كيفية التخطيط لعملية التفويض الإداري

التفويض من الأعمال الرئيسية في منظمات الأعمال، وحتى يكون فعّال يجب معرفة وفهم وكيفية  التفويض للأعمال بالطريقة الصحيحة حتى نحقق الفائدة من التفويض التي تعود على الموظفين والمنظمة بالفائدة، ويجب أن يتميز المدير ببعض المهارات اللازمة ومنها كمهارة التخطيط لعملية التفويض.

مفهوم التخطيط:

هو أحد الوظائف الإدارية التي تسعى لتحديد الغايات والأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها في المستقبل ويتم تحديد السياسة والرؤية والرسالة للمنظمة والطرق الملائمة لتحقيق هذه الأهداف.

مفهوم التفويض الإداري:

المقصود بالتفويض الإداري هو منح أحد العاملين القدرة الملائم للسلطة حتى يقوم بتنفيذ المهام مع إخبار العاملين الآخرين المشتركين في العمل المفوّض؛ لكي يتم ضمان عدم التخلص من المسؤولية الإدارية مع احتفاظ المدراء بالمسؤولية الحقيقية الشاملة لها؛ باعتبار أن العمل المفوّض هو جزء خاص من عمل المدير، وفي هذه الحالة يكون التفويض للسلطة وليس التفويض للمسؤولية.

التخطيط لعملية التفويض:

الوظائف الإدارية لعمية التفويض مثل أي مهمة إدارية أخرى تتطلب التخطيط لعملية التفويض والتنظيم لعملية التفويض والتوجيه والرقابة، فيجب القيام بهذه الوظائف بتأني وبشكل دقيق حتى يتم تطبيق التفويض الإداري بطريقة صحيحة وتحقيق الفائدة من التفويض الإداري.

ويعتبر التخطيط أمر مهم وضروري لكي يتم الوصول إلى أسلوب جيد وفعّال في تفويض الأعمال ولتجنب عدم الوضوح للأهداف أمام الموظفين وشعورهم بالإحباط، أما عند وجود تخطيط جيد لعملية التفويض فهذا يقدم الدعم للموظفين حتى يقبلوا التفويض والعمل على تطوير المهارات والخبرات والإمكانات في الأعمال؛ حتى يقوموا بالمهام المطلوبة منهم على أفضل وجه.

خطوات عملية التخطيط للتفويض الإداري:

1. تحديد المهمة التي يجب التفويض القيام بها:

وتقسم المهام التي يتم تفويضها إلى ثلاثة أنواع وهي:

• مهام لا يسمح للمدير التفويض فيها:

1. المواضيع المالية والتي لها علاقة بالتشريع وهذه المواضيع لها درجة عالية من الحساسية الخاصة، ومن أهمها تسيير أعمال المنظمة.

2. إدارة شؤون الأفراد، هنا يجب أن يحتفظ المدير بالسلطة الملائمة لاختيار الأفراد التابعين له، والقيام بالإشراف الذاتي على الخطط للقيام بتدريبهم والبحث بالشكاوى التي لها علاقة بالمشاكل، واتخاذ القرار النهائي الذي له علاقة بالترقية والمكافئة.

3. إجراء الرقابة، وهنا يجب على المدير أن يحتفظ لنفسه بالسلطة التي يقوم من خلالها بعملية الرقابة وأن يقوم بتحديد معدل موضوعي للأداء والعمل على قياس ما تم تحقيقه بالفعل، بالمقارنة مع المعدلات التي تم وضعها مسبقًا واتخاذ الاجراء التصحيحي للأخطاء التي قامت الرقابة بكشفها.

4. إقامة الدعاوى أمام القضاء والعمل على إنهاء الخلافات القضائية بالطريقة الملائمة.

5. الخطط المتعلقة بالمنظمة، فالمدير يجب هو من يقوم بوضع وتفسير الخطط التي لها علاقة بالمستوى التنظيمي الذي يعمل به، ولا يكون هناك أي عائق للاستفادة من آراء الموظفين ومقترحاتهم.

6. القيام بالتنسيق، هنا المدير هو الشخص الوحيد المسؤول عن تنسيق المهام والأعمال داخل المنظمة بين وحداتها وأقسامها، وهذا حتى يتم تنفيذ الأعمال اللازمة.

7. القرارات التي تتعلق بالتصرف بأمور الميزانية والاعتمادات المالية الكبيرة التي تكون ضمن الاختصاص القانوني.

• المهام التي يمكن للمدير أن التفويض فيها:

1. مهام يجب تفويض الآخرين بها، مثل تفويض المهام الروتينية منها المذكرات اليومية، والمهام التي تتطلب جزء كبير من وقت المدير وأيضًا المهام التي تتطلب تخصص دقيق بعيد عن تخصص المدير.

2. مهام يجب تفويض القيام بها إلى الآخرين، مثل المهام التي قام بها المدير بشكل متكرر في  الماضي، أيضًا المهام التي لا تتلاءم مع خبرة وقدرة المدير والقرارات البسيطة التي تُتخذ بشكل متكرر.

• المهام التي يمكن تفويض الآخرين بها: وهذه المهام مثل إدارة الاجتماعات، معالجة مشكلة ما واتخاذ قرار فيها، وتمثيل المنظمة في البيئة الخارجية.

2. وضع ضوابط للعمل:

وفي هذه الخطوة من عملية التخطيط للتفويض حيث يوجد ثلاثة من المستويات لأسلوب التفويض الإداري وهي كما يلي:

• تفويض الموظفين لتنفيذ جزء قليل من مهمة محددة.

• تفويض الموظفين للقيام بأداء المهام بشكل كامل.

• تفويض الموظفين للقيام بتطبيق المهام مع الاحتفاظ بالمسؤولية الكاملة، حيث يرجع الموظفون للمدير بطريقة منتظمة للحصول على التعليمات والتوجيهات.

3. تحديد المرشحين للعمل: 

هذا الأمر يعتبر صعب للغاية، وحتى يتم تحديد المرشحين للعمل بكفاءة يجب اتباع أحد الطرق التالية:

• استثارة أحسن الموظفين والاستماع لمقترحاتهم بشأن الخصائص التي تحتاج لها المهمة.

• تحديد مواصفات متناهية الدقة للموظفين الذين سوف يتم تفويضهم.