من الممكن اعتبار أن خطوتين المتابعة والتقييم هما خطوتان مكملتان لعملية التخطيط؛ للتأكد من الخطة تسير بالشكل الصحيح ومن أن العمل تم تنفيذه كما هو مخطط له، وتم الحصول على النتائج المرجوة لا بُدّ من أن تقوم المؤسسة بعملية المتابعة والتقييم في مختلف المراحل التطبيقية للخطة.
فوائد وضرورات المتابعة والتقييم:
تُعتبر عملية المتابعة والتقييم من أهم الأعمال التي تقوم بها المؤسسة وتُعتبر ضرورة من الضروريات؛ لذلك عادةً ما تتبع عملية تنفيذ الخطة عمليتي المتابعة والتقييم؛ للتأكد من أن العمل يجري بالشكل الصحيح وكذلك لضمان الوصول إلى الأهداف المطلوبة. ومن أهم فوائد المتابعة والتقييم ما يلي:
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، هو أن الشركة أو المؤسسة تقوم بعملية مراجعة الأعمال التي تم إنجاز من الخطة المالية الموضوعة، كذلك تحديد الأعمال المتبقية بدون تنفيذ ومن الممكن في هذه المرحلة مراقبة وتحديد نقاط الضُعف والفشل في عملية تنفيذ الخطة المالية؛ ممّا يُمكن المسؤولين والإداريين الوقوف على أسباب والمسببات التي أدت إلى عدم تحقيق الأهدتف الموضوعة.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، القيام بعملية تحسين أداء المؤسسة أو الشركة، خصوصاً بعد أنيحصل المسؤولين على تقارير؛ نتيجة عملية المتابعة والتقييم التي قاموا بها؛ ممّا يؤدي إلى مساعدتهم على اتخاذ قرارات متعلقة بتعديل الأخطاء التي حدثت.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، القيام بالتعرف على جميع الآثار الخاصة بعملية تنفيذ الخطة على جميع الأفراد المستفيدين من هذه الخطة وكذلك آثارها على المجتمع ككل.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، يتم العمل على تطوير نقاط القوة والضعف، وكذلك القيام بعملية إعادة استخدام الأمور الجيدة التي ساهمت على تطوير المؤسسة.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، تتم عملية مراقبة الموازنة المالية والسيطرة على جميع النفقات التي في غير موضعها، أو النفقات الزائدة التي لا تعود على المؤسسة بالأرباح.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، تضمن المؤسسة من مشاركة جميع الأفراد العاملين في المؤسسة أو في الشركة، والتأكد من مشاركتهم بنتفيذ الخطة المُقدمة إليهم ومن أداء أدوارهم على أكمل وجه.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، القيام بمنح جميع المساهمين والمستثمرين وكل الأفراد القائمين على المشروع المالي من أن العملية تسير كما هو مخطط لها.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، القيام بعملية تحديد المسؤوليات الخاصة بمرحلة التنفيذ والتقييم، وكذلك الإطلاع على أداء المنفذين.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، للتعرف على جميع العناصر التي اختلفت عمّا هو متوقع وما تحقق بشكل فعلي.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، القيام بجميع عمليات التصحيح والتعديل الواجبه، بناءً على ما تم بيانه من عملية المتابعة والتقييم.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، مقارنة الأعمال بداخل المؤسسة مع المؤسسات المنافسة والمشابهة.
- من أهم أسباب استخدام عمليتي المتابعة والتقييم، الحصول على كافة المعلومات الخاصة بعملية تنفيذ الخطة والاستفادة منها في المراحل القادمة عند عمليات إعداد الخطط المماثلة.
