كيفية إعداد التقارير

كيفية إعداد وتجهيز التقرير يجب أن تتم بمجموعة من الخطوات المتسلسلة؛ لكي نحقق الهدف الذي نسعى له من إعداد التقرير وحتى لا يذهب الجهد سُدى.

خطوات إعداد التقرير

• الخطوة الأولى: يتم فيها تحديد الهدف من التقرير، وأن يتم تحديد الفرد الموجهة له التقرير أو الجهة المعنية.
  
• الخطوة الثانية: يتم فيها جمع البيانات والعمل على تسجيلها وتحضير المعلومات اللازمة التي يحتاجها إعداد التقرير. ويتم جمع هذه المعلومات من نوعين من المصادر، هما:
  
  • المصادر الأولية وتكون عن طريق المقابلات الشخصية والاستبيانات.
    
  • المصادر الثانوية وتكون عن طريق الكتب والسجلات والدوريات وغيرها من البيانات المنشورة.
    
• الخطوة الثالثة: وهي التي يتم فيها تصنيف البيانات والمعلومات وتحليلها، وتتم بعد أن يتم جمع المعلومات عن الموضوع أو الأزمة التي يقوم الباحث بدراستها ويتم تصنيف البيانات والمعلومات وتحليلها.
  
• الخطوة الرابعة: وهي التي يتم فيها تنسيق المعلومات والبيانات والقيام بتنظيمها ليتم عرضها في التقرير ليستفيد منه من لهم علاقة بهذا التقرير.
  
• الخطوة الخامسة: العمل على كتابة التقرير بصورته النهائية، كتابة التقرير بالشكل النهائي ليس عملية سهلة، فيتطلب الأمر القيام بالتنظيم والحذف والتعديل وعرضه على أصحاب الخبرة إذا لزم الأمر.