ما هي طرق المعالجة المحاسبية لدفتر الاستاذ العام؟

ما هو دفتر الأستاذ العام؟

يُطلق اسم دفتر الأستاذ على السجل الذي يحتوي على جميع الحسابات المتعلقة بالمؤسسة، بحيث يتمتع كل حساب بصفة خاصة تُميزه عن الحسابات الأُخرى. ويتم تسجيل جميع العمليات والحركات المالية في صفحة دفتر الأستاذ التي أثَّرت به سواء كانت حركات مدينة أو دائنة، وذلك بحسب طبيعة القيوم التي تم تسجيلها في دفتر اليومية، فبعد أن يتم التسجيل في دفتر اليومية على شكل قيود محاسبية، يليها مرحلة ترحيل الحسابات إلى القيود الخاصة بها الموجودة في دفتر الأستاذ، حيث يوجد نموذجين لصفحة الحساب في دفتر الأستاذ وهما ما يلي:

1– النموذج المعياري للحساب:

يستخدم هذا النموذج في الشركات التي تتسم بالنواحي العملية، ويطلق عليه نموذج الثلاث أعمدة؛ لأنه يحتوي على ثلاثة أعمدة وهي: المدين، الدائن والرصيد ويتم حساب الرصيد الخاص بكل حساب بعد الانتهاء من كل عملية مالية. وهو يُمثل الشكل التالي:

2– نموذج T-account:

يستخدم هذا النموذج؛ لغايات التدريس والتعليم؛ بحيث تظهر هذه الصفحة على شكل حرف “T” باللغة الإنجليزية؛ بحيث يكون الطرف الأيمن منه هو حساب المدين”منه” والطرف الأيسر هو الحساب الدائن “له”. ويكون شكل T-account في السجلات المحاسبية كما يلي:

3- دفتر الاستاذ المساعد:

يُعتبر دفتر الأستاذ المساعد نوع آخر متفرع من دفتر الأستاذ، ويندرج تحت نفس المسمى ويُعامل بنفس معاملة دفتر الأستاذ، وعادةً ما يتم فتحه حسب حاجة المؤسسة؛ لمساعدة حساب المدينون؛ بحيث يتم تخصيص لكل عميل أو ذمة مالية صفحة خاصة به يتم نقل جميع الحركات المالية الخاصة به إليها المدينة والدائنة؛ وذلك لتسهيل معرفة رصيد كل حساب من هذه الحسابات بكل سهولة. وكذلك يتم فتح دفتر الأستاذ المساعد لحساب المصاريف؛ ليتم تخصيص لكل من هذه المصاريف صفحة خاصة به.

كيفية الترحيل إلى دفتر الأستاذ:

المقصود من عملية الترحيل هو القيام بنقل جميع العمليات المالية المسجلة في دفتر اليومية، وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام. بحيث يتم ترحيل كل مبلغ مدين مُسجل في دفتر اليومية إلى الطرف المدين من دفتر الأستاذ. وكذلك يتم ترحيل كل مبلغ دائن مسجل في دفتر اليومية إلى الطرف الدائن الموجود في دفتر الأستاذ العام. ويبين الجدول أدناه بعض الأمثلة على الترحيل لبعض القيود المسجلة في شهر شباط لمؤسسة الولاء:

1- الترحيل للقيد الاول:

في هذه الخطوة يجب القيام بترحيل الأرصدة والقيود من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ. ونلاحظ في القيد الأول أن الحسابات التي تأثرت بالعملية المالية هما حساب البنك وحساب الصندوق؛ حيث تم تسجيل حساب الصندول في دفتر اليومية في الجانب المدين بينما تم تسجيل حساب البنك في الطرف الدائن. وللقيام بعمليات الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام يجب أن يتم نقل المبالغ المدينى لحساب الصندوق الظاهر في دفتر اليومية إلى الجانب المدين “منه” إلى حساب الصندوق في دفتر الأستاذ. وكذلك القيام بعملية نقل المبالغ الدائنة إلى حساب البنك من دفتر اليومية إلى الجانب الدائن”له” إلى حساب البنك في دفتر الأستاذ. وتتم العملية في الجداول المحاسبية كما يلي:

2- ترحيل القيد الثاني:

في القيد الثاني الحسابات التي تأثرت بالعملية المالية هي حساب الصندوق وحساب مصروف الكهرباء، حيث تم تسجيل حساب مصروف الكهرباء في دفتر اليومية في الجانب المدين، بينما تم تسجيل حساب الصندوق فتم فتحه وتسجيله في الجانب الدائن. وللقيام بعملية الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام يجب القيام بنقل المبلغ الدائن لحساب الصندوق من دفتر اليومية إلى الجانب الدائن في دفتر الاستاذ. وتتم العملية في الجداول المحاسبية كما يلي:

ملاحظة: نلاحظ كيفية تغير حساب الصندوق عند القيام بعملية الترحيل في القيد الثاني، فعند القيام بترحيل القيد الأول كانت القيمة المدينة 2500، ثم بعد إضافة القيد الثاني أصبح مدين بقيمة 2500 وجائن بقيمة 500 دولار؛ حيث يُعتبر الفرق بين قيمة المدين والدائن هو الرصيد الفعلي لحساب الصندوق.

كيفية ترصيد الحسابات:

من خلال عملية الترصيد يتم إيجاد الفرق بين المبالغ المدينة والمبالغ الدائنة لجميع الحسابات الموجودو في دفتر الأستاذ العام والدفاتر المساعدة، وهذا الفرق بين المبالغ يُمثل رصيد الحساب، فإذا كان مجموع المبالغ المدينة أكبر من المبالغ الدائنة فإن الرصيد الذي سوف يظهر هو رصيد مدين، والعكس صحيح إذا كان الرصيد الدائن أكبر من مجموع الرصيد المدين فإن الحساب سيكون دائن، بينما إذا كان الرصيد الدائن يساوي الرصيد المدين عندها يكون الرصيد يساوي صفراً.
على سبيل المثال، إذا كانت مجموع الحركات المدينة في حساب الصندوق خلال السنة المالية تساوي 100.000 دولار، وكذلك مجموع الحركات الدائنة لنفس الحساب تساوي 70.000 دولار. حيث يُعتبر الفرق رصيد حساب الصندوف في نهاية السنة المالية والذي يُقدر ب 30.000 دولار. في هذه الحالة يكون رصيد الصندوق مدين بقيمة 30.000 دولار، ويتم ترصيد كل الحسابات تبعاً للنموذج بالخطوات التالية:

• يتم العمل على تجميع جميع المبالغ المسجلة في الطرف المدين، وكذلك جمع جميع المبالغ المسجلة في الطرف الدائن.
  
• بعد الخطوة السابقة يتم تسجيل القيمة الأكبر في نهاية صفحة الأستاذ.
  
• أخيراً يتم تسجيل الفرق في الجانب الأقل، حيث يُعتبر الفرق الرصيد لحساب دفتر الأستاذ، ويكون الرصيد بناءً على طبيعة الفرق بين الحسابين.
  

ومن خلال اتباع نفس للمثال السابق، والمطلوب من المحاسب هو القيام بترحيل وترصيد حساب الصندوق من دفتر اليومية إلى دفتر الاستاذ، عندها سوف يظهر حساب الصندوق على الشكل التالي:

رصيد الحساب الموجود والمسجل في دفتر الأستاذ العام لحساب الصندوق المدين، والذي يسُجل بقيمة 2000 دولار. حيث أن الحسابات ذات الطبيعة المدينة مثل حسابات الأصول وحسابات لمصاريف الشخصية والمصاريف بشكل عام في أغلب الأحيان يكون رصيدها مدين، بينما الحسابات ذات الطبيعة الدائنة مثل حساب الالتزامات، وحساب الإيرادات وكذلك حسابات رأس المال عادة ما تكون ذات أرصدة دائنة.

ويُعتبر استخدام البرامج المحاسبية على الكمبيوتر من أهم الإجراءات التي تُساعد على تسهيل الإجراءات والعديد من العمليات المحاسبية، وكذلك تعمل على تسريع الإنجازات وتقليل الوقت والجهد مقارنة مع كتابة القيود وترحيلها وترصيدها بشكل يدوي، فعن طريق البرامج الحاسوبية المتطورة يستطيع المحاسب كتابة القيد وكذلك يقوم الربنامج نفسه بالقيام بجميع الإجراءات اللازمة، من خلال كبسة زر بسيطة وغير مُجهدة وكذلك التأكد من صحتها.