إنّ الأصول الثابتة هي عناصر تستخدمها الشركات للمساعدة في تحقيق الدخل وغالباً ما يكون لها قيمة كبيرة، حيثُ تختلف الأصول الثابتة عن نفقات الأعمال الأُخرى مثل الورق أو الحبر، وذلك لأنّ العناصر تُستخدم لفترات طويلة من الوقت بدلاً من استهلاكها على الفور، على سبيل المثال تستخدم الشركات المركبات ومعدات الكمبيوتر والآلات الأخرى لإكمال المهام المستمرة للمؤسسة، وهذه العناصر هي حجر الزاوية للمنظمة، لذلك يتم تعقب الأصول لمنع السرقة وملاحظة العوامل المهمة مثل سعر الشراء.
إجراءات جرد الأصول الثابتة
- تقوم المنظمات بتضمين عناصر في قوائم مخزون الأصول الثابتة التي تعتبر ذات قيمة للكيان، على سبيل المثال تشمل المطاعم الأفران والثلاجات في قوائم جرد الأصول الثابتة، ولكنّها لا تشمل المصاريف المكتبية المتنوعة، حيثُ يُحدِّد المالكون بشكل تعسفي القيود المفروضة على الدولار للعناصر التي يجب تضمينها أو استبعادها من قوائم جرد الأصول الثابتة، على الرغم من أنّ القيود تختلف لكل كيان، وقد يطلب المالك اقتناء معدات تقدر قيمتها بأكثر من (1000) دولار لإدراجها في مخزون الأصول الثابتة، وتُعتبر المشتريات التي تقل عن هذا المبلغ غير مهمة للغاية بحيث يتعذر تتبعها على أساس مستمر.
- وعندما يتم تضمين عنصر في مخزون الأصول الثابتة، تتم رسملة العنصر، بمعنى آخر يتم تضمين البند كأصل في الميزانية العمومية للكيان، وتشترط جامعة كاليفورنيا أن يتم الحصول على العناصر التي يتم النظر في رسملتها لاستخدامها من قبل الكيان وليس المقصود منها الاستثمار أو إعادة البيع، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون العنصر مخصصاً للاستخدام من قبل الكيان لمدة تزيد عن عام واحد، وعند مراجعة قائمة الأصول الثابتة، يجب على الإدارة التأكد من تضمين البنود المرسلة في الميزانية العمومية للكيان في قائمة المخزون.
- بالإضافة إلى ذلك فإنّ الوثائق مثل الفواتير وأوامر الشراء والعقود ضرورية كنسخة احتياطية لوظائف المحاسبة المتعلقة بالأصول الثابتة، وغالباً ما تتضمن قوائم مخزون الأصول الثابتة مُعرّفاً فريداً مثل الرقم التسلسلي وسعر شراء العنصر وسنة الشراء والعمر المتوقع للصنف، ويجب أن تتأكد الإدارة من جمع الوثائق المناسبة، وذلك لأنّ النسخة الاحتياطية تعمل كدليل على قيمة العنصر المسجل في الميزانية العمومية وهي ضرورية إذا خضع الكيان لتدقيق البيانات المالية.
- يتطلب الاحتفاظ بجرد دقيق للأصول الثابتة من الإدارة تتبع عمليات الاستحواذ والتصرف والبنود التالفة والمتقادمة، حيثُ تطلب العديد من الكيانات المساعدة من برمجيات تتبع الأصول الثابتة للمساعدة في الحفاظ على قوائم الجرد، ويوفر البرنامج القدرات لتتبع الأصول إلكترونياً باستخدام علامات الأصول ذات الرموز الشريطية التي تسمح للإدارة بتحديد موقع العناصر بسهولة، وقد لا تحتاج الكيانات الأصغر التي لديها أصول ثابتة قليلة إلى الاستثمار في البرمجيات، ومع ذلك فإنّ الاحتفاظ بقائمة جرد دقيقة، من المُمكِن أن يمنع المدفوعات الزائدة للتأمين ويقلل من الضرائب على الممتلكات.
