إن الهيئة التي يبدأ بها التدريب تقوم بتحديد الطريقة التي سوف تطبق عليه عن طريق الجلسة الأولى يكون الأشخاص الذين لا يعرفون بعضهم الانطباع الأول سواء كان سلبي أو إيجابي، سيوف يكونون حساسين لبعض المواضيع مثل الموقع والمدرب والمحتوى التدريبي وعملية التدريب المحتملة.
تنظيم التدريب للموارد البشرية
عدم منح الاهتمام اللازم لهذه المرحلة من التدريب قد يسبب في ارتفاع نسب التوتر والقلق والتصورات الخاطئة ومن ثم هذا يقدم لهم التشجيع على الانسحاب في وقت مبكر من الدورة التدريبية، وبالمثل فإن الأسلوب الذي يمكّن بها تذكّر أو نسيان الدورة التدريبية قائم على الأسلوب الذي يختتم به البرنامج التدريبي، الأسبوع الأخير أو اليوم الأخير أو الجلسة الأخيرة تمنح الانطباع الأخير للمشارك حول الدورة التدريبية إما أن تؤكد شعورهم أو تغيره تجاه الدورة التدريبية.
لذلك فإن اختتام الدورة التدريبية يحتاج قدر كبير من الاهتمام مثل افتتاح الدورة التدريبية سوف يكون له دور بشكل كبير في الفاعلية الكلية للدورة التدريبية، لكن حتى وإن تم التخطيط والتنفيذ للبداية والنهاية بطريقة ملائمة، فإنه من المتوقع في أي مرحلة أن تتجه الأمور في اتجاه غير صحيح أو غير ملائم على الأقل، لذلك فإن إمكانية معالجة هذه الانحرافات لها نفس الدرجة من الأهمية في إدارة التدريب، عملية تنظيم التدريب يمر في ثلاث مراحل وهي مرحلة بداية التدريب ومرحلة أثناء التدريب ومرحلة بعد التدريب، وفي ما يأتي تفصيل لهذه المراحل:
أولاً: التنظيم في بداية التدريب
يبدأ أعضاء الدورة التدريبية بالكثير من الأسئلة في عقولهم، بعض هذه الأسئلة تعتبر من متطلبات عملية حول طريقة تنظيم وإدارة التدريب مثل فترة كل جلسة وفترة الراحة وجدول الأعمال وطبيعة الدورة، الاعتبارات الأخرى تتباين ما بين من هم المدربون والقلق من عدم معرفة الآخرين والشعور بالوحدة وعدم الثقة بالنفس وغيرها الكثير.
الأمور العملية والإجرائية يمكن التعامل معها بطريقة مباشرة، لكن معرفة أسباب قلق المتدرب والتعامل معها بالأسلوب الملائم يحتاج الكثير من الثقة بالنفس وبعد النظر من ناحية المدرب، على كلٍ فإن بداية التدريب أكثر من أنه عبارة عن تقديم البرنامج والبدء في تنفيذه. يمكننا أن نتكلم عن عدد من المواضيع التي تقدم الفائدة في هذه المرحلة:
- تعريف الأعضاء ببعضهم البعض.
- تقديم الدورة التدريبية وتكون عبارة عن تعريف مختصر عن الأهداف وأسلوب التدريب.
- شرح الإجراءات الإدارية، وهي توضيح الجدول كامل والجدول الزمني للدورة وفترة الراحة والإعدادات والقاعات والأماكن المتنوعة، مثل الحمامات.
- لا بد أن يكون شعور المشارك بالراحة في الجلسة الافتتاحية.
ثانيًا: التنظيم أثناء التدريب
يوجد بعض المشاكل التي تكون ظاهرة أثناء التدريب، فمهما كانت الخرة التي يتمتع بها المدرب، لا بد من حصول بعض الأشياء التي تجعل الدورة لا تطبق كما هو مخطط لها، إذ أنه في بعض الأوقات لا بد أن يتعرض المشاركين نوع من عدم قبول القاعة، أو الملل وعدم الرغبة، مما ينتج شعور بأن هناك شيء غير موجود لكنه غير معروف بعد ما هو؟ وهو ما يسمى بالانخفاضات سواء بما يخص المتدربين أو بما يخص المدربين، ولا شك بأن تحديد هذه اللحظات تعتبر هي الخطوة الأولى واختيار الأسلوب الأمثل لمعالجتها هي الخطوة التالية.
الانخفاضات قد تحصل في أي لحظة لأي سبب من الأسباب، قد تحدث لبعض الأعضاء أو لكل الأعضاء، قد يكون لها أسباب هامشية أو مهمة، مهما كان السبب فإن لهذه الانخفاضات لها آثار هامة، أن بما يخص الشعور بالانخفاض من قبل المتدرب، مهما كانت المشكلة قد يولد لديه شعور الأعضاء بالقلق والغضب والملل أو لا تحقق الفائدة أو قد يخرجون من الإطار ويبدؤون بالسرحان، وبالتالي يبدأ الشعور بالانخفاض من قبل المدرب عندما يشعر المدرب بمثل الأعضاء أو بعضهم فإنه يشعر بالسخط وعدم الرضا.
يتحول الانخفاض إلى حاجز للتعلم إذا تم تجاهله من خلال المجموعة، الإحساس غير الإيجابي يبعد العضو ويشغله عن الأعمال وعمليات التعلم لذلك فمن الأحسن علاج هذه الانخفاضات بأسرع وقت ممكن، وهنا يجب من التذكير بأن حصول هذه الانخفاضات لا يعتبر بأي شكل من الأشكال نوع من أنواع التقصير من المتدرب، لكن المهارة الحقيقة للمدرب هي معرفة وجود هذه الانخفاضات والقيام بعمل صحيح تجاهها، وتشير الدراسات إلى عدد من الآليات التي يمكن أن تلجأ إليها في مواجهة الانخفاضات:
1. تجاهلها قد يسبب هذا إلى التخلص منها أو اختفائها وفي كلا الوضعين لم يتم التعرف على المشكلة ولم يتم حلها.
2. إنهاء الجلسة بشكل مبكر لفترات الراحة أو الغذاء: هذا قد يكون فعلاً إذا كان المتدربون فقط يتعرضون للتعب من العمل المستمر أو أن الكراسي باتت غير مريحة، لكنك لا تتمكن من التأكد عن ماهية المشكلة لذلك يبقى احتمال حصولها مرة أخرى قائماً.
3. إعطاء المتدربين تمرين ما لتنفيذه: هذا يمنح المدرب فرص لمتابعة عملية التعلم، لكن إذا لم ينفذ المشاركون بأداء العمل بالدرجة اللازمة، لن يكون بإمكان المدرّب معرفة السبب الحقيقي بالإضافة إلى أن التمارين في بعض الأوقات لا تقدم للمتدربين الفرص للاطلاع عما يشعرون به.
4. الانتقال إلى نشاط آخر مختلف بشكل كامل: إذا كان سبب الانخفاض هو الاختلاط في الأمر أو عدم الإمكانية على الفهم فإن هذا الموضوع سوف يعالج المشكلة، وبالمثل فإن اللعبة أو التغيير من كيفية العمل من أعداد كبيرة في المجموعة إلى أعداد صغيرة قد يولد إلى الشعور بالراحة.
5. المبادرة بمراجعة مادة التدريب: من الأحسن عند إجراء ذلك منح المشاركين مجال للتعبير عن المشاعر والأفكار التي تخصهم حول التدريب، مثلاً أن يقول المدرب يبدو أننا سوف نسير ببطئ بعض الشيء هذا اليوم ولدي شعور بأن بعضنا غير سعيد بعض الشيء في هذه اللحظة، ربما لأن الموضوع الأخير كان طويل، ما هو شعوركم تجاء ما كنا نقوم به؟ مثل هذه الطريقة يحتاج من المدرب ليس فقط تأخير الحكم بل أن يكون مستعد لقبول أي ملاحظات حرجة.
ثالثًا: التنظيم عند اختتام التدريب
الجلسة الختامية تمنح فرص لإنهاء التدريب، إذا لم يتم إنهاء الدورة التدريبية بالطريقة الملائمة فإن المتدربين سوف يبدأون بمغادرة الدورة بشعور غير مريح وغير إيجابي كأن التدريب لم يحقق أهدافه، إنهاء التدريب قد يكون له واحد أو أكثر من هذه الأشكال:
1. نشاط ختامي: يتم التفكير في أعمال يمكن المشاركين من تنفيذ المعارف والمهارات التي قاموا بتعلمها خلال الدورة التدريبية.
2. تقييم نهائي: يتم تقييم الدورة وفق توقعات المشاركين وأهداف وغايات الدورة، إذا تم التقييم فلا بد أن تتم مناقشة النتائج.
3. تقييم الدورة: الغاية من تقييم الدورة هو تقييم ردة الفعل للمشاركين تجاه الدورة التدريبية، وهو أمر مهم لعلاج الأخطاء وتحسين الأداء بالمستقبل.
