تحليل خريطة توزيع الأعمال هي إحدى خطوات إعداد خريطة توزيع الأعمال، فتأتي بعد تدريب المشرفين وجمع المعلومات عن واجبات الموظفين وإعداد الخريطة.
كيفية تحليل خريطة توزيع الأعمال:
بعد الانتهاء من إعداد خريطة توزيع الأعمال يتم الانتقال لدراسة خريطة توزيع الأعمال، والهدف من هذه الدراسة هو معرفة نقاط الضعف في توزيع العمل، وخريطة الأعمال هي أداة لتنظيم توزيع العمل وعرض المعلومات اللازمة في طريقة توزيع العمل، ولا تقوم بتقديم الحل للمشكلة التي تتعرض لها الوحدة والحلول هي من وظيفة المشرف والمحلّل الإداري.
فالذي يقوم بمهمة التحليل هو المحلّل الإداري وبعض الأوقات يقوم بها المشرف مع المحلّل الإداري، والهدف من إشراك المشرف هو الحصول على التعاون منه ومن الموظفين الذين يعملون تحت إشرافه، ويكون خلال الدراسة ووضع المقترحات والتوصيات موضع التنفيذ.
ويجب التحقّق من أن البيانات الموجوده في الخريطة صحيحة قبل البدء بتحليل خريطة توزيع، ويتم التحقّق عن طريق المراجعة مع قائمة الأعمال الأسبوعية وقائمة الأعمال اليومية، ويمكن القيام بعملية تحليل خريطة توزيع الأعمال لنشاطات الوحدة من خلال قائمة مُعدّة سابقًا من مجموعة من الأسئلة الدقيقة، حيث تكون هذه الأسئلة عبارة عن مرشد لتحليل الخريطة ومعرفة نقاط الضعف في توزيع العمل في الوحدة.
وتتكوّن هذه القائمة من الأسئلة التالية:
- ما هي أوجه النشاط التي يحتاج تنفيذها جزء كبير من وقت الموظفين، وهل يتطلب فعلاً أن تأخذ الوقت الكبير من وقتهم؟
- هل العمل تمَّ تقسيمه بشكل صحيح؟ هل حُددت وظيفة لكل موظف تحديد دقيق؟
- هل الوقت الذي يستنفذ على كلّ أوجه النشاط يمكن تبريره بشكل صحيح؟
- هل الأعمال والواجبات موزعة بشكل عادل؟
- هل يوجد جهود لن يستفاد منها بالطريقة الصحيحة؟
- هل يقوم الموظفين بأعمال كثيرة لا علاقة بينها مما يدل على أن المنظّمة لا تستفيد من التخصص؟
- هل هناك أوقات خُصّصت لوظائف غير ضرورية؟
- هل يتم استخدام كل المهارات بطريقة سليمة؟ هل يطلب من موظف صاحب خبرة بأن يقوم بالأعمال لا تحتاج إلى المهارة أو العكس؟
يوجد قوائم عديدة لتحليل الأعمال تكون دقيقة ومفصّلة أكثر من قائمة الأسئلة السابقة، لكن لا يقوم باستخدامها سوى الخبراء والمتخصصين في مجال تحليل الأعمال.
