بعد التجهيزات الأولية للمشروع وتحديد بداية المشروع وتنهي مرحلة التخطيط له وتعيين المسؤوليات، وأن تقوم بتحليل متطلبات المصادر وتُفعّل جدولك الخاص بك وتحدد المخاطر والخطة، بعدها تسعى للحصول على موافقة انطلاق المشروع.
كيفية انطلاقة المشروع:
اطلب عقد اجتماع تمهيدي مع راعي المشروع وأعضاء الفريق؛ للتأكد من أن لديك فهم واضح للغرض من المشروع وكيفية تطابقه مع الاحتياجات الاستراتيجية للمنظّمة، وفي الغالب تكون البداية المشروع مرتبكة؛ لأنه قد يكون لديك:
- اتجاه غير واضح وغير محدّد.
- شكوك بشأن ما يطلبه فعلاً كل من له اهتمام بالنتائج.
- ارتباك لأن الأفراد لا يستطيعون أن يبتعدوا ويلقوا نظرة شاملة على الوضع.
- أشياء مجهولة بخصوص كيفية الحصول على بعض النتائج.
- فكرة غير واضحة عن الفوائد التي يمكن تحديدها.
- معلومات غير واضحة عن المصادر المتوافرة.
- فكرة غير واضحة عن الفترة لتي سيستغرقها المشروع.
على الرغم من أنك أنت وفريقك لديكم الحماس ومهتمون بالبدء بالمشروع، إلا أنه الحكمة أن تراجع المعلومات التي يمكنك أن تجمعها الآن لضمان عدم انطلاق المشروع بالاتجاه الخاطئ، وإذا لم تكن لديك هذه المعلومات فعيّن مهام داخل الفريق لجمعها بأقصى سرعة ممكنة. ولا بُدّ أن تطرح سؤال، من هو عميلك الحقيقي؟
وتأكد بأن لديك فكرة واضحة عن: عميلك، الطرف الرئيسي الذي ستتصل به حيث يتوجب عليك أن تبدأ ببناء علاقة عمل مع هذا الطرف – ممثل العميل. وإذا كان هناك عدّة عملاء حتى ضمن المنظّمة، فإنه سيكون لكل منهم رأيه وفهمه الشخصي لما يريده من مشروعك، في الغالب هذه الآراء تُولّد عداوة ونزاعات دائمة.
كيف تحدّد عميلك الحقيقي، حدّد واعرف احتياجات وتوقعات كل عميل من العملاء، يعتبر مُمثل العميل الطرف الرئيسي ويُفضّل أن لا تكون لجنة الذي يملك التفويض الضروري لاتخاذ القرارات التي تؤثر على المشروع. وبالنسبة للمشاريع الاستراتيجية الكبرى فإن منظمتك ربمّا تُفضل أن تعيّن مجلس إدارة للمشروع، فهذا يضمن بأن الأقسام التي تتأثر بالمشروع ونتائجه ستكون جميعها ممثلة كعميل جماعي، ويُمنح رئيس مجلس إدارة المشروع السلطة لاتخاذ القرار نيابة عن أعضاء المجلس عند الضرورة.
