عند قيام منظمات الأعمال بالتغيير لأي إدارة فيها فإنها تواجه العديد من التحديات، وكذلك عندما تطبق إدارة الموارد البشريةالإدارة الإلكترونية يوجد مجموعة من التحديات التي تواجهها.
تحديات تطبيق الإدارة الالكترونية للموارد البشرية
- إلغاء الحدود بين قسمي الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات، حيث كان الموظفون بإدارة التكنولوجيا المعلومات في المنظمة مبتعد عن غيره من الإدارات الأخرى، وهنا بدأ التكامل بين إدارة تكنولوجيا المعلومات والقطاعات الإنتاجية الأخرى في المنظمة بالتطور، حيث تم إدخال تكنولوجيا الحاسوب بدرجة كبيرة في المهام اليومية، وبات الموظفون بأقسام الموارد البشرية تتضح لهم أهمية نظم الموارد البشرية المطوّرة في توفير المعلومات الفعالة والجيدة.
- تحسين مكانة قسم الموارد البشرية، عكس نظم الإدارة المختصة بالموارد البشرية السابقة التي كانت مستقلة بذاتها، وكان استعمالها فقط قائم على الموظفين فيها، تعتبر نظم الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية متواجدة للجميع ويمكنها أن تسبب الاندماج بينها وبين مختلف الجوانب الخاصة بنظم المنظمة.
- تحويل تركيز إدارة الموارد البشرية إلى العملاء، حيث يتم النظر إلى مهام الموارد البشرية أنها مهام تفعيلية وتقليدية أي أنهم لا يبادرون بالفعل بل يستجيبون فقط لرد فعل الآخرين، وهذا يتطلب التطبيق الصحيح لنظم الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية وتفعيلها تركز على الاهتمام بالزبائن، فيجب تحديد الزبائن المرغوبين وحاجاتهم والخدمة التي يمكن أن نقدمها له، ويجب أن يكون لأقسام الموارد البشرية دور أكثر فعالية وأن يكون لها دور كبير في الأعمال اليومية التي تزيد من عوائد المنظمة.
- حاجة الموظفين بالموارد البشرية لفهم طبيعة عمل المنظمة، حيث يحتاج التكامل بين الموارد البشرية والعمل الذي يتطلب نظام للإدارة الإلكترونية للموارد البشرية فهم الموظفين الصحيح لطبيعة العمل، سوف يحتاج المتخصص المبدع في نظم الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية معرفة لطريقة عمل القطاعات المتنوعة مع بعضها البعض ودور الموارد البشرية في تحقق هذا الهدف، ويكون هناك حاجة لانتقال المهام المتنوعة من وإلى الموارد البشرية بشكل مستمر.
- قد يفقد الموظفين بالموارد البشرية التواصل مع الأفراد، من المتوقع في أي عملية أتمتة تقليل أهمية العنصر البشري والتواصل بينهم، وهذا يتسبب إدخال نظم الحاسوب في الأعمال التي تحصل بين الموظفين وأقسام الموارد البشرية في عدم حصول الموظفين بهذه الأقسام الاتصال بالموظفين الذين يهتمون بأمورهم في الدرجة الأولى، وقد يتولد لديهم شعور أن المنظمة لا تهتم بالعنصر البشري وتعتبر هذه من الأمور التي يجب مراعاتها عند القيام بالتخطيط للنظام.
- النظر في رغبات واحتياجات المنظمة الفعلية ومعرفة مدى إمكانية البنية التحتية الخاصة بها على تحقيق هذه الرغبات واتخاذ القرار ليتم تنفيذ النظام المناسب الذي يمكن من خلاله تحقيق أعلى فائدة للعمل بالمنظمة.
- المحافظة على مستوى جودة الخدمة المقدمة، فيوجد توقعات بانخفاض مستويات الجودة للخدمة بسبب تحول النظام التقليدي إلى نظام إلكتروني.
- تأمين المعلومات، حيث يعتبر هذا ضرورة قانونية وخصوصًا عند انتقال المسؤوليات إلى الأفراد العاملين.
- ضمان الوصول للنظام من قِبل كل الموظفين في المنظمة، وخصوصًا أصحاب الاحتياجات الخاصة.
- مراعاة الاختلاف للنواحي الثقافية وخصوصًا في بيئة العمل الدولي.
- التوافق مع الأسس المتعارف عليها، وخصوصًا عند تصميم صفحة الويب.
- كانت الطريقة الأولى لحفظ الملفات هي خزانة الملفات الورقية وكان مكانها في قسم شؤون الموظفين، وكان عبارة عن أدراج مليئة بملفات ترتب بطريقة أبجدية، وكان مدير شؤون الموظفين أو المساعد يواجه الصعوبات كلما كان يبحث عن ملف لموظف ما حدث أي تغيير في معلوماته.
- كانت وظيفة نظم الموارد البشرية فقط حفظ السجلات مع الاهتمام بالمعلومات الرئيسية التي لها علاقة بالموظفين وعناوينهم وغيرها من البيانات الشخصية، وإذا حصل توسع بإحدى المنظمات وزادت العقد في الأنشطة التي تقوم بها من الممكن أن يتم حفظ بيانات أخرى عن الموظفين بهذه الملفات منها سجلات التدريب.
- من خصائص منظمات الأعمال التي تحقق نجاح متميز أنها تحسن اختيار الموارد البشرية، والعنصر البشري كغيره يتأثر بالبيئة الخارجية والداخلية للمنظمة، وبناءً على هذه التغيرات وتطور الفكر الإداري الحديث للموارد البشرية فإن إدارة الموارد البشرية تتعرض لتغيير جذري في الأسس والمفاهيم والسياسات والاستراتيجيات.
- إن من أهم التحديات التي تتعرض لها المنظمة هي التغير في التكنولوجيا وثورة المعلومات والاتصالات، حيث لها مضامين كبيرة بالنسبة لوظيفة الموارد البشرية؛ لأنها تحدث تغير جذري في وظائف إدارة الموارد البشرية وفي تنفيذ الخطط.
أخيرًا يجب على منظمات الأعمال التي ترغب في تطبيق الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية أن تراعي هذه التحديات، وتقوم بدراستها ووضع الحلول الملائمة لها حتى تحقق النجاح في التغيير.
