يوجد مبادئ وقواعد تحدد اختيار موقع الإدارات في المنظّمات، فاختيار الموقع يعتمد على طبيعة العمل وعلاقة كل الأقسام والإدارات ببعضها البعض، فيجب مراعاة مجموعة من مبادئ اختيار موقع الإدارات.
اختيار موقع الإدارات:
- الإدارات المرتبطة بالأعمال:
يجب أن يتم اختيار الأماكن المتقاربة للإدارات والأقسام المتشابهة، والتي ترتبط الأعمال فيها مع بعضها البعض وتحتاج لتبادل المعلومات والبيانات فيما بينها. - الإدارة كثيرة الضوضاء:
الإدارة كثيرة الضوضاء يجب اختيار موقعها بعيد ومنعزل كثيرًا عن باقي الإدارات في المكتب، فالإدارات كثيرة الضوضاء التي تستخدم الآلات ولها ضجيج مرتفع أو زوارها كُثر، فيجب وضع هذه الآلات في غرف مجهزة بمواد عازلة للأصوات؛ حتى لا يصل الإزعاج للإدارات الأخرى، ومن الأمثلة عليها الآلات التي لها صوت عالي وآلات النسخ وآلات المطابع. - مراكز الخدمات:
يجب أن تكون أماكن الخدمات متوسطة ومناسبة لمكاتب الخدمة المركزية في المنظّمة، حيث تكون هذه المكاتب قريبة من الإدارات والموظفين ويكون لديهم القدرة على الاستفادة منها، مكاتب الخدمة المركزية هي المكاتب التي تقدّم خدمات محددة للإدارات والأقسام، مثل أقسام الطباعة وأقسام الأوراق والملفات وغيرها. - الإدارات سيئة الترتيب والمظهر:
يجب اختيار أماكن بعيدة عن نظر الزوار، أو المستفيدين للمكاتب التي لا تكون مرتبة ونظيفة بشكل دائم وهذا بحكم طبيعة العمل الذي تقوم به. ومن الأمثلة على هذه المكاتب مكاتب غرف النسخ، مواقع تسليم البضاعة. والهدف من وضع المكاتب بعيدة عن نظر الزوار؛ حتى لا تكون لديهم فكرة غير جيدة عن ظروف العمل في المنظّمة وكفايتها. - الإدارات كثيرة الزوار:
يجب اختيار موقع الإدارات كثيرة الزوار التي لها علاقة مع جمهور المستفيدين من خارج المنظّمة، أقرب ما يمكن من المدخل الرئيسي للمنظّمة، وبذلك يتمكّن الزوار في الوصول إلى الإدارات بشكل سريع دون أن يسببوا الضوضاء والأصوات المرتفعة، التي تنشأ من الحديث لموظفين الإدارات والاقسام الأخرى التي تسبب صرف نظر الموظفين عن أعمالهم وصعوبة التركيز في العمل. - المكاتب الخاصة:
يجب اختيار موقع المكاتب الخاصة للمدراء وكبار الموظفين؛ ليكون من السهل عليهم الإشراف على المرؤوسين؛ بحيث لا تحجب الضوء عن الإدارات الأخرى أو تعقّد مشكلة التهوية فيها. ومن الأفضل وضع مكاتب المدراء بعيده عن الزوار؛ حيث لا يكون الوصول للمكتب بطريقة مباشرة ويجب أن يكون مكتب السكرتير مجاور لمكتب المدير، كما يجب تخصيص مكاتب خاصة للموظفين الذين تتطلب أعمالهم الهدوء والتركيز والسرية.
ومن الأفضل أن تكون أسماء الإدارات والأقسام في أماكن بارزة بطريقة واضحة؛ بحيث تسهل مهمة الزوار وجمهور المستفيدين للوصول للإدارات بسرعة، وبدون إزعاج موظفين الإدارات الاخرى بالسؤال عنها، وأن يتوفر أماكن لانتظار الزائرين وتهئية وسائل الراحة في تلك الغرف.
