إعداد تقارير التقدم في المشروع

عندما تقوم بمراقبة النجاح في المشروع وتكون مراقبتك جيدة، عليك أن تتأكد بأن قنوات الاتصال تعمل بنجاح وتقوم بتقديم المعلومات الصحيحة، إذا لم تكن جيدة فاتفق مع أعضاء الفريق على طريقة التحسين.

فوائد متابعة تقارير المشاريع:

1. ليتم فورًا معالجة التغييرات في الخطة التي يسببها العميل أو المشاكل.
   
2. يتم استخدام معلومات التقدّم المعروضة لتحديث جداول الخطة وسجلات ملف المشروع.
   

تقارير التقدّم في المشروع:

يجب عليك بتقديم معلومات صحيحة، فعليك أن تعلم بأن عميلك وراعي المشروع يحصلان على المعلومات الضرورية التي يحتاجان لها، وعليك أن تتجنب إصدار عدد كبير من التقارير الطويلة للمشروع، بل اجعل تقاريرك قصيرة مستخدمًا استمارات معيارية، لكن توقع تقدّم عرضًا أكثر تفصيلاً بين الوقت والآخر عند إجراء مراجعة شاملة للمشروع، وركّز في تقاريرك على معالم المشروع.

محتويات تقارير التقدم:

1. ملخصًا قصيرًا عن التقدّم.
   
2. المشاكل الجديدة التي تفاقمت.
   
3. المعالم التي أُنجزت والتي حان إنجازها.
   
4. التاريخ المتوقع لإنجاز المشروع.
   
5. الإجراءات التصحيحية التي اتخذت بسبب التأخير.
   
6. أسباب إجراء أية مراجعة للتواريخ المتوقعة السابقة.
   
7. المعالم التي يحين إنجازها في التقرير القادم.
   
8. المعالم التي حان إنجازها ولكنها تأخرت عن موعدها.
   
9. المشاكل التي تفاقمت وتنظر أن يتم اتخاذ القرارات بشأنها.
   

وتعتمد مراقبة المشروع على الاتصال الجيد والحصول على تغذية راجعة، لذلك حاول أن تحافظ على حسن سير هذه العملية لتبتعد عن الفوضى وسوء الفهم.

مصادر معلومات تقارير التقدم في المشروع:

1. حدّث ملف المشروع بانتظام: اكتب كل شيء حتى لا تنساه، حيث يعتبر ملف المشروع مصدر لكل المعلومات الحالية والتاريخية ذات الصلة بالمشروع والتي يجب الحفاظ عليها كلّها، ويشتمل الملف على أحدث الإصدرات من السجلات المعيارية بما فيها المحفوظة في أنظمة جهاز الحاسوب، ملف السجل الحي في المشروع نصدر لا يُقدر بثمن للمعلومات اللازمة للمشاريع.
   
2. مفكرة المشروع: إن كنت فتحت مفكرة للمشروع في بداية العمل، فاستخدمها كمفكرة يومية تدّون فيها وقائع وأحداث المشروع، وحاول أن تحتفظ بها معك دائمًا لتسجل فيها الأحداث عند وقوعها، وسوف تساعدك المعلومات التي تدوّنها في هذه المفكرة في عملية تقييم التقدّم في المشروع، بعد أن تسلّمه للعميل.