يكون لدى المنظّمة حاجة لوضع مقاييس العمل عندما ترغب الإدارة في أن تعرف تكاليف القيام بالأعمال؛ لأجل مراقبة هذه التكاليف والتقليل منها، وعندما تخطط الإدارة لوضع نظام الأجور التشجيعية لموظفيها ولغيرها من الأهداف. ويوجد عدة طرق لوضع مقاييس معيارية للوقت والعمل.
طرق وضع مقاييس العمل:
1. سجلات الإنتاج:
هذه الطريقة من أكثر الطرق انتشارًا لوضع مقاييس الوقت والعمل في المكاتب، ومُلخص هذه الطريقة في تنظيم السجلات لإنتاج الموظفين يسجل فيها إنتاج كل موظف خلال فترة محددة من الزمن، ثم يتم جمع الإنتاج خلال هذه الفترة ويتم استخراج معدّل الإنتاج للموظف؛ وذلك بعد إجراء التعديلات البسيطة عليه. أمّا المدة الزمنية التي يُسجّل من خلالها إنتاج الموظف، فيجب أن تُمثّل معظم الفترة الزمنية من ناحية النوعية وكمية العمل الذي ينجزه الموظف، وأن تتضمن كل الأعمال التي قد يطلب من الموظف القيام بها في أي وقت من الأوقات.
ويُستخدم في هذه الدراسة نموذج محدد يُسمَّى سجل الإنتاج اليومي للموظف، وتوزّع هذه النماذج على الموظفين ليقوموا بتعبئتها بأنفسهم بعد توضيح كيفية التعبئة. وتُسلّم هذه النماذج المعبأة للمشرفين إمّا بشكل يومي أو في نهاية الأسبوع، ويقوم المشرف بإعداد كشف أسبوعي بين إنتاج كل موظف من مختلف أنواع الأعمال التي قام بها، خلال المدة الزمنية المحددة بأسبوع ويُرسل المشرف صورًا من الكشف إلى الإدارة العليا، وللجهات المسؤولة عن إجراء الدراسة.
وهذه الطريقة من أسهل وأبسط طرق القياس لعمل الموظف، ومن ميزاتها أنها بسيطة وأن الموظفون يتجاوبون كثيرًا عند إجراء الدراسة، خاصةً إذا كان الهدف واضح منذ البداية وأن الموظفين يعملون بمعدلات إنتاج يومية، فإنهم يبذلون أقصى جهدهم حتى يبقى الإنتاج عالي وفي مستوى معين؛ بحيث يكون على الأقل وفي نفس مستوى معدل الإنتاج المحدد.
أمّا سلبية هذه الطريقة هو الاعتماد على سجلات الإنتاج القديمة، فمقاييس العمل توضع على أساس معدلات إنتاج الموظفين سابقًا؛ لذلك ما تبينه هي معدلات الإنتاج في الماضي وليس معدلات الإنتاج في الحاضر. وللتخلص من هذه المشكلة فإن مقاييس العمل يتم وضعها على أساس معدلات جديدة، تعكس الوضع الحاضر لمعدلات الإنتاج وتوضع المقاييس على أساس دراسات تُجرى على موظف واحد، أو عدد منهم وليس على أساس معدلات الإنتاج السابقة.
وعند القيام بإجراء دراسة لقياس العمل نختار عدد من الموظفين المدربين الذين يقومون بأعمال متشابهة، ونطلب منهم القيام بأعمالهم بنفس السرعة التي يقومون بها بأعمالهم يوميًا، كما نُسجّل إنتاجهم خلال ساعة واحدة وبحضور المشرف عند إجراء الدراسة؛ للتأكد من أن الموظفين يقومون بالأعمال بنفس السرعة. وتكرّر التجربة خلال عدد من الأيام ثمَّ نقوم بجمع الناتج خلال مدّة الدراسة وبعدها نحصل على معدل الإنتاج اليومي للموظف الواحد، ثم نأخذ بعين الاعتبار التجاوزات المسموح بها للتعب والتأخير والاهتمام بالحاجات الشخصية، التي تقدّر عادةً ب 10% من وقت العمل.
ويتم استخراج معدل الإنتاج بعد القيام بإجراء التعديلات على الأرقام التي تمَّ الحصول عليها، وبعدها يمكن تحديد مقاييس العمل في المنظّمة، وحتى تكون مناسبة يجب أن تساير التغيرات التي تحدث على المنظّمة، ويجب إجراء الدراسات من وقت لآخر على المقاييس لأجل التعديل عليها.
نموذج سجل الإنتاج اليومي للموظف:
سجل الإنتاج اليومي للموظف2. دراسة العمل بواسطة العينات:
دراسة العمل بواسطة العينات تعتبر من أدق وسائل قياس العمل، فالدراسة تتكون من عدد كبير من الملاحظات تؤخذ في فترات زمنية بشكل عشوائي، وتُسجل في كل ملاحظة نوع العمل الذي يقوم به الموظف وسرعته، ومن هذه الملاحظات يتم استخراج النسبة المئوية لطريقة توزيع الموظف لأوقاته بين مختلف الأعمال التي يقوم بها، ومقياس الدقّة لدراسة العمل بواسطة العينات في كثرة الملاحظات، فكلّما كان عدد الملاحظات كبير كلّما كانت درجة الدقّة أكبر.
نموذج لدراسة العمل بواسطة عينات:
نموذج عمل أجريت علية دراسة لقياس العمل 3. دراسة الوقت:
عند القيام بدراسة الوقت لقياس العمل فإن المحلّل الإداري يستعين بساعة الوقف المعروفة، وقبل أن يبدأ بإجراء الدراسة فإن العملية تقسم إلى عناصر رئيسية ويقاس الوقت اللازم لإنجاز كل عنصر من عناصر العملية بواسطة ساعة الوقف. ويتم تسجيل نتيجة القياس على نموذج خاص، وتؤخذ القياسات أثناء القيام بالعملية وتسجّل عدة قياسات أثناء قيام العامل بالعملية لأكثر من مرّة، ثم يتم استخراج المعدلات لكل عنصر من عناصر العملية ويتم إليها إضافة تجاوزات المسموح بها للتعب وقضاء الحاجات الشخصية، وبذلك نحصل على الوقت القياسي لإنتاج وحدة واحدة من وحدات العمل، ومن ذلك يمكن أن نحصل على معدلات الإنتاج القياسية في الساعة لمعرفة معدل الإنتاج.
