تحليل البيئتين الداخلية والخارجية لإدارة الموارد البشرية

حتى تقوم إدارة الموارد البشرية بعملية التخطيط يجب عليها أن تقوم بدراسة البيئة الداخلية والبيئة الخارجية فمن غير الممكن أن تقوم بعملية تخطيط ناجح دون ذلك.

تحليل البيئتين الداخلية والخارجية للموارد البشرية

يقصد بالتحليل البيئي الذي يختصر بـ (SWOT) بأنه هو القيام بعملية تقييم الآثار المتوقعة والمحتملة للقوى الخارجية وتنظيم المعايير اللازمة لديمومة المنظمة، ولاستراتيجيات النمو كما تقوم بتحديد الاتجاهات في قسم التسويق أو العوامل الخارجية التي قد يكون لها تأثير على نجاح أو فشل العنصر البشري الذي تحتاجة المنظمة لتحقيق النجاح لمنتج محدد، التسويق يقوم بدراسة الاقتصاد والسياسة والثقافة والقوى والظروف الاجتماعية والمنافسين والقانون والعوامل البيئية للقيام بالتحليل البيئي، وتشمل مكونات مفهوم (SWOT)  ما يأتي:

• الفرص: وهي تعتبر المواقف المفضلة أو المرغوبة في بيئة المنظمة وتعتبر اتجاهات التغير هي التي تكشف الاحتياجات غير المشبعة للعملاء.

• التهديدات أو المخاطر: وهو يعتبر الاتجاه غير المرغوب في بيئة المنظمة الخارجية، إن دراسة الفرص أو المخاطر التي تتعرض لها المنظمة تساهم في ترتيب البدائل الموضوعية لعملية الاختيار الاستراتيجي والتعرف على أفضل قطاعات السوق.

• نواحي القوة: هـو موارد أو مهارات قد تكون ملك للمنظمة في مواجهة المنافسين وتسمّى نواحي القوة مفهوم القدرة المميزة حيث تجعل للمنظمة القدرة على تحقيق ميزة تنافسية في السوق.

• نواحي الضعف: هو قصور في المهارات والإمكانات والذي يقلل من كفاءة الأداء الفعّال بطريقة مؤثرة.

معايير تقييم البيئتين الداخلية والخارجية

فعملية التقييم لجوانب القوة والضعف في الواقع العملي يتم عن طريق تصنيف الأسس التي يتم استخدامها للتقييم عن طريق المدراء إلى ثلاثة معايير رئيسية:

• المعيار التاريخي ويتضمن: الخبرة التاريخية للمنظمة، المقارنة بين وحدات الأعمال الاستراتيجية داخل المنظمة والموازنات.

• المعيار التنافسي ويتضمن: المنافسة المباشرة وغير المباشرة، المنظمات الأخرى.

• المعيار الوصفي ويتضمن: أراء الخبراء وآراء المستشارين، الفهم لثقافة الإدارة، القواعد المطبقة، الرغبات والاتجاهات.

البيئة الخارجية للمنظمة

يقصد بالبيئة الخارجية للمنظمة هي جميع العوامل التي تعمل فيها المنظمة ولها أثر فيها والتي يجب أن تقوم بمراعاتها خلال قيامها بمهامها ونشاطاتها المتنوعة، إن الدراسة الشاملة للبيئة الخارجية للمنظمة والقيام بتحليلها سوف يساهم للمنظمة في تحديد الفرص الاستثمارية الفعلية المتوفرة بالإضافة إلى المعرفة لطبيعة هذه الفرص، والتي تُمكّن المنظمة أن تقوم بالاستفادة منها مستقبلاً.

ولكي تكتمل منظومة الدراسة وتحقق الهدف منها يجب معرفة المخاطر التي تكشف هذه الفرص الاستثمارية وغيرها من المخاطر الخارجية، والتي يجب على المنظمة التجهيز لها لإبعاد أو تخفيف آثارها للحد الأدنى، ولكي تكون المنظمة قادرة على تجنب هذه المخاطر يجب لها الحصول على إجابات واضحة ومحددة لمجموعة من الأسئلة أهمها:

• ما هي المتغيرات البيئية الخارجية التي لها أثر في مهام وأنشطة المنظمة بشكل عام، وإدارة الموارد البشرية بشكل خاص؟

• ما هو مدى حركة وتأثير هذه المتغيرات في البيئية الخارجية؟

• ما هي الاستراتيجية التي من المفروض أن تتبناها المنظمة، والاستراتيجيات التي تتبناها إداراتها التي تتكون من  الهيكل التنظيمي لها، للتعامل والوقوف في وجه التأثير لهذه المتغيرات الخارجية؟

وحتى تصبح إدارة الموارد البشرية قادرة على القيام بتحديد إجابات محددة لهذه التساؤلات، يجب عليها أن تقوم بتحاليل ومسوحات ميدانية بشكل دائم لمتابعة تأثير ومدى تطور هذه المتغيرات البيئية الخارجية، وما يتبعه من مخاطر مباشرة وغير مباشرة على المنظمة ككل وعلى إدارة الموارد البشرية بشكل خاص.

وجمع البيانات السليمة ومعلومات تتتصف بالدقة عن هذه المتغيرات ووصفها وثم القيام بتصنيفها وتحليلها وبعدها استنتاج النتائج تقوم  إدارة الموارد البشرية بتحديد استراتيجيتها، وتعمل على تلائم وتكيف ممارساتها وأنشطتها في المستقبل معها. ومن الوسائل التي تستخدمها المنظمات لدراسة البيئة الخارجية ما يلي:

• العمل على تحديد أقرب إلى التكامل لكل المتغيرات البيئية الخارجية من ناحية الفرص والمخـاطر، وتحركاتها واتجاهاتها التي لها أثر، وتحديد توقعات تأثر المنظمة بها.

• تعيين نتائج الاحتمالات والتوقعات التي وصلت لها المنظمة لجميع الفرص والمخاطر البيئية الخارجية.

• القيام بتصنيف هذه الاحتمالات، وترتيبها من حيث الأهمية.

• التحديد الشامل للاستراتيجيات التي يجب تطبيقها مع كل احتمال من الاحتمالات مهما كان أنه من المحتمل أن يكون  سلبي أو إيجابي من وجهة نظر المنظمة.

• الفحص بشكل دقيق والتوثيق للبيانات والمعلومات التي تم جمعها، وبعدها يتم تجهيزها للاستعمال عن طريق نظام معلوماتي متكامل ودقيق للبيئة الداخلية والخارجية للمنظمة وتحليلها بدقة فائقة.