كيفية حساب التكلفة للآلات المكتبية

بعد القيام باختيار الآلة المكتبية المناسبة والوصول للقرار الأولي من أجلها، فيجب قبل القرار النهائي أن يتم حساب التكاليف التي تنتج عن شراء الآلة.

مفهوم الآلات المكتبية:

هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.

عناصر يجب مراعاتها قبل الاختيار الأولي للآلات:

عند اختيار الآلة يجب أن بتم مراعاة بعض الامور الهامة منها: سهولة تشغيل الآلة، خدمات الصيانة التي تقدّم لها وتوفير قطع التبديل المناسبة، المرونة والمتانة والقوة، تكاليف التشغيل، قابلية النقل والحمل للآلة، الشكل العام للآلة، تكلفة الآلة.

حساب التكلفة للآلات المكتبية:

قبل اتخاذ القرار النهائي بخصوص الآلة، يجب أن تكون عناك مقارنة بين تكاليف الآلة السنوية وبين التكاليف السنوية للقيام بالأعمال بالوسائل اليدوية أو بالوسائل اليدوية، باستخدام بعض الآلات البسيطة. وفيما يلي توضيح للتكاليف السنوية التي يجب أن تأخذ بعين الاعتبار عند القيامن بالمقارنة.
وهي كالآتي:

• تكاليف يدوية:
  
  • الرواتب والأجور والعلاوات والمكافآت.
    
  • تكاليف التجهيزات المكتتبية والتي تشمل خصم الاستهلاك على الآثاث والمكونات الأخرى الموجودة في المكتب.
    
  • التعاقد.
    
  • القرطاسية.
    
  • العوائد والامتيازات الأخرى.
    
• الوسائل والآلية:
  
  • تكاليف الموظفين الذين يقومون بتشغيل الآلات من رواتب وأجور ومكافآت وغيرها.
    
• تكاليف الآلات:
  
  • الفائدة على رأس المال.
    
  • تكاليف إستئجار الآلة إذا كان ذلك مناسب.
    
  • خصم الاستهلاك.
    
  • التجهيزات المكتبية.
    
  • تكاليف التيار الكهربائي المشغّل للآلة.
    
  • تكاليف الصيانة.
    
  • القرطاسية واللوازم الأخرى اللازمة للآلة.
    

وعند إجراء المقارنة بين التكاليف السنوية للقيام بالعمل بواسطة الوسائل اليدوية والوسائل الآلية، فإذا تبيّن نتيجة الدراسة ان أحدهما تفوق على الأخرى والتكاليف كانت أقل فيؤخذ بها، أمّا إذا كانت النتيجة متساوية للوسيلتين من حيث التكلفة فيفضّل في البلدان النامية أن تأخذ بالوسائل اليدوية؛ لأن ذلك يقلّل من نسبة البطالة وتوفير فرص عمل للعاطلين عن العمل وفيه تقليل من المشاكل التي تنجم عن الآلات.