اقرأ في هذا المقال
الآلات المكتبية في المنظّمات تكلفتها عالية، فإذا تعرَّضت هذه الآلات المكتبية للإهمال سوف تُعرّض المنظّمة لخسارة عظيمة، فيتطلب من الموظف الاهتمام بالآلات المكتبية.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.
الاهتمام بالآلات المكتبية:
يتوجب على الموظفين أن يقدّموا الاهتمام بشكل كبير بالآلات المكتبية، التي تكون في حوزتهم والتي يقومون بتشغيلها والتي تقدّم لهم التسهيلات والتبسيطات في إنجاز الأعمال التي يقومون بها. وتقدّم المنظّمات أنشطة وتعليمات وشروط للاهتمام بالآلات المكتبية في المنظّمة، كما تحثّهم على الاهتمام بما لديهم من الآلات والأجهزة المكتبية وتحرص الإدارة في أغلب المنظّمات إلى تنبية الموظفين من وقت إلى آخر إلى ضرورة الاهتمام بالآلات.
وفي أغلب المنظّمات تطلب من الموظفين الجدد أثناء تدريبهم على استخدام الآلة، ضرورة الاهتمام بالآلة وعدم إهمالها وكيفية الاعتناء بها وطريقة المحافظة عليها، وتوضّح أهمية هذه الآلة بالنسبة للموظف وبالنسبة للمنظّمة بشكل عام.
وقلّة الاهتمام بالآلات المكتبية كثيرة في المنظّمات الحكومية والاهتمام يكون أكثر في المنظّمات الخاصة، ويمكن ملاحظة هذه النقطة في سرعة الاستهلاك للآلات الحكومية، وسرعة التلف الذي تتعرض له وإصابتها بالعطب. ويكون السبب في ذلك بضعف الرقابة من المسؤولين في بعض الأوقات وعدم مبالات الموظفين وبسبب قلّة الصيانة المتوفرة لها.
كيفية الحفاظ على الآلات والأجهزة المكتبية:
- عدم تناول المأكولات والمشروبات قريب من الآلات والأجهزة.
- المحافظة على نظافة الآلات والأجهزة.
- الإبلاغ عن أي مشكلة يتعرَّض لها الجهاز أو الآلة؛ حتى لا تتفاقم المشكلة ويكون من الصعب حلّها.
- تطبيق طرق التشغيل الصحية والتي تمَّ التدريب عليها في كيفية تشغيل الأجهزة والآلات.
- إغلاق الجهاز أو الآلة بعد الانتهاء من الاستخدام.
- فصل التيار الكهربائي عن الآلة الجهاز بعد انتهاء الدوام.
- في أجهزة الحاسوب لا تقوم بتسجيل البرامج الخاصة بالإنترنت على جهازك المكتبي، وأنت لا تعرف المصادر المأخوذة منها.
- لا تقوم بحفظ ملفاتك الخاصة بك على أجهزة الحاسوب التي تخصّ المنظّمة؛ لأنها ليست ملكك الخاص بل ملك المنظّمة.
- حافظ على مكتبك مرتب وبعيد عن الفوضى حتى تكون الأجهزة والآلات في مكان نظيف ولا يوجد بجانبها أدوات تضرّها.
- الحفاظ على مستلزمات وقرطاسية وأدوات الأجهزة والآلات.
