اقرأ في هذا المقال
- تحليل خريطة سير الإجراءات
- ما هي أدوات التحليل التي يستخدمها المحلل في تحليل خريطة سير العمليات؟
- هدف المحلل من تحليل خطوات الإجراءات
بعد أن ينتهي المحلل من رسم خريطة سير الإجراءات، يقوم بعدها بتحليل الخطوات الحالية التي تمّر فيها الإجراءات، ثم يقوم المحلل أولاً بتحليل خطوات العمل، فهي الخطوات الضرورية في الإجراءات وهي التي تسبب إنجاز المعاملة.
تحليل خريطة سير الإجراءات:
قد يكون خطوات عمل غير هامة، لذلك يتوجب على المحلل أن يقوم بدراسة هل بإمكانه حذف هذه الخطوات، أو أن يكون بإمكانه أن يقوم بدمج أكثر من خطوة مع بعضها، أو أن يقوم بإعادة الترتيب بعض الخطوات؛ ليساهم في تسهيل سير المعاملة بشكل متتابع ومتسلسل وليتم التخلص من حالات اللفّ والدوران في المعاملة، ثم قيام المحلل بدراسة كل عمليات خطوات النقل والتدقيق والتأخير والحفظ، فإن أغلب هذه الخطوات تستهلك كمية كبيرة من جهد ووقت الموظفين، وهي تعتبر في معظم الأوقات غير مفيدة؛ لأنها لا تساعد بسرعة تنفيذ المعاملة.
ولذلك ينظر إلى قدرة حذف هذه الخطوات فإنها تساعد على السرعة في إنهاء المعاملة، أمّا في ما يخص التأخير في المعاملة على مكتب الموظف فيتطلب التخلص على من هذا الوضع؛ لأنها تقلل من إنتاجية الموظفين وتجعلهم في وضع الخمول والكسل.
ما هي أدوات التحليل التي يستخدمها المحلل في تحليل خريطة سير العمليات؟
يستخدم المحلل الإداري خلال قيامه بدراسة وتحليل خطوات الإجراءات، بأدوات التحليل التي ذكرت على نموذج خريطة سير الإجراءات،وهي لماذا ؟ أين؟ متى؟ من؟ كيف؟ ويستخدم أيضًا بقوائم من الأسئلة التي قام بوضعها مفكروا التنظيم والإدارة حتى تصبح لديهم كمرشد في تحليل الإجراءات.
ومن هذه الأسئلة:
- ما هو العمل الذي ينفّذ؟
- ما هي الخطوات التي تُتبع عند الأداء؟
- هل تمّ حذف شيء من هذه الخطوات؟
- هل كل هذه الخطوات متواجدة في خريطة سير الإجراءات؟
- ماذا تعني جميع هذه الخطوات وعن ماذا تُعبّر؟
- ما هي الحقائق التي تحيط بهذه العملية؟
- ما هو مدى ضرورة هذه الخطوات؟
- هل يمكن أن تكون النتائج نفسها لو تمَّ إلغاء هذه الخطوة؟
- هل هذه الخطوة ضرورية للغاية؟
- ما هو سبب وجود هذه الخطوة؟
- أين يتم تنفيذ هذه الخطوة؟
- أين يجب أن يتم تنفيذها؟
- هل من الممكن أن يتم تأدية هذه الخطوة بطريقة أكثر سهولة وفي وقت أقل؟
- متى يجب أن يتم تطبيق هذه الخطوة؟
- هل يتم تطبيق هذه الخطوة الآن في موقعها الطبيعي بناءً على ترتيبها المنطقي؟
- هل من الممكن تبسيطها من خلال دمج أو تغيير هذه الخطوة أو عن طريق التأخير أو التقديم؟
- من الذي يجب أن ينفّذ الخطوة ؟
- هل من يقوم بتأديتها يعتبر شخص مناسب؟
- هل من الأفضل أن يقوم بتأديتها شخص آخر؟
- كيف يتم تأدية العمل؟
- هل يمكن أداء هذا العمل بشكل أفضل من خلال استخدام أدوات أخرى؟
- هل يمكن تبسيط هذه الخطوة أكثر من ذلك بما يحقق الفائدة للجميع؟
وعندما تتعرض خريطة سير الإجراءات لهذه الأسئلة يكون التحليل بشكل أكثر بساطة، ونتمكن من خلاله الوصول إلى نتائج إيجابية.
هدف المحلل من تحليل خطوات الإجراءات:
- دمج الخطوات التي يمكن دمجها في بعضها البعض.
- إلغاء وحذف جميع الخطوات غير الضرورية.
- التغيير في تسلسل الخطوات أو موقع إنجازها،أو التغيير في الموظفين عندما تحقق هذه التغييرات القيام بإنجاز خطوات إجراءات العمل بشكل أسرع وبكلفة قليلة.
وبعد تنفيذ التحليل على خطوات الإجراءات في الوقت الحالي، يتوضّح للمحلل الخطوات التي يمكن أن يقوموا بحذفها بشكل نهائي، فالخطوات التي من الممكن القيام بدمجها مع بعضها، والتغييرات التي يمكن أن تحصل تسلسل الخطوات.
ويقوم المحلل بعد هذا برسم خريطة سير الإجراءات المقترحة على النموذج المحدد لذلك، ثم يقوم بإحصاء عدد الخطوات من كل نوع للعمليات والمسافة والوقت الذي يلزم هذه الإجراءات، ويقوم بملؤها في الفراغات التي تمَّ تحديدها لها في الخلاصة بجانب الإجراءات الحالية، خطوات الإجراءات المقترحة ثم يقوم بتوضيح الفرق بين الخطوات في الإجراءات الحالية وخطوات الإجراءات المقترحة، فهذا يفيد في اقناع الجهات التي تهتم بتبسيط الإجراءات.
