اقرأ في هذا المقال
الفاتورة هي وثيقة تجارية تفصل وتسجل معاملة بين المشتري والبائع.
إذا تم شراء السلع أو الخدمات عن طريق الائتمان، فعادة ما تحدِّد الفاتورة شروط الصفقة وتوفِّر معلومات حول طرق الدَّفع المتاحة.
ما هي الفاتورة؟
القسيمة عبارة عن مستند يستخدمه قسم حسابات الشركة الدائنة لجمع وتوثيق جميع المستندات الدَّاعمة اللازمة للموافقة على دفع الالتزامات.
القسيمة هي أساساً المستندات الاحتياطية للحسابات المستحقَّة الدفع.
الحسابات المستحقة الدفع هي الفواتير قصيرة الأجل المستحقة على الشركات للبائعين والمورِّدين.
تعتبر القسيمة مهمة لأنَّها آلية مراقبة محاسبية داخلية تضمن أنَّ كل دفعة مسموح بها بشكل صحيح وأنَّ البضائع أو الخدمات المشتراة قد استلمت بالفعل.
معلومات رئيسية:
- القسيمة عبارة عن مستند يستخدمه قسم حسابات الدائنين في الشركة يحتوي على المستندات الدَّاعمة للفاتورة.
- القسيمة هي أساساً المستندات الاحتياطية للحسابات المستحقَّة الدفع، وهي الفواتير المستحقة على الشركات للبائعين والموردين.
- يمكن أن تتضمَّن المستندات الموجودة في الإيصال فاتورة المورد والمبلغ المستحق وتاريخ الاستحقاق وحسابات دفتر الأستاذ العام وإيصالات الشَّحن.
- يتم جمع جميع المبالغ المستحقَّة السداد المستحقَّة، ويتم تسجيل المبلغ الإجمالي كحسابات مستحقّة الدفع في الميزانية العمومية.
آلية عمل الفواتير:
لدى الشركات التزامات مالية قصيرة الأجل تجاه الموردين والبائعين خلال فترة محاسبية.
قد تحتاج الشركة إلى شراء مخزون أو مواد خام من موردين يستخدمون في إنتاج سلع الشركة.
يمنح المورّدون أساساً ائتمانياً للشركة ممّا يسمح بالدفع في المستقبل القريب مثل 30 أو 60 أو 90 يوماً.
القسيمة عبارة عن نموذج يتضمَّن جميع المستندات الدَّاعمة التي توضح الأموال المستحقة وأيِّ مدفوعات يتم دفعها إلى المورد أو البائع عن الدفع المستحق، يتم تسجيل القسيمة والمستندات اللازمة في سجل القسيمة.
يمكن أن تتضمَّن بعض المستندات الدَّاعمة في قسيمة:
- فاتورة من المورد .
- يجب دفع اسم البائع أو المورد .
- شروط الدفع مثل المبلغ المستحق، وتاريخ الاستحقاق، وأيَّة خصومات يمنحها المورد لسداد الفاتورة في وقت مبكر .
- طلب شراء الشركة .
- إيصال يبين استلام البضائع من قبل الشركة من المورد .
- حسابات دفتر الأستاذ العام ليتم استخدامها لأغراض المحاسبة .
- توقيعات من الممثلين المعتمدين في الشركة للشراء والدفع .
- إثبات الدفع والتاريخ بمجرد دفع الفاتورة إلى المورد.
يتم تسجيل المبلغ الإجمالي لجميع القسائم التي لديها أرصدة مستحقّة مستحقَّة كحسابات مستحقَّة الدفع في الميزانية العمومية.
بمجرد سداد القسيمة، يتمُّ تضمين إثبات الدفع في القسيمة وتسجل كقسيمة مدفوعة.
الفائدة من القسيمة أو الفاتورة:
تعمل قسائم الشركة كمصدر رئيسي للأدلة عند إجراء التدقيق.
يقوم المراجع بمجموعة من الإجراءات لتحديد ما إذا كانت البيانات المالية خالية من الأخطاء الجوهرية.
تدل الإيصالات على أن البضائع المشتراة قد استلمت بالفعل، مما يدعم تأكيد المدقق على أن البضائع والخدمات المنشورة في البيانات المالية موجودة بالفعل.
تبرر القسائم أيضاً المدفوعات النقدية للشركة للبائعين وتوثيق حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لنشر المعاملة.
استخدام نظام القسائم يقلل أيضاً من مخاطر تواطؤ الموظفين لسرقة أصول الشركة.
توظف الشركات الفصل بين الواجبات لمنع سرقة الموظف، مما يعني أن المهام الحاسمة يتم تعيينها لأشخاص مختلفين داخل المنظمة.
تقوم المستندات بتوثيق القسيمة التي يقوم بتنفيذها أشخاص متعددو المهام وإنشاء سجل ورقي حتى يتمكن مدقق الحسابات من تأكيد أن الواجبات تم الفصل بينها بشكل صحيح.
مثال على القسيمة:
يطلب مطعم محلي اللحوم والأسماك كل بضعة أيام من بائريه.
يقوم مدير المطعم بملء أمر شراء بقيمة 30 رطلاً من اللحوم، ويقوم المالك بالتوقيع على أمر الشراء للموافقة على الشَّحنة.
عند استلام الشحنة، تتم مقارنة محتويات الشحنة مع أمر الشراء لضمان مطابقة الشحنة لمّا تمَّ طلبه.
يكمل المطعم إيصال الشحن لتوثيق العملية، وتتم مقارنة إيصال الشحن مع فاتورة البائع.
تشمل القسيمة، وهي صفحة غلاف تشرح المستندات المرفقة، أمر الشراء وإيصال الشَّحن والفاتورة.
تتم إضافة مبلغ الشراء وتسجيله في الحسابات المستحقَّة الدفع في الميزانية العموميَّة حتى يتم الدفع.
يراجع المالك جميع معلومات القسيمة قبل توقيع الشيك.
تتضمَّن القسيمة أيضاً حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لتسجيل المعاملة.
يمكن للمطعم، على سبيل المثال، اعتماد (زيادة) حساب مخزون اللحوم وخصم (تخفيض) الحساب النقدي لتسجيل الدفعة.
يتم تسجيل إيصال الدَّفع والتاريخ لإظهار أنَّه تم دفع القسيمة.
سوف تعكس الحسابات المستحقَّة الدفع الرصيد المنخفض بسبب الفاتورة التي يتم دفعها، على افتراض أنَّه لا توجد حسابات دائنة إضافية تمَّ إنشاؤها.
مفاهيم ومصطلحات:
1- الحسابات الدائنة:
الحسابات الدائنة هي حساب داخل دفتر الأستاذ العام يمثل التزام الشركة بسداد دين قصير الأجل لدائنيها أو مورديها.
2- على الحساب:
على الحساب هو مصطلح محاسبي يشير إلى الدفع الجزئي للمبلغ المستحق أو شراء / بيع البضائع أو الخدمات عن طريق الائتمان.
3- مفهوم الفاتورة:
الفاتورة هي وثيقة تجارية تفصل وتسجل معاملة بين المشتري والبائع.
إذا تمَّ شراء السِّلع أو الخدمات عن طريق الائتمان، فعادة ما تحدِّد الفاتورة شروط الصفقة وتوفِّر معلومات حول طرق الدفع المتاحة.
