الرقابة

بعد أن ينجز المدير وظيفة التّخطيط والتّنظيم والتّوجيه تأتي الوظيفة الأخيرة وهي وظيفة الرّقابة، وهي للتَّأكد من أنّ المنظمة في الطريق الصحيح لإنجاز الأهداف.

مفهوم الرّقابة:

هي أنشطة تنظيميَّة منهجيَّة هدفها جعل الأنشطة المختلفة والخطط التّي تمَّ وضعها والنّتائج منسجمة مع التّوقُّعات والتّنبُّؤات والمعايير المُستهدفة.

أهداف الرّقابة:

• تقليل التّكاليف: إذا تمَّ استخدام نظام الرّقابة بشكل فعال فإنّه سيؤدي إلى خفض كبير في التّكاليف من خلال ضبط عمليات الإنتاج، ووضع معايير للأداء، ونسب التّالف والوقت الضّائع.
  
• تقليل الأخطاء المتراكمة: مهما كان حجم الخطأ كبيراً أو صغيراً، وإذا تكرَّر فإنَّه سوف يؤدي إلى مشكلة كبيرة، فيجب معالجة الأخطاء أولاً بأول، وأي خطأ يجب أن يُؤخذ على محمل الجد؛ لأنَّه قد يُخفي وراهُ ما هو أعظم.
  
• التّكيُّف مع التّغيرات البيئية: عند تحديد وقت للوصول إلى هدف معين، قد تتأثر المنظمة بمجموعة من التّغيرات، وقد تعيق هذه التّغيرات الوصول للأهداف، وهنا يبرز دور النّظام الرّقابي الجيد، فإذا كان النّظام الرّقابي فعَّال فسوف يساعد المدير على استباق التّغيرات والتّعامل معها والتّكيُّف مع الحالات الجديدة.
  
• المُواكبة والانسجام مع التّعقيد التّنظيمي: بمعنى أنَّه كلَّما كان حجم المنظمة كبيراً احتاجت المنظمة هيكلاً تنظيميّاً أكثر تعقيداً، وبالتّالي تحتاج المنظمة نظاماً رقابيّاً يستطع توضيح هذا التّعقيد، ويساعد الإدارة في التّعامل مع التّعقيد ومعرفة آليَّات العمل.
  

مراحل العملية الرّقابية:

• تحديد الأهداف والمعايير: في مرحلة التّخطيّط نحدّد الأهداف، ولا بدَّ من وضع معايير أداء لمجالات العمل الرئيسة، وتسعى كلُّ أقسام المنظمة لتحقيق الأهداف ضمن هذه المعايير، فهي تعتبر المرحلة الأولى لعملية الرّقابة.
  المعيار: هو رقم محدَّد كميّاً أو حالة نوعيَّة تسعى المنظمة للوصول إليها، وتعتبر حكماً لِقُبولِ الإنجاز أو رفضهِ.
  معيار المدخلات: يقيس جهد العمل الداخل في أداء المهمات والعمليات.
  معيار المخرجات: يقيس النّتائج للأداء في إطار كمّيٍّ أو نوعيٍّ أو زمنيٍّ أو كلفوي.
  
• قياس الأداء الفعلي: وتمثل الخطوة الثّانية في الرّقابة، وهي قياس ما حصل وما أُنجز فعلاً من مهام وأنشطة وواجبات من الأقسام والعاملين أو المنظمة في مجال المدخلات والمخرجات، ويفترض أن يكون القياس دقيقاً لمعرفة ما تمَّ تحقيقهُ على أرض الواقع لتتمَّ مقارنتهُ بما خُطِّط لهُ مسبقاً.
  
• مقارنة النتائج بالمعايير والأهداف: في هذه المرحلة تقوم المنظمة بمقارنة ما تمَّ إنجازهُ بما تمَّ تحديدهُ مسبقاً من أهداف ومعايير، ويعبر عنه بالمعادلة التالية:
  

 الانحراف= الأداء المرغوب تحقيقة - الأداء الفعلي 

وقد تكون النّتائج موجبة؛ أي أنَّ الانحراف الإيجابي يكون الأداء الفعلي أكبر من الأداء المرغوب تحقيقهُ، وقد يكون الانحراف سلبيّاً.
وقد تكون المقارنة بين الأداء الحالي وأداء السّنوات السّابقة، وقد تكون المقارنة نسبية، وهي المقارنة بين أداء المنظمة أو أقسامها، أو الأفراد مع منظمات أو أقسام أو أفراد مشابهة لها، أو تكون المقارنة هندسية، فتستخدم هنا معايير محددة علميّاً بطرق فنيّة.

• اتّخاذ الإجراءات التّصحيحيَّة: وهي آخر خطوات عملية الرّقابة، فيصبح على الإدارة تصحيح الأخطاء والانحرافات التّي اكتشفت في المرحلة السّابقة عند مقارنة المعايير، وإذا لم يتواجد أخطاء يجب المحافظة على الوضع.

أنواع الرّقابة:

تنقسم أنواع الرّقابة حسب المصدر أو المجال الذّي تطبَّق فيهِ، أو حسب الجهة المسؤولة عنها أو حسب موعد إجرائها.

الرقابة حسب المستوى:

ويقصد هنا حسب المستوى الإداري الذي تُمارس فيهِ وتكون أنواعها:

• الرّقابة الإستراتيجية: تركّز على فاعلية المنظمة في إطارها الكلي والأعمال والوظائف الرئيسية لمعرفة الإستراتجيات الموضوعة على هذه المستويات لتحقيق أهدافها.
  
• الرّقابة الهيكليَّة: ويركِّز على كيفيّة إنجاز كافة عناصر الهيكل التّنظيمي لمهامها ووظائفها للوصول للهدف.
  
• الرّقابة المالية: وتركّز على رقابة الموارد المالية للمنظَّمة.
  
• رقابة العمليات: تركِّز على رقابة عمليات تحويل الموارد إلى منتحات إمّا أن تكون سلعاً أو خدماتٍ.

الرقابة حسب موعد الإجراء:

• الرّقابة قبل التّنفيذ: تركّز على المدخلات.
  
• الرّقابة أثناء التّنفيذ: تركّز على العمليات في مرحلة التّنفيذ.
  
• الرّقابة بعد التّنفيذ: وتركّز على المخرجات.
  

الرّقابة حسب المصدر:

• رقابة داخلية: وهو أن يكون للفرد رقابة ذاتيَّة على تصرفاتهِ وسلوكاتهِ.
  
• رقابة خارجية: وهو أن يقوم بعملية الرّقابة المدير أو المشرف على سلوكيات الأفراد وتصرفات الآخرين.
  

الرقابة حسب الجهة القائمة بالرّقابة:

• الرّقيب الدّاخلي: هو فرد أو جهة في إطار نظام الرقابة الداخلي في المنظمة حيث يمارس العملية الرّقابية على أنشطة المنظمة.
  
• الرّقيب الخارجي: هو فرد أو جهة خارج المنظمة يُمارس عملية الرقابة بناءً على عقد أو بتخويل من القانون.
  

الرّقابة حسب المجال:

• الرّقابة على الموارد البشرية: وهي الرقابة التّي تكون على العاملين في المنظمة مثل التّعيين أو التّدريب أو الرّواتب.
  
• الرقابة على المعلوماتية: وهي الرّقابة على المعلومات والبيانات التّي ترتبط في أعمال المنظمة.
  
• الرّقابة المالية: وهي الرّقابة على جميع ما يتعلَّق بالجوانب المالية للمنظمة من مصاريف أو تدفُّق نقدي أو التّزامات تجاه الآخرين.
  
• الرّقابة على الموارد المادية: وهي ممارسة الرّقابة على الموارد المادية للعمل مثل الجودة أوالمخزون.
  

أدوات الرّقابة:

أدوات الرّقابة المالية:

• الموازنات التّقديرية.
  
• النّسب المالية.
  
• الكشوفات المالية.
  

أدوات الرّقابة التّشغيلية:

• الرّقابة على المشتريات.
  
• الرّقابة على المخزون.
  
• تحليل نقطة التّعادل.
  

الرّقابة الإحصائية على الجودة:

وتمثل اليوم إدارة الجودة الشّاملة، وهي خلق ثقافة تنظيمية تلتزم بالتّحسين المُستمر وتضمين الجودة في كلِّ نشاط من أنشطة المنظمة، وتكون الجودة مسؤولية العاملين.
واعتماد الأُسلوب الإحصائي وقوَّتهِ تقدِّم نتائج دقيقة، وقد اعتمدت بعض الشّركات الحيود السّداسي وهو مدخل ضبط الجودة ويعتمد معايير شديدة جداً في قبول المنتجات من حيث الجودة.

الرّقابة الهيكلية:

• رقابة بيوقراطية: تتَّسم بالرّسمية وتعتمد سمات الهيكل الآلي.
  
• رقابة عضوية: تتَّسم بعدم الرّسمية، وتعتمد سمات الهيكل العضوي.
  

أدوات الرّقابة الاستراتجية:

والهدف من هذا النّوع من الرّقابة التّأكد من أنَّ المنظمة تحتفظ بعلاقتها مع البيئة وتسير بالاتّجاه الصحيح لتحقيق أهدافها الإستراتجية، وأهم ما تركز عليه الرّقابة الإستراتجية : الهيكل، القيادة، التّكنولوجيا، الموارد البشرية، ونظام الرقابة على العمليات والمعلومات.

النّظام الرّقابي الفعال:

الهدف من نظام الرّقابة، هو مساعدة المدير في تأكيد النّجاح في النّظام الكلي للإدارة من خلال الرّقابة الفعَّالة، وفي نظام الرّقابة تكون:

• المدخلات هي الجزء المُخصَّص من موارد المنظمة لنظام الرّقابة إمَّا موارد مالية أو بشرية أو مواد أوليَّة وغيرها.
  
• العمليات: وهي الرّقابة قبل التّنفيذ وأثتاء التّنفيذ وبعد التّنفيذ وتركّز على وضع معايير للأداء ومقارنة الأداء مع المعايير واتّخاذ الإجراء التّصحيحي.
  
• المخرجات: وهي النّتائج المستهدفة والتّي يتأكّد النّظام الرّقابي من الوصول إليها، وقد تكون المخرجات تقارير دورية ومؤشرات أداء نهائية.
  

خصائص النّظام الرّقابي الفعال:

• التّكامل.
  
• المرونة.
  
• الدّقة.
  
• التّوقيت.
  
• الموضوعية.
  

مؤشرات ضعف النّظام الرّقابي:

• تعطل المكائن أو الأفراد بسبب نقص المواد الأولية.
  
• كثرة العمل الورقي ووجود الاختناقات في سير العمل.
  
• علاقات سيئة مع البيئة الخارجية.
  
• دفع الغرامات وقضايا مرفوعة ضد المنظمة.
  
• كثرة الشّكاوى من الزّبائن على المنتجات والخدمات التّي تقدمها المنظمة.
• كثرة الشّكاوى من العاملين.