نصائح لتطوير الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

إن الفرق الافتراضية يمكن أن تكون أكثر فعالية من الفرق التقليدية أو الشخصية، ومع ذلك لا تزال الفرق الافتراضية تعتبر أقل شأن في بعض المجالات الرئيسية.

الفرق الافتراضية مقابل الفرق التقليدية في علم الاجتماع الرقمي

إن الفرق الافتراضية تتكون من عدد كبير من الأفراد يعملون مع بعضهم البعض من أجل إنجاز غايات مشتركة معينة من قبل، في حين أن الفرق التقليدية المعروفة أيضًا باسم الفرق التقليدية أو الفرق المشتركة في الموقع أو المجمعة تتكون من أفراد يعملون في مكان قريب ماديًا، وتدل الفرق الافتراضية إلى عدد من الأشخاص يكونوا مفصولين جسديا ولكنهم متحدون بغايات مشتركة، بشكل عام تتكون الفرق الافتراضية من مواهب وخبرات متنوعة من مناطق جغرافية وثقافات مختلفة، يتم التوسط في التفاعلات بين أعضاء الفريق الافتراضي بواسطة أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

على الرغم من أن كلا الفريقين التقليدي والافتراضي يمرون بنفس المراحل لتطوير الفريق، إلا أن الديناميكيات التي يختبرها أعضاء الفرق الافتراضية أكثر تعقيدًا، حيث أن هذا يرجع إلى حد كبير إلى حقيقة أن أعضاء الفريق الافتراضي يعتمدون فقط على الاتصالات الإلكترونية وتكنولوجيا التعاون من أجل تسهيل التفاعلات فيما بينهم، كما تضيف الحدود الثقافية واختلافات المناطق الزمنية إلى طبيعتها المعقدة،  بالنسبة لفريق افتراضي فإن التحديات التي يواجهها الفريق التقليدي تزيد من تعددها.

بالنظر إلى التحديات التي تطرحها الفرق الافتراضية من الضروري إيلاء اهتمام خاص للتواصل والتعاون والقضايا الثقافية، ويجب أن تتبع المنظمات نهجًا إداريًا متميزًا يركز على بناء الثقة والتماسك بين أعضاء الفريق الافتراضي لتسخير مزايا الفريق الافتراضي الناجح.

ما الفرق بين الفرق الافتراضية والفرق التقليدية في علم الاجتماع الرقمي

هناك العديد من الاختلافات الرئيسية بين الفرق التقليدية والافتراضية، وتتمثل هذه من خلال ما يلي:

اختيار أعضاء الفريق

في حالة الفرق التقليدية يتم اختيار الأعضاء إلى حد كبير بناءً على مهاراتهم الوظيفية، لكن الأداء في بيئة فريق افتراضية ليس بالأمر السهل على الجميع، قد يؤدي الافتقار إلى التفاعلات وجهاً لوجه والتركيز الاجتماعي في بيئة افتراضية إلى العزلة والشعور بالوحدة، إنه يدعو إلى إدارة الغموض والشبكات الاستباقية، وإدارة الوقت الاستثنائية وانضباط العمل، والقدرة على تعلم التقنيات الجديدة، والقدرة على التعاون عبر الحدود الوظيفية والثقافية، لذلك عند اختيار عضو الفريق الافتراضي هناك حاجة للنظر في هذه الكفاءات الأساسية بالإضافة إلى المهارات الوظيفية الأساسية.

الهيكل التنظيمي

مقارنة بالفرق التقليدية تدعم الفرق الافتراضية الهيكل التنظيمي المسطح مع خطوط باهتة للسلطات والتسلسلات الهرمية هذا مطلوب للبقاء في سوق شديدة التنافسية، وتحقيق النتائج بشكل أسرع وتشجيع الإبداع وهي في الواقع الأهداف الأساسية لتشكيل فريق افتراضي.

أسلوب القيادة

في إعداد الفريق الافتراضي لا يمكن للمديرين التحكم فعليًا في الأنشطة اليومية ومراقبة أنشطة كل أعضاء الفريق، وبالتالي فهم بحاجة إلى تفويض أكثر قليلاً مقارنة بالفرق التقليدية، أسلوب القيادة والتحكم في السنوات الماضية يفسح المجال لأسلوب أكثر ديمقراطية وتدريبًا اليوم.

تبادل المعرفة واتخاذ القرار

في كثير من الأحيان في الفرق التقليدية يتم تبادل المعلومات خلال المناقشات غير الرسمية، ولكن في حالة وجود فرق افتراضية يكون للأعضاء وصول محدود للغاية أو غير رسمي للمعلومات ومن ثم هناك حاجة لمزيد من التحديثات المتكررة حول حالة المشروع وبناء قاعدة بيانات مشتركة لتوفير جميع المعلومات المهمة للفريق، ونظرًا لاختلافات المنطقة الزمنية في الفرق الافتراضية العالمية يصبح من الصعب جدولة الاجتماعات، وبالتالي في حالة وجود فرق افتراضية يحدث تأخير مرات عديدة في حل مشكلة أو الوصول إلى توافق، بينما في الفرق التقليدية يمكن استدعاء اجتماع في أي وقت من اليوم عندما يكون جميع الأعضاء حاضرين معًا في المكتب، مما ينتج عنه قرارات سريعة و حل المشاكل.

بناء العلاقات

عندما يجتمع أعضاء الفريق التقليديون في مكان العمل كل يوم، فإنهم يميلون إلى تطوير علاقات اجتماعية وثيقة مع بعضهم البعض، إنهم يقيمون علاقة مع بعضهم البعض عندما يتفاعلون وجهاً لوجه، تميل التفاعلات في الفريق الافتراضي إلى التركيز بشكل أكبر على المهام، وعلاوة على ذلك لا يسمح الافتقار إلى الإشارات والإيماءات اللفظية في الإعداد الافتراضي بأي مجال للمسة الشخصية في الاتصال.

العقد النفسي

أساس العقد النفسي أكثر هشاشة في البيئة الافتراضية، تؤدي الحالات الصغيرة لسوء الفهم أو الفجوات في الاتصال إلى انتهاك العقد النفسي الذي له آثار سلبية على فعالية الفريق، تواجه الفرق الافتراضية أيضًا صعوبات في بناء الثقة والتماسك والالتزام بين أعضائها.

نصائح لتطوير الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي

تحصل الفرق التقليدية على سبيل المثال على درجات أعلى عندما يتعلق الأمر بتطوير الثقة والحفاظ على الروح المعنوية ومراقبة الأداء وإدارة الصراع، علاوة على ذلك يواجه المديرون الافتراضيون وقتًا أكثر صعوبة في مراقبة أداء الأفراد والفرق، وغياب الإشارات المرئية يمكن أن يجعل تطوير الفهم المشترك أكثر صعوبة من الاجتماع المادي، ويمكن أن تجعل المناطق الزمنية المختلفة والحواجز الثقافية والتقنية التعاون أكثر صعوبة.

يمكن بالطبع مواجهة هذه التحديات من خلال تعزيز سلوكيات القيادة القوية وتدريب الفرق الافتراضية على المهارات لبناء العلاقات والثقة أثناء تنفيذ العمليات والأنظمة التي تسمح لهم بالتعاون بشكل أكثر فعالية، ببساطة لا يتم تنفيذ أفضل الممارسات أو حتى تحديدها بوضوح بما فيه الكفاية، في الواقع تشير الأبحاث إلى أن أقل من 20 في المائة من الفرق الافتراضية تتلقى تدريبًا على كيفية العمل بفعالية كفريق افتراضي، مما يترك معظم القادة الافتراضيين وأعضاء فريقهم يعملون بطرق غير منتجة، نتيجة لذلك أدى إلى فشل ربع الفرق الافتراضية في تلبية التوقعات.

هناك مجموعة متنوعة من النصائح للقيادة من شأنها تحسين فعالية الفرق الافتراضية بشكل كبير، وتتمثل النصائح هذه من خلال ما يلي:

العلاقات

العلاقات مبنية على الثقة المتبادلة والأهداف المشتركة والمصالح المشتركة، حيث إنها تتطور بمرور الوقت من خلال تفاعلات مختلفة، وتحدث هذه التفاعلات بشكل طبيعي أكثر داخل الفرق المتواجدة في نفس الموقع، يفتقر زملاء العمل الافتراضيون إلى هذه الفرص العفوية غير الرسمية للتواصل، ونتيجة لذلك يحتاج قادة الفريق الافتراضي إلى المساعدة في بناء علاقات أعضاء الفريق، والتي يمكن القيام بها بعدة طرق.

المساءلة

يحتاج الموظفون الافتراضيون إلى تحمل المزيد من المسؤولية الفردية للوفاء بالمواعيد النهائية، لذلك من الأهمية بمكان أن يحاسبهم شخص ما على الرغم من حقيقة أن المديرين الافتراضيين لديهم فرص أقل لمراقبة موظفيهم.

أن تتبع الوقت أيضًا أداة فعالة لتحسين أداء الفريق الافتراضي، مما يسمح لقادة الفريق بتتبع الساعات، تشمل العادات الأخرى التي تساعد القادة على إدارة المساءلة وتحسين اتخاذ القرار في بيئة افتراضية ما يلي:

• وضع مقاييس تركز على النتائج وليس عدد ساعات العمل.

• القيام بإشراك الموظفين في المراحل المبكرة لتخطيط المشروع حتى يمكن وضع مواعيد نهائية واقعية.

• منح الموظفين مزيدًا من الاستقلالية من خلال السماح لهم بتحديد أفضل طريقة لتنظيم عملهم.

• القيام بجدولة تسجيلات الوصول في المراحل الرئيسية مع أعضاء الفريق الفرديين من أجل تقييم التقدم، وتقديم الملاحظات والتدريب، وإجراء تصحيحات المسار المطلوبة.

• مشاركة التقويمات وخطط العمل مع الفريق بأكمله حتى يكون الجميع على علم بحالة المشروع.