دراسة تصميم المكتب هي إحدى الأدوات التي يتم استخدامها لتبسيط العمل، فالمسؤولون عن تبسيط العمل يتم تدريبهم على كيفية إجراء دراسة تصميم المكتب؛ لأن لها دور في كيفية معرفة التنقلات غير المهمة للموظفين التي تحدث أثناء قيامهم بالعمل، مثل ترك الموظفين مكاتبهم والانتقال من غرفة إلى أخرى لإتمام المعاملات، وتوضّح حالات اللف والدوران في المعاملات.
مفهوم تصميم المكتب:
هو ترتيب الآلات في المساحة المتوفرة في أرضية المكتب، وهذا التعريف يقوم بالتركيز على ترتيب الآلات في المكتب، والتصميم يحتوي على عناصر أخرى مهمة عدا الآلات؛ فهو يحتوي على مواقع عمل الموظفين والأثاث وغيرها.
أهداف دراسة تصميم المكتب:
- سير العمل في اتجاه واحد وبطريقة متسلسلة:
عند القيام بترتيب المكاتب داخل الإدارات والأقسام وترتيب الإدارات والأقسام المرتبطة ببعض الأعمال المشتركة، يجب أن يراعي انسياب العمل من موظف إلى موظف آخر، ومن دائرة إلى دائرة أخرى، ومن قسم إلى آخر في اتجاه واحد وفي خط مستقيم حتى يتم إنجازه.
وعدم سير الأعمال في اتجاه واحد وبطريقة متسلسلة، يؤدي إلى التأخير في الإنجاز وإلى ضياع القسم الأكبر من وقت الموظفين في التنقل من مكتب إلى آخر، للبحث عن الأوراق واحتمال تأخر الأوراق على مكاتب بعض الموظفين ومن الممكن فقدانها.
وسير العمل في اتجاه واحد بطريقة متسلسلة يؤدي لسرعة الإنجار؛ لأن الأوراق تمر في طريق قصير وتنقل بطريقة المناولة من موظف لآخر، بدون أن يكون هناك مراسلين بذلك تنجز بوقت أسرع وتكلفة أقل. - إعطاء الزوار وجمهور المنتفعين انطباع جيد عن المكتب:
يجب أن يكون تصميم المكتب مناسب ومنسق ليقوم بتحسين المظهر العام للمكتب، فالترتيب الجيد للمكتب يعطي الزوار والجمهور فكرة طيبة عن المنظّمة. - الاستفادة العظمى من مساحة المكتب:
عند تصميم المكتب يجب تحقيق أكبر استفادة من أرضية المكتب، فمساحته تكون أهم هدف من أهداف التصميم، فالمبنى سواء كان ملك أو مستأجر يعتبر تكلفة مادية مع التكاليف الأخرى التي تتحملها المنظّمة. ويجب أن يتم مراعاة ملائمة التقسيم مع وظائف الموظفين ومع التسلسل في العمل، وأن يكون المكان المخصّص لكل موظف مناسب. - مرونة التصميم وسهولة التعديل عليه:
تحدث بعض التغيرات في المنظّمة تتطلَّب إجراء التعديل على التصميم وترتيب المكتب، فيتوجب أن يكون التصميم قابل للتعديل لمواجهة الظروف المتغيرة، وأن يتم التعديل بأقل كلفة وأقل جهد. - راحة الموظفين:
يجب أن يتم توفير ظروف العمل المادية المناسبة للموظفين، مثل توفير الإضاءة والتهوية والتكيّف ونظافة المكتب والتخلص من الإزعاج، حيث أن جميعها توفر الراحة للموظفين أثناء قيامهم بالأعمال وشعورهم بالرضا وزيادة الإنتاج في الأعمال. - تجنب ابتعاد الموظفين عن مكاتبهم:
التصميم الجيد للمكتب يقوم بتقليل احتمال ابتعاد الموظفين عن أماكن عملهم؛ لأن الابتعاد يؤدي إلى إضاعة الوقت والجهد، ويتحقق تجنّب ابتعاد الموظفين عن مكاتبهم بوضع الأجهزة والآلات التي يحتاج الموظف لها قريبة منه وفي متناول يديه، فلا يحتاج للابتعاد كثيرًا عن مكتبه. - سهولة الإشراف على الموظفين:
يراعى عند وضع خطة الترتيب الداخلي للمكتب تسهيل مهمة الرئيس الإداري في الإشراف، ومن الترتيبات التي تُتَّبع في المنظّمات هو ترتيب مكاتب الموظفين، حيث تكون أنظارهم لنفس الاتجاه ويجلس معهم المشرف في نفس المكتب.
