عند القيام بوضع الخطط فيما يخص برامج التدريب يوجد العديد من العوامل التي يجب أن الاهتمام بها ومراعاتها ومن هذه العوامل الاهداف من عملية التدريب ومضمونها والأفراد الذين سوف يقومون بالتدريب والتكلفة المتوقعة لعملية التدريب والتكاليف التي سوف تظهر من عدم القيام بالتدريب والفوائد المرتقبة لعملية التدريب والطرق المتبعة لعملية التدريب وغيرها العديد.
وضع الخطط التدريبة
أولا تحديد الأهداف
من المهم وقبل القيام بوضع أي برنامج تدريبي أن يكون لدى إدارة الموارد البشرية رؤية واضحة بما له علاقة مع النتائج اللازم الوصول لها، حيث إذا لم تكن محددة للوجهة التي تريدها فكيف سوف تحدد فيما بعد إذا وصلت أم لا؟ وكيف سيكون لديها القدرة في تحديد الطريق الذي سوف تسلكه حتى تحقق ما تريد.
وهذا ينطبق بكل تأكيد على أي دورة تدريبية فيجب أولاً أن تبدأ مثل هذه الدورات بتحديد الأهداف وفي أكثر الأوقات سوف يتم تحديد الأهداف من حيث ما هو متوقع أن يكون الفرد العامل لديه القدرة على القيام به بعد العودة إلى مكان العمل.
من جهة أخرى كما هو الوضع في أي نوع من الأنواع يجب أن تكون الأهداف من عملية التدريب محددة قدر الإمكان؛ لأنه في حال عدم عدم تحديد الأهداف سوف يكون من الصعب القيام بعملية التقييم إذا كان قد تم تحقيق هذه الأهداف أم لا، بالإضافة فإنه بوضوح الأهداف يتم إخضاع الأفراد الملائمين للبرامج التدريبية الملائمة.
ثانيا مضمون البرنامج التدريبي
سوف يتم القيام بتحديد مضمون البرنامج التدريبي من خلال ما يهدف له هذا البرنامج إلى كيفية تحقيقه ومن خلال الأفراد الذين سوف يخضعون لعملية التدريب، ويجب صياغة البرنامج التدريبي حتى يحقق الاحتياجات التي تم تحديدها عن طريق عملية تحليل عملية التدريب.
ثالثا المتدربون الذين يخضعون للبرنامج التدريبي
من المهم أن يتم الوضع بالاعتبار أنواع الوظائف ونوعية الأفراد الذين يشغلون الوظائف والذين سوف يتم تدريبهم.
وسوف يتم عن طريق تحديد مستوى عمليات التدريب والأسلوب التي يتم عن طريقه وضع البرنامج التدريبي، وعلى ما سبق فإنه في حالة إذا لم تكن عملية التدريب خاصة بالموظفين الذين سوف يقومون بالأعمال اليدوية والذين يكونوا معتادين على تنفيذ مهام عملية ولم يعتادوا على الجلوس في قاعات المحاضرات فسوف يكون هناك حاجة كبيرة إلى وجود مضمون عملي مع تقليل الكلام واستعمال الأقلام.
من ناحية أخرى حتى الموظفين الذين يقومون بأعمال مكتبية فيجب أن يكون المضمون بشكل عملي قدر الإمكان وأن تكون مدة المحاضرات قصيرة.
أعمار المتدربين ومعرفتهم وخبرتهم التي يتميزمون بها تعد ذات أهمية بالغة؛ لأنه من الصعب أن تقوم بعملية تشغيل برنامج تدريبي فعّال عندما يمون المتدربين على درجات متنوعة من الفهم، في مثل هذه المواقف تظهر أهميتة بوضوح ضرورة سجلات التدريب الجيدة والاختيار الدقيق للمتدربين والشرح الدقيق للأهداف والمضمون.
رابعا التكاليف المتوقعة لعملية التدريب
يوجد مجموعة من التكاليف التي تكون مرتبطة بأي برنامج تدريبي وذلك بالرغم من أن التكاليف تتنوع بشكل واضح مع اختلاف نوع التدريب الذي تم توفيره، وقد تحتوي التكاليف ما يأتي:
- تكاليف الإيجار مكان للدورة التدريبية، أو تكاليف مركز التدريب إذا لم تكن المنظمة ضخمة.
- تكاليف توفير الموارد اللازمة للدورة التدريبية.
- انخفاض الإنتاج بسبب تغيب المتربين عن العمل والتكاليف الضرورية ليتم توفير التغطية اللازمة.
- تكاليف الاستعانة بمحاضر ملائم وأجور الأفراد العاملين الذين يقومون ببعض المهام التنظيمية.
- تكاليف الوقت الذي يقضيه الموظفون في الترتيب للبرنامج التدريبي.
- تكاليف مصاريف السفر والإقامة.
- الإضافات المتوقعة في التكاليف التي لها علاقة بعملية التعيين حيث يرتفع الطلب على العمالة التي تم تدريبها من قبل أصحاب عمل آخرين.
- في بعض الأوقات تكون التكاليف الزائدة التي تخص المرتبات عندما يصل المتربون لمستويات محدة من الأداء تم تحديدها بشكل سابق.
- أجور المتدربين والمزايا التي تمنح لهم.
خامسا التكاليف التي سوف تنتج عن عدم التدريب
- التكاليف التي تنتج عن الحاجة لبعض عمليات التعيين الإضافية لاكتساب المهارات غير الموجودة في المنظمة ولجذب الأفراد الذين يحلون محل الأفراد الذين يغادرون المظمة بسبب عدم توفر فرص للتدريب.
- زيادة توقعات حدوث الحوادث.
- التكاليف التي تنتج عن انخفاض مستوى القدرة الإنتاجية والذي يكون سببه طرق عمل أقل كفاءة.
- انخفاض مستوى التحفيز للقوة العاملة وما ينتج عنها من انخفاض لمستوى القدرات الإنتاجية.
- الوقت الاطول الذي يحتاج له الأفراد الذين يكتسبوا الخبرة اللازمة.
- درجة أقل من العلم لغايات المنظمة والالتزام بتحقيقها.
- انخفاض القدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة أو القدرة على الإبداع.
بالإضافة لذلك فإن الحقيقة تتمثل في أنه سواء كان يوجد وسيلة تدريبية فعالة أو برنامج تدريبي جيد أم لا، فإن العاملين سوف يتعلمون طريقة محددة لتنفيذ مسؤولياتهم.
وتكون المشكلة في أنه من الممكن قد يكون هناك طرائق لم يتعلمها الموظفين وهي الأكثر فاعلية أو تأثير وقد لا تتوافق مع الأهداف والوظيفة التي تسعى المنظمة الوصول لها.
سادسا فوائد عملية التدريب وطرق تقييمها
أحيانًا لا يكون هناك فائدة شيديدة الوضوح من التدريب وقد لا تكون عملية القياس لهذه الفوائد سهلة. مثلاً تم وصف عملية تطوير الإدارة على أنها أمر اعتقادي؛ لأنه من الصعب توضيح التحسينات التي من الممكن أن يتم قياسها.
من جهة أخرى عندما يتعلق الموضوع باتخاذ القرارات بما يخص وضع أولويات التدريب سوف يتمثل أحد العوامل في العوائد التي يمكن الوصول لها، فإنه يجب أن يكون الاهتمام الرئيسي على الجزيئات التي تعتبر حاسمة بالنسبة لنجاح العمل، كما يجب أن يكون الاهتمام أيضًا على الوظائف التي يعتقد أن بها عجز بين المستويات اللازمة المطلوبة من المهارات والمعرفة والمستويات المتاحة بالفعل.
وسوف يعتمد هذا على متطلبات التدريب التي تم تحديدها عن طريق عملية تحليل المتطلبات التي تم التعرض لها من قبل، ويوجد بعض الأمور الأخرى التي قد تتساوى في الأهمية، ومع هذه الأمور أنه قد يكون الحمة من التركيز على هذه الجزيئات من عمليات التدريب حيث يكون هناك عائد واضح على المنظمة.
سابعا طرق التدريب المتاحة
هناك مجموعة متنوعة من طرق التدريب ويعتمد على مدى تلائمها بشكل رئيسي على نوع التدريب الذي يجب توفيره وعلى المتدريبن.
بالإضافة يجب في الغالب يوجد هناك اتجاه إلى التفكير في أن تأخذ عملية التدريب شكل دورات تدريبية، مما يسبب الإهمال للمناهج الأخرى الكثيرة المتاحة.
وبشكل عام يتم تقسيم هذه المناهج المتنوعة إلى مناهج تقوم على التدريب في مكان العمل ومناهج أخرى تقوم على التدريب في غير مكان العمل، وهذا بالرغم من أنه قد يتم استخدام المنهجين معًا في بعض الأحوال.
