اقرأ في هذا المقال
- طرق معالجة حالات عدم الطابقة
- التقارير التي يتم اعتمادها في المراجعة الداخلية للقيام بالأفعال التصحيحية
لتنفيذ المراجعة الداخلية في المنظّمة هناك مجموعة من الخطوات المتسلسلة، التي لها مجموعة من الشروط يجب أن يتم تطبيقها وتنفيذها بإتقان، فبعد القيام بمرحلة الإعداد والتخطيط في المراجعة الداخلية، القيام بمرحلة التنفيذ والقيام بالمرحلة الثالثة وهي مرحلة إعدا التقارير، تأتي المرحلة الرابعة والأخيرة وهي مرحلة متابعة تنفيذ الأفعال الناتجة في المراجعة الداخلية.
وقد تكون نتائج التقرير الذي تمَّ إعداده هو وجود حالات عدم المطابقة. ويوجد طرق معينة يتم اتباعها من قبل المنظّمة وفريق المراجعة لحل مشكلة عدم المطابقة.
طرق معالجة حالات عدم الطابقة:
- قيام المُراجع عليه بتحديد الأفعال التصحيحية التي سوف يقوم بها؛ حتى تتم إزالة الأسباب الجذرية لحالات عدم المطابقة، مع تحديد التاريخ المخطط له للانتهاء من الفعل التصحيحي لكل حالة من حالات عدم المطابقة، على نفس التقرير أو رفع الحالات هذه ضمن تقرير المراجعة الداخلية لممثل الإدارة.
- الاكتفاء بتوقيع المُراجع عليه على تقارير حالات عدم المطابقة، كما يجب أن يتم الإعلام الشفهي بالتصحيح المطلوب، بالإضافة إلى رفع الحالات ضمن تقارير المراجعة الداخلية لممثل الإدارة، أو القسم التابع له المراجع عليه. ويتم تحديد الإجراء المُتَّخذ كعقاب للموظفين أو إنذاره، حسب أهمية حالات عدم المطابقة، كما يجب أن يتم أخذ الإجراء التصحيحي عن طريق رئيس القسم؛ وذلك بالتوجيه للموظف المراجع عليه بالإجراء التصحيحي.
التقارير التي يتم اعتمادها في المراجعة الداخلية للقيام بالأفعال التصحيحية:
- (FR- QS-11 Corrective, Preventive Action Request) (طلب الإجراء التصحيحي/ الوقائي): يجب أن يُشير تقريرالمراجعة بضرورة القيام بالأفعال التصحيحية أو الوقائية، لعمل ما سبق ويجب أن يتم اعتماد هذا التقرير، كما يجب أن يكون مناسب للحالة التي تم اكتشافها. وهذه الأفعال يتم تحديدها بواسطة الجهة التي يتم المراجعة عليها، أو عن طريق إدارتها أو عن طريق ممثل الإدارة بعد الحصول على الموافقات اللازمة من الإدارات المعنية ضمن التقريرين.
- تقرير ( fR-QS- 12 Corrective, Preventive Action Status Log) (سجل طلب إجراء تصحيحي/ وقائي): في هذا التقرير يجب الاحتفاظ بكل طلبات الإجراءات التصحيحية والوقائية والرجوع إليها مستقبلاً عند التقييم.
ملاحظة:يجب التحقق من الإجراءات التصحيحية وكفاءتها. ويمكن أن يكون هذا التحقق جزء من عملية المراجعة التالية. وينص برنامج المراجعة على قيام أعضاء فريقالمراجعة بالمتابعة؛ للتصحيح المطلوب من المُراجع عليه.
