تتضمن مرحلة الإعداد الداخلي لاختيار المستشارين مجموعة من الخطوات، فهي تعتبر أحد مراحل إعداد الاستشارة الإدارية لجهة حكومية ولكن جهة الاستشارة غير حكومية.
من هو المستشار الإداري؟
هو الشخص الذي يقوم بتنفيذ أعمال واختصاصات التنظيم والأساليب ويسمى الباحث الإداري، أو خبير التنظيم، فهو الذي يقوم بدراسة المشكلات الإدارية في المنظّمات ويُقدّم حلول مناسبة للمشاكل.
خطوات الإعداد الداخلي قبل اختيار المستشارين:
- تعيين مُنسّق لمشروع الدراسة: عندما تقرر المنظّمة أنها تحتاج إلى مستشار؛ ليقوم بإجراء تحليل للمشاكل التي تواجه المنظّمة فأول ما تقوم به هو الفيام بتعيين منسق، أو لجنة من بين أعضاء المنظّمة؛ حتى يكونوا هم المسؤولين عن الاتصال بالمستشارين وطريقة التفاوض معهم وأن يقوموا بعمل ضابط الاتصال بين المنظّمة والمستشاريين.
ويتم اختيار المنسق أوأعضاء اللجنة على أساس علمهم بالدراسة الذي سوف يتم تنفيذها، على أساس خبراتهم الماضية مع المستشارين. - تحديد المشكلة: قبل البدء بعملية الاتصال بالمستشتارين، فيجب على المنظّمة أن تبدأ بعملية تحديد المشكلة التي سوف يقوم المستشارون بدراستها، كذلك أن يكون لديها معرفة بالوسائل المتوفرة لديها لحلَّها.
وهذه المرحلة تتطلب وصف لطبيعية المهام التي تتضمن الأهداف والمجالات والخلفيات والمعلومات المتوفرة عنها، ومجموعة من الدراسات السابقة حول الموضوع. وتقوم إدارة المنظّمة بتكليف الموظفون المختصون بإجراء دراسة أولية ثم القيام بتحليلها ووضع تصور عنها.
وعندما تكون المشكلة صعبة تطلب إدارة المنظّمة من مستشار متخصص، أو عدد من المستشارين القيام بتحليل للمشكلة والعمل على تقديم تقرير والقيام بتحليل أولي يتم فيها تحديد المهمة. وتحديد حدود المهمة بشكل واضح يساهم في اختيار أميز المستشارين للقيام بها، كما يساعد أيضًا المستشارين على فهم المهمة بطريقة صحيحة وعلى تقديم العروض للقيام بها. - البحث الأولي: وتكون هذه المرحلة بمحاولة التعرف على المستشارين الذين بإمكانهم القيام بهذه المهمة وثم إعداد القائمة بأسمائهم. ويمكن هنا الاستعانة عند إعداد هذه القائمة بالجهات التي تكون مسؤولة عن التخطيط في الدولة، مثل وزارة التخطيط أو وزارة التجارة، فقد تتوفر لديهم في بعض الأحيان قوائم أسماء المستشارين ومؤهلاتهم وخبراتهم.
أو أن تقوم بالاستعانة بالمؤسسات العلمية التي لها علاقة بالاستشارة، أو منظّمات قد استفادت في الماضي من خبرات بعض المستشارين، أو بالإعلان عن الاستشارة في الصحف والمجلات المحلية أو الأجنبية.
وفي بعض الأوقات يقوم المستشارين بزيارات شخصية للمنظّمات؛ بهدف عرض خدماتهم عليها، وهذا عند معرفتهم بوجود مشروع دراسة لدى منظّمة من المنظّمات، فإن وضع اسم المستشار على قائمة المستشارين لدى المنظّمة لا يعني أن توافق المنظّمة النهائية على هذا المستشار.
