يتوقع المستفيدون الرئيسيون أن يتلقوا مجموعة من التقارير المنتظمة التي توضّح حال المشروع، لذا عليك تحديد مجموعة من الأمور التي تتعلق بالتقارير بالتعاون مع العميل وراعي المشروع.
مفهوم التقارير:
التقرير هي وسيلة من الوسائل القادرة على إيصال المعلومة ونقلها بطريقة واضحة تتميز بالسهولة، فهذه التقارير تتم صياغتها وإعدادها بطريقتين إمّا أن تكون مكتوب مثل التقارير الصحفية، أو تكون مصوّرة مثل التقارير الإخبارية، ويتم استخدام التقارير حتى يتم عرض النتائج،على سبيل المثال: في مجال العمل يتم عرض الموظف نتيجة موضوع محدّد إلى المدير ليوضح له سير العمل.
كيفية إعداد التقارير عن وضع المشروع:
عليك أن تقوم بتحديد عدد وشكل التقارير وتحديد اللغة المتخصصة التي ستستخدمها بوضوح، وأسال نفسك عمّا تحتاج؛ لأن تعرفه عن وضع المشروع. مثل ما يلي:
- الأشياء التي أُنجزت.
- المشاكل التي بقيت دون حل.
- ما يتم عمله بخصوص العمل غير المنجز.
- ما يلزم عمله بخصوص المشاكل التي لم تُحل بعد.
- الأشياء التي لم تُنجز ولماذا لم تُنجز؟
- الصعوبات المتوقعة في العمل الذي ينتظر التنفيذ.
وعليك إخبار أعضاء الفريق بالكيفية التي سوف تُعد بها تقديم هذه التقارير وبعدد مرات تقديمها، ومن المناسب أن تصمّم استمارة معيارية مكونة من صفحة واحدة؛ لبيان التقدّم في المشروع لضمان الاتساق والتركيز.
محتويات الاستمارة:
- ملخص وافٍ للتقدّم الكلي.
- الأسباب التي دعت لأي مراجعة لتوقعات الإنجاز السابقة.
- قائمة بالمعالم التي تعتبر على وشك الإنجاز منذ آخر تقرير إضافة إلى وضعها الحالي، بمعنى هل ستنجز في الوقت المحدّد أو متأخرة.
- تغيرات في مفكرة مخاطر المشروع.
- قائمة بالمعالم مع تواريخ استحقاقها في التقرير التالي.
- أية مواضيع بارزة ما زالت تنتظر الحل.
- الإجراءات التي اتخذت لتصحيح وضع أية معالم متأخرة.
- توقعات بموعد إنجاز المشروع مستند على المعلومات الحالية.
ولا يوجد أحد يُفضل سماع أخبار سيئة، لكن كلّما كان كشفها أسرع كانت قدرتك على التحرك للحدّ من الأضرار واتخاذ إجراء تصحيحي أسرع، ويمكنك استخدام الاستمارة في أي مستوى من مستويات المشروع، حيث يمكن لأصحاب المراحل الأساسية أن يستخدموها لإرسال التقارير لك، ويمكنك أن تستخدمها لإرسال تقارير للعميل وراعي المشروع، أن العمل الجماعي الجيد يرتبط مباشرة بالتواصل الفعّال والمنتظم.
