عند القيام بكتابة الرسالة يجب أن تتم بخطوات متتالية ومتناسقة وسليمة؛ حتى يتم الحصول على رسالة استراتيجية ناجحة.
خطوات كتابة الرسالة الاستراتتيجية:
- استطلاع آراء الموظفين ومجلس الإدارة: تكون بطريقة انفرادية لكل يقوم كل شخص منهم بإفصاح عمّا يراه من عبارات مكتوبة، تعمل على تغطية رسالة المنظّمة؛ لأن الاستطلاع بشكل جماعي لا يعطي النتيجة المطلوبة.
وذلك بسبب:- الاجتماع الموسع لا يفضي إلى نتيجة.
- صاحب النفوذ في المنظّمة ربما يعمل على خمد أفكار جيدة.
- عدم رغبة بعض المشاركين في الجلوس لثلاث ساعات في اجتماع، دون الوصول إلى صياغة مفيدة.
- الاجتماع الموسع لا يفضي إلى نتيجة.
- استبيان الموظفين: وتكون من خلال ندوات صغيرة أو من خلال البريد الإكتروني.
وتكون تتحدث عن:- قيم المنظّمة.
- الأهداف التي ترغب بها المنظّمة.
- الخدمات الأساسية التي تقدمها المنظّمة.
- الإنجازت التي تتفرد بها المنظّمة.
- قيم المنظّمة.
- وضع الإجابات في القائمة: بعد تلقي الإجابات من كل الذين قاموا بالاستبان. وبالرغم من ظهور اختلافات في الإجابات بناءً على المستوى الوظيفي والمهني للموظفين في المنظّمة، منها يكون بعيد عن الاتجاه العام للرسالة وشروط صياغتها، أمَّا القسم الآخر ينسجم مع اتجاها وشروط الصياغة وأهداف المنظّمة. وبما أنها مرحلة أولى توضع كل الإجابات في قائمة واحدة بالرغم من اختلافها.
- غربلة الاجابات: ويتم هذا باختيار مجموعة من الاشخاص الذين كانت إجابتهم متباينة، لكن ضمن الإطار المُعبّر عن رسالة المنظّمة.
وتكون مهمتها علاج ما يلي:- استبعاد الأفكار التي وردت في الاستبيان التي لا تقوم بوصف الخدمات الأساسية للمنظّمة جيدًا.
- اختيار العبارات التي تمثل معنى واحد والعمل على استخراج عبارة واحدة ذات معنى.
- استبعاد الأفكار التي وردت في الاستبيان التي لا تقوم بوصف الخدمات الأساسية للمنظّمة جيدًا.
- نسج الرسالة: وهو القيام ببدء جمع المفاهيم والعبارات التي تم الاتفاق عليها، كذلك العمل على وضعها في إطار يحتوى على رسالة تتكلم عن اسم المنظّمة والمستفيدون من خدماتها وضمن مجال معين.
ولا بُدّ من ملاحظة مايلي:- توسيع مساحة الرسالة أي وضعها ضمن مساحة تستوعب ما تعمل به المنظّمة وما يمكن تجزئته في المستقبل.
- وضع بدائل لصياغة الرسالة وتكون الخبدائل ما بين من (2-5) بدائل.
- توسيع مساحة الرسالة أي وضعها ضمن مساحة تستوعب ما تعمل به المنظّمة وما يمكن تجزئته في المستقبل.
- استفتاء الموظفين بالبدائل الموضوعة: وهو أن يؤخذ برأي الموظفين بالبدائل التي تم الوصول إليها، للرسالة وتأشير نتائج الاستفتاء.
- عرض نتائج الاستفتاء: أن يتم عرض ما توصل إليه على مجلس الإدارة؛ ليقوم باختيار البديل الذي حصل على أعلى درجة في الاستيفاء الذي حقق شروط الرسالة الجيدة.
- اعتماد البديل الأفضل: وهو ما ينتج من قرار مجلس الإدارة.
