تساهم خريطة سير الإجراءات في تسلسل الخطوات التي تمر بها المعاملة منذ أول خطوة حتى النهاية، حيث يوجد نوعين من خرائط سير الإجراءات خرائط سير العمليات العادية وخرائط سير الإجراءات ذات الاعمدة المتعددة.
خريطة سير الإجراءات العادية:
توضّح خريطة سير الإجراءات الخطوات بأسلوب تفصيلي للمهمة من نقطة البداية إلى نقطة النهاية، حيث تعتبر من أحسن الطرق التي تستخدم لتحليل الإجراءات ودراستها ووضع الاقتراحات للإجراءات المبسطة، فهي تصوّر بطريقة دقيقة كل العمليات التي تُنفّذ على المهمة وكل الخطوات التي تمر فيها، مهما كانت بسيطة وتعرضها في شكل مُبسَّط، وبطريقة متسلسلة خطوة فخطوة؛ بحيث تجهز العقل بالتفكير الصحيح لإنشائها وتساهم في التساؤل عن السبب والمبرر لوجود كل خطوة من الخطوات.
ونتيجة التسأول عن الخطوات وتحليلها يمكن معرفة نقاط الضعف في الإجراءات، ومعرفة الخطوات غير الهامة فيها وعلى مناطق وجود أسباب المعوقات التي تعرقل سير المهمة والتي تُسمَّى (عنق الزجاجة Bottleneck)، من ثم اقتراح الإجراءات الأبسط والأسرع لتنفيذ الأعمال. ويستخدم عند رسم خريطة سير الإجراءات العادية نموذج جاهز، توجد فيه رموز موحّدة تم الاتفاق عليها، هذا النموذج يسهل دراسة وتحليل الإجراءات.
رموز خريطة سير الإجراءات العادية:
قام مفكرو التنظيم بتحديد أنواع العمليات التي تنفذ على المهام أثناء سيرها من البداية حتى النهاية، فوجدوا خمسة من هذه الأنواع للعمليات؛ ليتم تسهيل مهمة التتبع لسير الإجراءات قد قاموا بوضع رموز لها وأصبحت من الرموز معروفة في كل أنحاء العالم، وتستخدم في نطاق كبير في الكتب ومن الضروري للمحلل الإداري المعرفة التامة بها، والرموز هي كما يلي:
- رمز الدائرة الكبيرة(⚪): يكون الإجراء المقصود به هو العمل، تكون الدلالة هو إجراء عملية على المعاملة وتشتمل هذه العملية على الكتابة أو غيرها من العمليات، مثل تسجيل المعاملة أو الكتابة عليها، أو القيام بملء الفراغات في النموذج، أو التوقيع على المعاملة، أو القيام بالختم والتسجيل والفهرسة وغيرها من مهام المكتب المعروفة.
- رمز السهم(←): وفي الكتب القديمة للتنظيم كان عبارة عن دائرة صغيرة (о)، وتعني نقل المعاملة أي الإجراء هو النقل، تكون الدلالة هنا انتقال المعاملة من موظف إلى آخر أو من مكتب إلى آخر؛ ليتم إجراء العمليات اللازمة على المعاملة، ويكون الانتقال من مكتب إلى آخر في نفس الغرفة أو بين مكاتب في غرف متباعدة حسب وجود الموظفين.
- رمز المربع(⬜): ويكون الإجراء هنا هو التدقيق أو المراجعة، أمّا الدلالة وهي إجراء التدقيق والفحص والمراجعة على المعاملة.
- رمز حرف الدال (D): حرف الدال باللغة الإنجليزية مأخوذ من الحرف الأول لكلمة (Delay)، والتي تعني تأخير وبالعربية يكون الرمز عبارة عن نصف دائرة يكون اتجهاها لليمين، ويكون الإجراء هو التأخير أو الانتظار أو التأجيل، والدلالة هي الانتظار وتأخير المعاملة على مكتب الموظفين دون أن يتخذ أي إجراء عليها، فالتأخير قد يكون سببه لغرض البحث عن أصل المعاملة أو الحصول على استفسار من أجلها، أو سبب تهاون الموظفين وعدم رغبتهم بإنجاز العمل.
- رمز المثلث المعكوس (∇): أو الهرم المقلوب، ويكون الإجراء هنا الحفظ والتخزين للمعاملة، وتدّل على حفظ المعاملة في الملفات وثم وضعها في خزائن محددة بعد إنهاء الإجراءات عليها.
