لتتم مهمة تسهيل الإجراءات ومتابعتها خلال سيرها في الخريطة، فهناك نموذج يكون مطبوع وجاهز لخريطة سير الإجراءات العادية، ويتضمن هذا النموذج خانات متعددة تحتوي على رموز كثيرة.
إعداد خريطة سير الإجراءات العادية:
عندما يقوم الباحث بتسجيل الخطوات الإجرائية الحالية بطريقة مفصّلة، ثم يقوم بتوضيح خطوات الإجراءات المقترحة، ويوضّح الفرق بينهم حتى ينال على الموافقة من الرؤساء في المنظّمة؛ لاعتماد الإجراءات الجديدة المقترحة ولكي يُعدّ خريطة سير الإجراءات، فيجب عليه القيام بـ:
- يجب أن يُعرّف النشاط من إجراءات أو معاملة التي تجهّز الخريطة لتصفه.
- المفروض أن يقوم بتعين نقطتين البداية والنهاية من إجراءات المعاملة أي رسم خطة، والمرور بها وتتبعها بشكل دقيق.
- أن يقوم باختيار الرموز التي سيتم استخدامها وتحديد معنى كل منها، ومن المهم المعرفة بالخطوات التي ستمر بها إجراءات المعاملة والقيام بترقيمها، وبعدها يمكن إعداد خريطة سير الإجراءات من خلال الوصف لكل خطوة من هذه الخطوات، وأن يتم وضعها في المكان الذي يقابلها من الرموز ثم يقوم بعملية التوصيل بينها بخطوط متصلة.
- يجب أن يتم وصف كل خطوة من خطوات الإجراء بشكل دقيق، دون أن يقوم بحذف أي تفصيل مهما كان بسيط.
- عليه أن يقوم بعملية قياس الوقت الذي تحتاج له إجراءات المعاملة بأعلى درجة من الدقّة.
- من المهم القيام بجمع الوقت لكل رمز من الرموز التي استخدمت، وأن توضع المجاميع في أسفل القائمة الخاصة بها ثم في خلاصة الإجراءات؛ حتى توضّح المجاميع الإجمالية والجزئية لإجراءات العمل.
