اسأل أي شخص عن الوقت الذي يستغرقه عمل محدّد، يكون الجواب بشكل عام وليس بطريقة دقيقة وهذا بسبب عدم التفكير الدقيق مسبقًا في تقدير الزمن.
تقدير الزمن في المشروع:
بما أن الزمن لكل مرحلة رئيسية هو الزمن الفعلي الذي تستغرقه لإنجاز العمل، فإن ذلك يعتبر عادة أكثر أجزاء عملية التخطيط صعوبة، للأسف فإن هناك وفرة في النصائح الجيدة في معظم المنظّمات بخصوص الزمن الذي يستغرقه أو يجب أن يستغرقه، أو يجب أن يستغرقه عمل معين. وتعتبر مصادر التقدير الصحيح محدودة، فهي
خبرات الآخرين، معلومات سابقة من مشاريع أُخرى، نظرة الخبراء.
أسئلة يجب أن تسألها لنفسك عند تقدير الزمن في المشروع:
- هل أنا أعرف فعلاً ماذا ينطوي عليه العمل؟
- ما هو التاريخ المطلوب فيه إنجاز المشروع؟
- هل أملك كل الأدوات والمهارات الضرورية لإنجاز العمل؟
- هل يمكنني أن أقسّم العمل إلى أجزاء أصغر كي أنجزها في أوقات مختلفة؟
- ما هي الأشياء الأخرى التي يتعيَّن عليّ أن أعمله في نفس الوقت؟
- هل يمكنني أن أتنبأ بما سوف أعمل عليه عندما يُطلب مني العمل على المشروع؟
- ماذا يعرف مديري المباشر عن التزاماته المستقبلية التي لا أعرفها بعد؟
- ما هي الأولوية المعطاه لعمل المشروع على الأعمال الأخرى؟
- هل سأخذ أية التزامات واجبة أثناء الوقت المعني؟
وفي الحقيقة أن جميع الأفراد منتجين بنسبة (100%) من الوقت، فيما يقارب (20%) من أسبوع العمل يُستهلك في أعمال أخرى، مثل الآتي:
- اجتماعات.
- التورط في المنازعات.
- زيارات إلى المكتب وإلى الآخرين.
- اخفاق في التواصل.
- مطالعة الصحف والمجلات والبريد.
- أحداث غير متوقعة.
- تقديم الدعم والنصائح.
- البحث عن معلومات.
- التنظيم الشخصي.
- خراب وتعطل الأجهزة.
- عدم القدرة على الرفض.
- المقاطعة العامة.
ويجب عليك أيضًا أن تنظر في الأمور التالية:
- تعقيد المشروع.
- وسائل تفنية جديدة.
- المواصفات وملائمتها وعدم معرفة الآخرين فيها.
- حجم الفريق ومواقع الأعضاء.
- معايير جديدة للجودة.
- فهم غير واضح للوسائل التقنية.
والإجابة عن هذه الأسئلة وغيرها من الأسئلة المشابهة في الغالب يتم تجاهلها عند وضع تقديرات زمنية؛ ممّا يؤدي إلى مشاكل في وقت لاحق، ولكي تتجنب المشاكل التي قد تحدث بسبب تقدير الزمن، يتوجب عليك كمدير للمشروع أن تقوم بالإجابة عن هذه الأسئلة بطريقة صحيحة.
