إن إدارة شؤون الأفراد إدارة لها أهميتها في نجاح المشروع الصغير وتحقيق ما يصبو له، وهذا الجانب له علاقة بإدارة الشؤون الشخصية بمعنى الوثائق والمستندات الخاصة بكل من العاملين من الأرشيف، مثل: التدرج الوظيفي ومجموعة التغيرات التي تطرأ على حياة العامل الوظيفة.
إدارة شؤون الأفراد الذاتية
ويمكن تعريفها بأنها الاستخدام والحافظ على فريق عمل يشعر بالرضا عن العمل والمشروع الذي يعمل به، تعتبر جزء مهم من الإدارة يهتم بالأفراد العاملين وعلاقاتهم داخل المشروع. وهى أيضًا تهتم بعملية التخطيط والتوظيف والتطوير والتدريب والمكافآت، والتكامل والمحافظة على العاملين بهدف المساهمة في الوصول للأهداف التنظيمية الفردية والاجتماعية، وهي بالأساس تهتم بتوجيه الأفراد وهى تساهم في تطوير إمكانات العاملين لتحقيق الفائدة المنشأة..
المهام الرئيسية لإدارة شؤون الأفراد
وفي هذه الناحية يمكن تحديد المهام الأساسية لشؤون الموظفين الذاتية التي من خلالها يمكن تحقيق أهداف المشروع، ومن هذه المهام ما يلي:
- إدارة الملفات الخاصة بالعاملين (الأرشيف).
- إدارة الإحصائيات التي لها علاقة بتطور العمل الوظيفي للعاملين.
- ساعات العمل الأساسية وساعات العمل الإضافية.
- حجم الإنجاز المحقّق.
- مقدار الأجور والرواتب الممنوحة.
- معلومات عن أنواع الأعمال التي يمارسها العامل.
- الغياب عن العمل.
- العمل على تطبيق وحفظ القواعد والإجراءات التي تستخدم لتوظيف العامل، أو الموظف بموجب القوانين المطبقة.
- القواعد والإجراءات التي تستخدم للتوظيف العامل أو الموظف بموجب القوانين التي تطبق في المشروع.
- التعديلات اللاحقة لعقد التعيين الأساسي.
- الإيصالات التي تثبت تسديد الأجور والرواتب.
- الملفات الناتجة عن رقابة العامل أو الموظف من قِبل الإدارات التي لها علاقة.
الملف الخاص للموظف
أما فيما يتعلق بالملف الخاص بكل موظف أو عامل، فيجب أن يحتوي على ما يلي:
- طلب التوظيف الأولي.
- معلومات شخصية عن العامل أو الموظف.
- شهادة علمية مختلفة تدل على المؤهلات التعليمية الأساسية ( مدارس- معاهد- جامعات).
- شهادات تأهيل مهني وفني من مدارس مهنية مختصة إن وجدت.
- شهادة خبرة بالعمل والممارسة السابقة.
- عقد العمل.
- إيفادات النقل والترفيع والحوافز.
- ثبوتیات تبدل الرواتب والأجور الخاصة بصاحب الملف.
- نتائج التقييم مثل: التكريم، العقوبات، الحوافز وغيرها.
- ثبوتيات الغياب مثل: المرض الإجازات، الإعارة وغيرها.
- الطلبات المقدمة من قبل صاحب الملف والخاصة بالشؤون الشخصية المختلفة.
