عندما يتم تجهيز المكتب بالآلات وإدخال هذه الآلات المكتبية إلى العمل في المنظّمات، فإن لها مجموعة من الفوائد التي تُحقّق لهذه لمنظّمات، تعرَّف عليها من خلال هذا المقال.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب وفي حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها، والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا وغير ذلك، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، والآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.
فوائد الآلات المكتبية:
- زيادة السرعة في إنجاز الأعمال:
إن القيام بالأعمال بواسطة الآلات يحقّق السرعة في الإنجاز، فالآلات السريعة في أعمالها لا تتعب كما يتعب الإنسان، وتظهر أهمية الآلات وفائدة السرعة عندما يتحتّم القيام ببعض الأعمال في أوقات محددة وقصيرة. - زيادة الأمن والسلامة في المنظّمة:
إن وجود الآلات يقلّل من فرص السرقة والاحتيال في المنظّمة، كما يقلّل من فرص حدوث الحرائق فيها. - التخفيض في التكاليف:
تساهم الآلات في تخفيض نفقات القيام بالأعمال المكتبية؛ وذلك عن طريق توفيرها وتخفيضها في عدد الموظفين وفي توفيرها الغرف والمكاتب التي تُخصّص للموظفين، فالآلة تستطيع القيام بأعمال العديد من الموظفين، فهي تحل مكانهم في القيام بالأعمال. ولذلك يتحقّق توفير في عدد الموظفين عند إدخال الآلات إلى المكاتب، ويمكن الاستفادة من هذا الوفر في الأيدي العاملة في مجالات أخرى، لذلك ينظر بعض الموظفين إلى إدخال الآلات إلى المكاتب نظرة خوف؛ وذلك خشية أن تحل هذه الآلات مكانهم في المستقبل فيفقدون وظائفهم ويجبرون للبحث عن وظائف جديدة. - إراحة الموظفين في الأعمال الروتينية:
توجد في المنظّمات بعض الأعمال التي تُعتبر روتينية ومملّة وغير مرغوب فيها من قبل الموظفين، حيث أن إعطاء مثل هذه الأعمال الروتينية للآلات المكتبية لتقوم بها، يقلّل من تذمّر الموظفين ونفورهم فالآلات لا تشعر بالملل ولا بالتعب من القيام بتلك الأعمال. - زيادة الدقّة في القيام بالأعمال:
تعتبر الدقّة من أهم مميزات الآلات المكتبية، فالإنسان يخطئ في بعض الأوقات أثناء قيامه بالعمل لكن الآلة لا تخطئ، وإذا أخطأت فإن الخطأ يكون بسبب الإنسان الذي يُشغل الآلة أو يُعدّ البرامج لها، ودقّة الآلة في القيام بالأعمال يوفّر على المنظّمة إنجاز الأعمال يؤدي إلى تقديم خدمات أفضل إلى جمهور المستفيدين.
