اقرأ في هذا المقال
- شروط يجب توافرها في السكرتير لنجاح الشركة
- ما هي الأمور التي يجب على السكرتير فعلها
- ما هي الأمور التي لا يجب على السكرتير فعلها
يجب أن يمتاز سكرتير الشركة بأن يكون مستعدًا وفعالًا ومنظمًا جيدًا، وذلك من خلال تحسين مهارات الاتصال والتنظيم حيث يمكن أن يصبح سكرتيرًا خبيرًا وجزءًا لا غنى عنه من الفريق، مما يجعل العمل أكثر جاذبية وأمانًا ومتعة، وهذا يعود بالفائدة على إتمام سير العمل ونجاح الشركة.
شروط يجب توافرها في السكرتير لنجاح الشركة
1. يجب أن يكون منظمًا جيدًا.
2. أن يكون له القدرة على إضفاء الموضوعية على الإجراءات.
3. التعامل على الفور مع المراسلات.
4. أن يكون قادرًا على تدوين ملاحظات دقيقة للاجتماعات.
5. تأكد من حصول الأعضاء على جميع المواد اللازمة.
6. أن يكون أكثر منهجية مع مراعاة التفاصيل.
7. يعمل السكرتير على مساعدة الآخرين عندما يطلبون ذلك، ثم توقع ما قد يكون مطلوبًا في المستقبل.
8. أن يكون استباقيًا ويبحث عن طرق لتوقع الطلبات والاحتياجات من الآخرين.
9. الاهتمام بالتفاصيل المتعلقة بالمهام المعينة على توقع ما هو مطلوب في المستقبل.
10. ابتكار أنظمة مختلفة للبقاء منظمًا، سواء كانت مكتوبة بخط اليد أو باستخدام التكنولوجيا التنظيمية.
11. يجب أن يكون التنظيم مفيدًا بشكل خاص إذا كان جزء من وظيفتك ويتضمن إجراء ترتيبات السفر أو إدارة جداول الأشخاص أو تنظيم أحداث متعددة.
ما هي الأمور التي يجب على السكرتير فعلها
• أن يكون منهجيًا، مع مراعاة التفاصيل.
• أن يكون العمل منظمًا جيدًا ويرتكز على العقلانية.
• إضفاء الموضوعية على الإجراءات داخل المنشأة.
• التعامل الفوري مع المراسلات قبل ارشفتها.
• الحرص على تدوين ملاحظات دقيقة للاجتماعات.
• التأكد من حصول الأعضاء على جميع المواد اللازمة.
• إحضار المواد اللازمة للاجتماع.
• العمل بشكل جيد مع الرئيس مما يساهم في إنجاح العمل.
• ضمان استيفاء النصاب القانوني للاجتماعات ويجب أن تكون بشكل دوري.
ما هي الأمور التي لا يجب على السكرتير فعلها
- تجاهل المراسلات.
- الاحتفاظ بالمعلومات لنفسه.
- أن يتأخر عن موعد الاجتماعات.
- يقوم بالتخلص من الأوراق المهمة.
- يقوم بكتابة التفاصيل التافهة لجميع المناقشات في كل لقاء.
- يقوم بتنظيم الاجتماعات في اللحظة الأخيرة.
- إبقاء الناس على اطلاع على كافة التفاصيل.
- عدم التأكد من دقة محاضر الاجتماعات.
يتمثل الواجب الأساسي للسكرتير، التأكد من أن المكتب يعمل بكفاءة في هذا المنصب، حيث سيعمل كقناة اتصال بين موظفي المكتب وعملاء الشركة وغالبًا ما يتخصص الأمناء في الصناعات القانونية والطبية، والتي قد تتطلب بعض التدريب الرسمي، ويعمل آخرون في بيئات الشركات والمرافق التعليمية والجمعيات الحكومية حيث يتعلم بعض الأمناء مهاراتهم في العمل بتوجيه من العمال ذوي الاختصاص.
