جدول أعمال الموظف اليومية

جدول أعمال الموظف اليومية هي إحدى الجداول التي يتم عن طريقها جمع المعلومات؛ للقيام بعملية إعداد خريطة توزيع الأعمال في المنظّمة، كما يوضّح أعمال الموظف التي يُنفّذها بشكل يومي.

ما هو جدول أعمال الموظف اليومية؟

يوضّح جدول أعمال الموظف اليومية ما يقوم به الموظف من أعمال في يوم واحد بطريقة مفصّلة، وعندما تبدأ الدراسة يتم توزيع نماذج الجدول على الموظفين، كما يجب أن يكون عدد النماذج نفس عدد الأيام التي تتضمَّنها الدراسة، وهي في أغلب الأوقات تكون أسبوع واحد، حيث يجب أن تتم مراعاة معظم الفترات الزمنية عند تحديد المدة الزمنية. ويعود السبب الأساسي بالاتكال على الموظفين ليتم تسجيل الأعمال التي ينفذوها بالأوقات التي يستغلونها في تنفيذ الأعمال؛ لتسهيل الوصول إلى المعلومات المطلوبة.
ومن الانتقادات لجدول الأعمال اليومية هو احتمال عدم الوصول للمعلومات الدقيقة بهذا الأسلوب، فقد لا يُقدّر بعض الموظفين التقدير الصحيح للأوقات التي يقضونها في تنفيذ الأعمال التي يُنفّذونها، لكن من الممكن التقليل منه والقضاء على هذا لحد ما، حيث يبيّن أهداف البرنامج للموظفين ويبيّن الفائدة لهم، كما يجب إخبار الموظفين بأن الهدف من البرنامج ليس هو زيادة العبء عليهم، إنما الغرض منه هو زيادة الفعالية والكفاءة في الإدارة وتوزيع العمل بأسلوب متساوي وعادل بين الموظفين.
ويمكن أن يكون الاعتماد على المشرفين لتتم مراجعة البيانات التي يسجلها الموظفون، ويُعلِم الموظفون بشكل مسبق ويناقش المشرفين الموظفين في عملية توزيع الأوقات على العمل عندما يتولد لديهم شكوك، فهي بعض الوسائل التي يمكن من خلالها معرفة الدقة في البيانات التي يقوم الموظفون بتقديمها.
ويجب أن يقوم المشرف بالتوضيح للموظفين وقبل البدء بملء جداول الأعمال اليومية، بأنه من غير المحتمل أن يكون مجموع الأوقات التي يستغلونها في القيام بالأعمال تساوي مجموع ساعات العمل الرسمية، فمن الأمور الطبيعية في المكاتب هناك وقت للراحة ووقت لا يكون موجود فيها عمل لدى الموظف، وبعض الأوقات تكون فيها مقاطعات للموظف أثناء العمل مثل الإجابة على المكالمة الهاتفية وحضور بعض الزوار أو المراجعين للمكتب.
وحتى لا يكون هناك مبالغة لدى الموظفين في تقدير الوقت الذي يقضونه لكل نوع من أنواع العمل التي يقومون بها، من الأحسن أن يتم إخبارهم مقدمًا، حيث أن الإدارة لا تتوقع منهم أن يوضّحوا طريقة قضاء كل دقيقة من وقتهم في المنظمة، كما أن الإدارة لا تتوقع منهم أن يكونوا في عمل مستمر كل أوقات الدوام الرسمية، فيوجد نسبة محددة تتراوح ما بين 10% إلى 15% من وقت العمل الرسمي يسمح للموظف أن يستريح فيها.

كيفية تعبئة جدول أعمال الموظف اليومية:

كيفية تعبئة نموذج جدول الأعمال البسيط:

عند القيام بدراسة لتوزيع الأعمال في قسم محدد، فإن نماذج من جدول أعمال الموظف اليومية توزَّع على الموظفين ليقوموا بملئها ويقوم بملئها المشرفين والمحللين الإداريون في بعض الأوقات، حيث يُطلب من كل موظف أن يقوم بتعبئة نموذجه عن كل يوم من أيام العمل، بحيث يبدأ من بداية الدوام حتى نهاية الدوام، ويقوم بتسجيل كل الأعمال التي ينفذها في النموذج والغرض من تعبئة هذا النموذج هو تحديد الأعمال التي يُنفذها الموظفين في اليوم، وعندما يقوم الموظف بملء النماذج لمدة أسبوع، تتمكَّن الإدارة من تحديد أعمال الموظف في خلال أسبوع.
وهكذا نتمكن من أخذ فكرة عن الأعمال التي ينفذها الموظفين والفترة الزمنية التي يحتاجها أي نوع من الأعمال، أمّا عن طريقة تعبئة نموذج جدول أعمال الموظف اليومية فهي بسيطة، فهي كالآتي:

• القسم العلوي من النموذج معلومات عن الموظف واسم وظيفته، ومرتبته ومعلومات عن القسم الذي يعمل فيه الموظف، اسم المشرف وتاريخ ملء النموذج، ويتمكن الموظف أن يملئ هذه المعلومات بطريقة سهلة.
  
• القسم الثاني من النموذج نجد التوقيت، ويتم تعبئته تحت المدة الزمنية التي احتاجها للقيام بتطبيق بنوع معين من العمل، ومثال ذلك نفرض أن تسجيل الوارد في قسم الوارد في منظمة معينة يحتاج إلى (10) دقائق من وقت الموظف، ولذا عندما نُعبّي النموذج فإننا نُعبّي هذه الحالة على النحو التالي (8:00- 8:10) صباحاً على فرض أن الموظف بدأ عمله بتسجيل الوارد.
  وفي خانة الأعمال يكتب الموظف شرحه للأعمال التي نفَّذها، وتحت المدة الزمنية يقوم بتسجيل الموظف المدة الزمنية التي احتاجت لها عملية التسجيل، وبعد أن الانتهاء من الدوام الرسمي في هذا اليوم يقوم الموظف بجمع الفترة الزمنية التي احتاجها لتنفيذ الأعمال المتنوعة التي قام بها في هذا اليوم، وبذلك يتمكَّن أن نعرف ما هي طبيعة الأعمال التي قام بها في ذلك اليوم.
  فنموذج جدول الأعمال البسيط يُستخدم بشكل كبير في الأقسام التي تُنفّذ الإجراءات والدراسات لتوزيع الأعمال؛ بسبب سهولة الفهم وسهولة تعبئته من قِبل الموظفين.
  

نموذج جدول الأعمال اليومية البسيط:

جدول الأعمال اليومية الشامل:

نموذج جدول أعمال الموظف اليومية الشامل، شبيه لنموذج جدول أعمال الموظف اليومية البسيط ولكنّه يتضمن تفاصيل أكثر من النموذج البسيط، فهو يحتوي على تفاصيل عن أنواع المقاطع التي تحصل للموظف عند قيامه بالعمل مثل التليفونات أوالزيارات أوالاجتماعات وغيرها، كما يحتوي على الفترة الزمنية التي تقضيها هذه المقاطعات من أوقات الموظف، فإن هذا النموذج يعطي صورة دقيقة عن طريقة ملء نموذج جدول أعمال الموظف اليومية الشامل، فهو يحتوي على ما يلي:

• القسم العلوي يحتوي على معلومات عامة تخص الموظف والوظيفة والمرتبة والقسم المشرف والتاريخ، حيث يتمكَّن الموظف من تعبئتها بسهولة كما هي في النموذج البسيط.
  
• أمّا القسم الثاني من النموذج فيحتوي على الخانات التالية وهي التوقيت، ففيه يتم تجزئة ساعات الدوام الرسمية في اليوم الواحد إلى أجزاء صغيرة يتضمن كل قسم منها مدة ربع ساعة، والهدف من هذه التجزئة هو مساهمة الموظف في تحديد وقت تنفيذ الأعمال وتوضيح الفترة الزمنية التي تلزم هذه الأعمال.
  أمّا العمود الثاني يحتوي على رقم العمل وتملأ فيه رقم العمل الذي يقوم به الموظف في اليوم الواحد، والعمود الثالث والرابع فيحتوي على مقاطعة الأعمال التي تحصل للموظف خلال قيامه بالعمل، مثل المكالمات وغيرها ويسجل هنا الموظف الوقت الذي يصرفه فيها.
  أمّا العمود الخامس فهو يوضّح العدد ويملأ فيه عدد الأعمال التي قام الموظف بتنفيذها خلال مدة ربع الساعة، العمود السادس، فهو يحتوي الأعمال ويعبأ فيه وصف للأعمال التي ينفذها الموظف. والعمود السابع فهو يحتوي المدة الزمنية التي يستغرها الموظف لتنفيذ كل نوع من أنواع الأعمال في اليوم، وفي أسفل الأعمال يكون المجموع ويحتوي مجموع المدة الزمنية التي قام الموظف بها.
  
• أمّا في القسم السفلي من النموذج نجد تفاصيل مقاطعة الأعمال، ويُسجّل هُنا كل نوع من أنواع المقاطعة التي حدثت للموظف في ذلك اليوم، فتحت التوقيت يتم تسجيل الوقت الذي حصلت فيه المقاطعة، تُلخّص وتُصنّف مكونات هذه الجداول في قائمة واحدة تُوضّح الواجبات التي قام بها الموظف في فترة محددة للدراسة، ومجموع ساعات العمل التي استخدمها في أيام هذه الفترة للقيام بتلك الأعمال.
  تعتبر هذه القائمة قائمة أعمال الموظف، والسبب في اختيار مدة الأسبوع حتى تكون الفترة الزمنية المحددة لأغلب الدراسات في مجال توزيع الأعمال يرجع إلى الافتراض الذي يقول بأن هذه الفترة كافية؛ لأنها تحتوي كل الأعمال التي قد يقوم الموظف بها في أي وقت.
  وهذا الافتراض يبدو أنه صحيح بالنسبة لأغلب الوظائف، إلا أنه توجد وظائف ترتفع فيها كمية العمل في فترات محددة، وتصبح قليلة في فترات أخرى، فإذا كانت تغييرات واسعة في كمية العمل في فترات زمنية أطول من مدة الأسبوع، فإن من الأفضل تمديد مدة الدراسة حتى تصبح أكثر من أسبوع، أو قد يكون من الأحسن إعداد خريطتين لتوزيع العمل تمثل الأولى الأسبوع الذي لا يكون فيه ضغط للعمل، والثانية تمثل الأسابيع التي يرتفع فيها ضغط العمل.
  

نموذج جدول الأعمال اليومية للموظف الشامل: