عملية التخطيط لبرنامج استقطاب الموارد البشرية وتقييمه يسير وفق منهجية محددة، وأولها الاطلاع على نتائج دراسة سوق العمل، والاطلاع على نتائج تخطيط الموارد البشرية وتحليل المهام، ووضع سياسة البرنامج، وتقييم تنفيذ برنامج الاستقطاب.
مفهوم وظيفة استقطاب الموارد البشرية
هي الوظيفة التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية بالبحث عن العنصر البشري الذي تحتاج له المنظمة في سوق العمل، تقوم بتوفيرها بالنوع والعدد والمواصفات المطلوبة التي تساعد في تنفيذ المهام الوظيفية على أكمل وجه، وهي من الوظائف التي قد تكون صعبة بسبب ندرة العنصر البشري المرغوب من حيث التخصص والخبرة.
تخطيط برامج استقطاب الموارد البشرية وتقيمه
أولا الاطلاع على نتائج دراسة سوق العمل
إن نتائج دراسة سوق العمل التي تم الوصول لها والاتجاهات والمتغيرات البيئية التي تؤثر فيه تعتبر هي القاعدة الرئيسية التي سوف يتم الاعتماد عليها في استراتيجية الاستقطاب، هذه النتائج تعتبر بمثابة الموجّه العام لهذه الاستراتيجية ولتخطيط برامجها التنفيذية في الوقت الحالي وفي المستقبل.
ثانيا الاطلاع على نتائج تخطيط الموارد البشرية وتحليل المهام
الاطلاع على نتائج تخطيط الموارد البشرية يفيدنا في معرفة وتعيين أعداد وأنواع الموارد التي تحتاج المنظمة لها في المستقبل وموعد الحاجة لها، حتى يقوم نشاط الاستقطاب بتوفير وتلبية ما تحتاج، أما الاطلاع على نتائج دراسة المهام فهي تقدم الفائدة في معرفة مواصفات العناصر البشرية التي تحتاجها هذه المهام في المنظمة، هذا يساهم كثيرًا في أن يتم تعيين مصادر تواجدها في سوق العمل، كما يفيد وضع نظام الحوافز الاستقطابي الملائم.
ثالثا وضع سياسة البرنامج
تتضمن سياسة البرنامج الاستقطابي عدد من النواحي الرئيسية هي كما يأتي:
- تحديد الموارد البشرية المرغوبة التي تعبر عن حاجة المنظمة.
- تحديد المصادر المتواجد فيها العنصر البشري المرغوب به، وهذا يتحدد من خلال سوق العمل المستهدف.
- القيام بتحديد المحفزات الملائمة التي سوف يتم استخدامها في الاستقطاب للوصول لعملية الترغيب، وهذه الحوافز يتم وضعها في ظل نوعية العنصر البشري الذي ترغب المنظمة به.
- القيام بتصميم رسالة استقطابية والتي يتم توصيلها للعنصر البشري المرغوب استقطابه، والذي يجب أن يتضمن جميع المعلومات التي يحتاج لها المُستقطب عن المنظمة وعن الوظيفة المتوقعة التي سوف يتقدم للتعين فيها.
ومن الأهمية بمكان صياغة الرسالة الاستقطابية بشكل يحدث إثارة إيجابية ورغبة لدى المستهدف بالاستقطاب للتقدم وطلب العمل في المنظمة المستقطبة، ومن الضروري أن تتم مراعاة تصميم مضمون الرسالة الاستقطابية أن تقوم بتحقيق ما يريده المستقطب من معلومات التي يكون لها دور في مساعدته لاتخاذ القرار الملائم للتقدم لطلب العمل في المنظمة.
ويجب الابتعاد عن عمومية المعلومات والأشياء البديهة بالنسبة للمُستقطب، مضمون الرسالة الاستقطابية يختلف من نوع عناصر بشرية إلى أخرى ومن بيئة إلى بيئة أخرى، بسبب اختلاف العادات والتقاليد من واحدة لأخرى.
- تحديد قنوات الاتصال الملائمة بمصادر الموارد البشرية، ويجب أن نوضّح إن اختيار قناة الاتصال الملائمة يحمها نوع المصدر، ونوع العنصر البشري اللازم، فما يلائم مصدر ونوع محدد قد لا يلائم مصدر ونوع آخر.
- تحديد واختيار أعضاء فريق العمل الذي سوف يطبّق عملية الاتصال بالعناصر البشرية المرغوبة وتحقيق الهدف من الاستقطاب المرغوب.
رابعا تقييم تنفيذ برامج الاستقطاب
الهدف من عملية تقييم برامج استقطاب الموارد البشرية هو معرفة إدارة الموارد البشرية مدى تحقيق نجاح وظيفة الاستقطاب في مهمة تصميم وتنفيذ برامجها، وقيامها بتحديد الثغرات حتى تعدّل استراتيجياتها الاستقطابية في المستقبل وحتى تكون أكثر فاعلية، تحتاج عملية تقييم برامج الاستقطاب كأي تقييم آخر، ويحتاج أسس يتم من خلالها عملية تحديد مدى النجاح الذي حققه الاستقطاب، وأهم الأسس التي تستخدم في هذا المجال ما يأتي:
- عدد العناصر الإجمالي الذي تم استقطابهم فتواجد الكثير دليل على نجاح البرنامج.
- عدد التخصصات النادرة التي تم استقطابها.
- الفترة الزمنية التي تم فيها الاستقطاب، فالمدة القصيرة دليل على النجاح.
- مستوى المواصفات لمن تم استقطابه، والمواصفات العالية ستكون مؤشر قوي على النجاح.
- تكلفة الاستقطاب التي يتم حسابها من خلال قسمة التكلفة على عدد المستقطبين.
- مستوى القناعة التي تولدت لدى المستقطبين للتقدم للعمل والعمل في المنظمة.
- مدى كفاءة عملية الاستقطاب الطارئة ومدى مرونتها.
- عدد مصادر الموارد البشرية التي تم التواصل معها.
- عدد المقابلات التي أجريت في عملية الاستقطاب.
