نوع من الاجتماعات الافتراضية التي تعقد، وذلك لأنه يحدّ من المناقشة من الانحراف عن المسار الصحيح.

2- القيام بدعوة الأشخاص الذين يحتاجون إلى التواجد هناك فقط، بدلاً من دعوة الفريق الافتراضي البعيد بالكامل إلى اجتماع افتراضي، ينبغي أعادة النظر في من يحتاج حقًا أن يكون هناك، وتحديد عدد الحاضرين إذا احتاجوا فقط إلى إبلاغهم، بدلاً من ذلك ينبغي أرسال لهم ملخصًا سريعًا بعد المكالمة الجماعية.

3- الطلب من الفريق الاستعداد قبل الاجتماع، لا يوجد شيء أسوأ من حضور اجتماع غير مستعد له، يكون الفريق مشتت ويحاول البحث أثناء الاجتماع، يفقدون ما تتحدث عنه مما يعيق التقدم.

4- تحديد النتيجة المرجوة في جدول أعمال الاجتماع الافتراضي، في الدعوة ينبغي القيام على تحديد المهمة للأعضاء الذين لديهم عمل تحضيري ويساعد على بدء الاجتماع دون أي تأخير.

5- استخدام منصة اجتماعات موثوقة، إن التكنولوجيا ليست موثوقة دائمًا عند إدارة الفريق الافتراضي، لهذا السبب ينبغي اختيار منصة اجتماعات مستقرة، ولا يوجد شيء غير منتج أكثر من الوقت الذي يقضى في محاولة الاتصال بمكالمة.