بمجرد أن تقوم إدارة الموارد البشريةبتحليل المهام الوظيفية في المنظمة يأتي بعدها بشكل مباشر مهمة كتابة الوصف الوظيفي لهذه الوظيفة، ووصف الوظيفة وتنسيقها معتمد بشكل أساسي على الوظيفة والاستخدامات التي سوف تستخدم في هذا الوصف.
كتابة المواصفات الوظيفية
يجب أن يتم مراعاة الوظيفة أو العمل التي يتم وصفها؛ لأنه يستخدم في عملية التعيين والاختيار للموظفين أو في عملية تقييم الوظيفة، أو في عملية التدريب والتطوير أو تقييم الأداء أو عند مراجعة المنظمة وغيرها.
ومن المتوقع أيضًا أن يشكل الوصف الوظيفي جزء من شروط التعيين لأحد الأفراد طبقًا لها، ويعتبر دليل واضح على احتياجات المنظمة فيما له علاقة بالمخرجات الوظيفية المحتملة من فرد محدد، من جهة أخرى فإن تجهيز الوصف الوظيفي الجيد لا يمثل بالكامل مهمة مباشرة كما أنه من الممكن أن يكون هناك صعوبة عند إعداد الوصف بسبب بعض المشاكل، تتمثل هذه المشاكل بـما يلي:
- الاعتماد على مستوى الكفاءة التي يتميز بها محتوى وصف الوظيفة بقوة على الوسيلة التي يتم اتباعها في عملية تحليل المهام الوظيفية، وأيضاً على مهارات المحلل، وهنا أي خلل في عملية التحليل سوف ينتقل بصورة تلقائية إلى الوصف.
- في حالة أنه تم كتابة الوصف بطريقة صارمة جدًا فمن الممكن أن لا تتوفر ميزة المرونة داخل المنظمة.
- في المنظمات الجديدة التي لا تكون الطبقات الوظيفية واضحة فيها والتي تحتوي على فرق العمل، من الممكن أن يتم استخدام الموظفين بمرونة شديدة وبطريقة تتوافق بشكل أكبر مع مهاراتهم، ويكون أفضل استخدام بناءً على الوظائف المحددة التي ينفذونها.
- من الممكن أن يصبح وصف الوظيفة قديم بسرعة بمعنى أن لا يكون ملائم مع الوظيفة بوقت من الأوقات بسبب تنوع الظروف بالرغم من مرور وقت قليل على كتابته.
محتوى وصف الوظيفة
هناك اختلاف بين المحتوى الدقيق لأي وصف وظيفة بناءً على نوع الوظيفة والمنظمة وبيئة العمل، بشكل عام فإن هناك اتجاه عام يميل لوصف الوظيفة بناءً على المدخلات بمعنى ما يقوم به الفرد الذي ينفذ الوظيفة، بدل من أن يكون الوصف بناءً على المخرجات والتي يقصد بها السبب الذي يجعل الفرد يقوم بذلك. يتم من خلال بعض الوظائف إشراك أفراد في تنفيذ بعض المهام الروتينية وكل ما هو مهم في هذه الظروف ويتمثل في عملية وصف المهام بشكل واضح.
أما الوظائف الأخرى الأقل روتينية فإن الاحتمال الأكبر هو أن يتم عن طريقها العمل على تحقيق بعض الأهداف أو المخرجات المعينة، يجب أن يتم وصف الوظيفة من حيث المسؤليات أي ليس فقط ما يقوم به الفرد الذي يشغل الظيفة ولكن أيضًا السبب الذي يجعله يقوم بذلك. ويجب أن يحتوي الوصف الوظيفي للوظائف على ما يلي:
- اسم الوظيفة: يجب أن يتم وصف الاسم الدقيق للوظيفة باختصار ولكن يكون بشكل دقيق، ولن يكون وصف غامض مثل أن يتم قول كلمة مدير لوحدها تكون غير كافية إلا في حالة لم يكن هناك إلا مكان واحد ينطبق عليه هذا الاسم المعين.
- اسم الفرد الذي يشغل الوظيفة: من البديهي أن يتم إدارج اسم الفرد الذي يقوم بالوظيفة في وصف الوظيفة، ويحصل بصفة خاصة إذا ما كان يوف يتم استخدام وصف الوظيفة لأهداف تدريبية أو تقيمية. لكن في الوقت ذاته يمكن أن يتم حذف اسم الفرد في أي عملية تقييم للوظيفة.
- خط رفع التقارير: دائمًا يشمل وصف الوظيفة على الوظيفة التي يرفع الفرد الذي يقوم بالوظيفة التقارير لها، ومن الممكن أن يتم يكون مرفق معها تخطيط هيكلي لوصف الوظيفة أو يتم تضمينه كجزء من هذا الوصف.
- الهدف الأساسي من الوظيفة: في العادة يكون من الجيد تلخيص السبب الأساسي في وجود الوظيفة في جملة أو أثنتين، ويجب أن يكون هذا من خلال توضيح الإضافة الفريدة التي يتم إضافتها للمنظمة من خلال الوظيفة، كما أنه يتم الإجابة عن السؤال ما الذي يحصل لولا وجود هذه الوظيفة أو بطريقة أخرى ما الذي يحصل الآن لولا وجود هذه الوظيفة.
- المهام والمسؤوليات: يتم من خلال هذا الجزء من وصف الوظيفة في العادة توضيح المهام والمسؤوليات الأساسية التي يقع تنفيذها على عاتف الفرد الذي يقوم بالوظيفة، وسوف يكون من البديهي أن تتلائم بعض القوائم المهام بشكل أكبر مع الوظائف القائمة على المهام الروتينية، كما أنها تتلائم مع الموقف الذي يكون الهدف الأساسي من وصف الوظيفة هو تقديم النصح والإرشاد بشكل عام وتكون هذه النصائح واضحة للفرد الذي يشغل الوظيفة عن العمل الذي يجب أن يقوم به.
- السياق: يكون هناك حاجة لوصف المحيط الذي يتم عن طريقه القيام بالعمل، بالرغم من أنه من الممكن أن تتم تغطية ذلك تحت عدد من من العناوين المتنوعة، فإن الهدف الأساسي يتمثل في وصف كيفية سير العمل يالإضافة لوصف أي اعتبارات بيئية خاصة تؤثر على العمل وكيف يتلائم هذا العمل مع باقي أقسام المنظمة وغيرها.
- الاتصالات: يجب تدوين خطوط الاتصال الأساسية بين الوظيفة والوظائف الأخرى في المنظمة ومع الأفراد والمنظمات الخارجية بالإضافة على أسباب هذه الارتباطات.
- المرؤوسون: يجب أن يتم تسجيل أعداد ومستويات أي تقارير عن الوظائف التي يتم رفعها إلى الفرد الذي يقوم بالوظيفة، ولذلك يجب أن تكون هذه المعلومة متاحة كجزء من تخطيط هيكلي حيث تشكل جزء من وصف الوظيفة.
- الأبعاد: يجب أن يتضمن كل من البيانات المالية والإحصائية المرتبطة بالوظفية، حيث أن ذلك يساهم في تقديم مؤشر جيد لحجم الوظيفة، ويعتبر هذا مفيد بصورة خاصة عند الاستفادة منه من أجل أهداف تقيمية وعند تطوير معايير الأداء أو عند الاستعانة به من أجل مراجعة الوظائف.
- ظروف العمل: عندما يكون هناك ظروف عمل خاصة تنطبق على الوظيفة، مثلاً العمل في جو مليء بالضوضاء أو جو عمل مليء بالغبار أو بيئة عمل غير نظيفة يجب أن يتم ذكر كل هذا في وصف العمل.
- المعرفة والخبرات والمهارات: على الرغم من أن المعرفة والخبرات والمهارات الضرورية للقيام بالعمل كلها تمثل جزء من المواصفات الخاصة بالأفراد الذين يقومون بالوظيفة وليس جزء من وصف الوظيفة، فإنه من الجيد أن يتم جمع هذه الامور كلها في مستند واحد من الممكن أن يتم استخدامه في أغراض متعددة.
- الكفاءات: تتمثل الكفاءات في الصفات الشخصية وما يتمتع به الأفراد من قدرات تجعلهم قادرين على القيام بعملهم بكفاءة وفاعلية، من الممكن أن يكون لهذه الكفاءات شكل السمات الراسخة أو السلوك أو المهارات التي يمكن الانتباه لها بسهولة.
- بعض المعلومات الأخرى: يوجد العديد من المعلومات المتعددة التي يعتبر من المفيد تضمينها في أي وصف أي وظيفية، وتشمل مثلاً على بعض الوظائف التي ترتبط بحكم المنصب بالعمل زفي الوقت ذاته لا تعتبر جزء أساسي من العمل فيما يتعلق بأغلب أهداف الوظيفة.
- التوقيعات والتاريخ: يجب أن يتم التوقيع على أي وصف عمل بواسطة كل من الفرد الذي يقوم بالوظيفة والمدير التنفيذي المباشر وذلك للإشارة إلى أن هذا المستند تم الاتفاق عليه، كما أن تاريخ الانتهاء من العمل في هذا المستند يكون عبارة عن معلومة ذات أهمية بسبب السرعة التي يحدث بها هذا المستند.
