رسالة المنظَّمة

عندما يتم الانتهاء من صياغة رؤية المنظَّمة سوف ننتقل إلى المرحلة التي تليها وهي صياغة رسالة المنظَّمة، وتكون الرّسالة عبارة عن مُلخص لما هو موجود بالمنظَّمة.

تعريف الرسالة

هي صورة المنظَّمة يتم نقلها للمُستفيدين والمجتمع، وتوضّح سبب وجود المنظَّمة وأهدافها، وتساعد في إرشاد الإدارة والموظفين عند صنع القرار، وتكون الرّسالة فعَّالة عندما تخبرنا عن وجودها وأهدافها كاملة في أقلّ من دقيقة.

أهمية الرسالة للمنظمة

• تعزيز انتماء العاملين داخل المنظَّمة.
  
• يسعى كل أطراف المنظَّمة إلى تحقيق هدف واحد.
  
• لديها فلسفة واحدة وبالتّالي تسهّل التّعامل مع الأطراف الدّاخلية والخارجية للمنظَّمة.
  
• تخلق لدى العاملين شعور بجدية الإدارة العليا بتحقيق أهدافها.
  

العوامل التي توثر على كتابة الرسالة

• البيئة الدّاخلية: وهو تقييم البيئة الدّاخلية للمنظَّمة ومعرفة نقاط القوة والضعف فيها.
  
• البيئة الخارجية: وهو تقييم البيئة الخارجية للمنظَّمة ومعرفة الفرص والتّحديات التي تواجهها.
  
• بماذا تهتم الإدارة؟ وما هي قضاياها الرئيسية؟
  
• الفلسفة التي تتبعها المنظّمة وقيمها.
  
• طموحات والمُستفيدين من المنظَّمة ورغباتهم.
  
• اهتمامات مجتمع المنظَّمة.
  

خصائص الرسالة الجيدة

• أن تصف المنظَّمة من حيث ( ما هي الأهداف؟ من الجمهور؟ كيف سنحقق ما نريد؟)
  (What, Who, How, and Why)
  
• الوضوح والفهم لكلِّ الأفراد.
  
• عرض المقاصد والتّوجُّهات التي تسعى لها المنظَّمة حتى تكسب الدّعم للوعود التي قطعتها على نفسها.
  
• أن تمتاز بالاختصار حتى يُسهل تذكرها.
  
• أن تقدر المنظَّمة على ترجمتها إلى برامج وسياسات.
  
• أن تحتوي على كل عناصر القوة الموجودة في المنظَّمة.
  
• أن تبقى علاقتها بالبيئة التّي تعمل بها قوية.
  

خطوات كتابة الرسالة

لأجل كتابة رسالة جيدة يفضل اتباع الخطوات التّالية:

1. التّعرف على آراء مجلس الإدارة والعاملين:
   بأسلوب انفرادي لكي يفصح كل واحد منهم عمَّا يراه بعبارات مكتوبة تغطي رسالة المنظَّمة؛ لأن الاستطلاع من خلال الاجتماعات قد لا يفيد بسبب:
   – الاجتماع الموسَّع لا يعطي نتيجة.
   – البعض لا يفضّل الجلوس لوقت طويل في الاجتماع.
   
2. الاستبيان:
   يكون للعاملين في المنظَّمة من خلال البريد الإلكتروني أو النّدوات التي تتحدث عن:
   – قيم المنظَّمة.
   – الأهداف المرغوبة للمنظَّمة.
   – الخدمات الأساسية التّي تقدمها المنظَّمة.
   – المنجزات التي تنفرد بها المنظَّمة.
   
3. وضع الإجابات في قائمة:
   بعد أن يتم تلقي إجابات الاستبانة، وتنوّع الإجابات التي تمَّ الحصول عليها بسبب اختلاف المستويات الإدارية، فيكون بعضها ينسجم مع الرّسالة وصياغتها وبعضها بعيد.
   
4. غربلة الإجابات:
   ويكون ذلك باختيار مجموعة من الأفراد الذين جاءت إجاباتهم قريبة من الإطار العام المعبر عن الرّسالة.
   
5. نسج الرّسالة:
   وهو جمع المفاهيم والعبارات المُتفق عليها ووضعها في إطار واحد، وتكون رسالة فيها اسم المنظَّمة، والجمهور المقدَّم لهُ الخدمة ضمن مجال معين، ووضع بدائل لصياغة الرّسالة.
   
6. استفتاء العاملين بالبدائل الموضوعة:
   أخذ رأي العاملين بالبدائل التي تم وضعها، وثم التّوصل إلى الرّسالة وتأشير نتائج الاستفتاء.
   
7. -عرض نتائج الاستتفتاء:
   وقيام مجلس الإدارة باختيار البديل الأكثر استيفاء لشروط الرّسالة.
   
8. اعتماد البديل الأفضل:
   وهو في ضوء ما قرَّره مجلس الإدارة.
   

مكونات الرسالة

تحتوي الرّسالة على مجموعة من المكوّنات الأساسية وهي:

• الزّبائن والمستفيدين.
  
• السّلع والخدمات.
  
• نطاق تقديم السّلع والخدمات.
  
• بقاء وديمومة المنظَّمة.
  
• التّكنولوجيا.
  
• فلسفة المنظَّمة.
  
• صورة المجتمع.
  
• مؤهلات المنظَّمة.
  
• العاملون.