كيفية التخطيط للاجتماعات:
إن نجاح الاجتماعات أو فشلها يتحدد في الغالب قبل أن تبدأ بوقت طويل، فيوجد عدد من الاجتماعات من غير الضروري عقدها، أما إذا كان هناك اجتماع ضروري ومهم فيجب أن يتم تحديد الأهداف بأسلوب واضح واتخاذ القرار الذي يخص الأفراد الذين سوف يتم دعوتهم للاجتماع، واختيار الفرد الذي سوف يقوم بقيادة الاجتماع، وتحديد مكان وزمان وتاريخ الاجتماع. وحتى نخطط للاجتماع يجب أن نقوم بما يلي:
أولاً: تحديد القائد والسكرتير:
لكل منهم مهمة مستقلة أثناء قيامهم بالاجتماع ومن الأفضل القيام بهذه المهام من قبل شخصين إذا أمكن، لكن ما يحصل في أغلب الأوقات شخص واحد منهم من يقوم بكل ما هو مطلوب، فأغلب المهام تؤدي على أي حال بالتبادل بين المكتبين. فيجب أن يكون هناك توافق حول الفرد الذي يقوم بالمهام اللازمة وطبيعة التي سوف يقوم بها، سواء كان القائد أو السكرتير هو الذي توكل له مهمة تحضير الاجتماع، أو قاما بذلك مع بعضهم البعض فيجب الانتباه للعديد من النقاط حتى يكون الاجتماع ناجح.
ثانيًا: الإجابة على سؤال هل ينبغي لنا عقد الاجتماع؟
يوجد لهذا السؤال مجموعة من البدائل مثل لكي تعرف ضرورة عقد الاجتماع:
- حل المشكلة أو اتخاذ القرار بمعرفة الفرد دون عقد الاجتماع.
- هل من الممكن أن نقوم بإيصال المعلومات من خلال تقرير مكتوب أو خطاب؟
- هل التشاور على الهاتف مع إمكان استخدام تسهيلات من خلال المكالمة الجماعية تفي بالغرض؟
- هل يمكن استخدام البرمجيات الحديثة للاجتماع بدل من الاجتماع الوجاهي؟
ثالثًا: كيفية اتخاذ القرار:
القرارات الضرورية التي يمكن اتخاذها من دون مشاركة الآخرين، لكن القرارات تتطلب في بعض الأوقات اجتماع لمجموعة من الجهات المعنية كافة هو بالعادة أحسن الطرق ليتم تبادل المعرفة والخبرات، والتوصل إلى القرار الجيد وتكون خاضعة للنقد والتمحيص. حتى إن كان القرار موكل لفرد واحد من الأفضل له أن يقوم بالتشاور مع أفراد آخرين للتشاور والاجتماع هنا يعتبر أفضل وسيلة للتشاور.
رابعًا: توضيح الأهداف:
حتى يكون لدينا أفضل فرصة للنجاح من المهم أن يكون عملنا واضح وكلما حددنا أهدافنا بشكل واضح كان لدينا فرصة أكبر للنجاح.
خامسًا: اختيار المشاركين:
اختيار المشاركين في الاجتماع أمر ذات صعوبة، كلما كان الاجتماع محدود كان أفضل، ويجب أن يكون الهدف هو عدم دعوة أي فرد بغير سبب أو حضوره لا يساهم في تحقيق أهداف الاجتماع.
سادسًا: اختيار المكان والتاريخ والزمان:
تحديد المكان والتاريخ والزمان قد يكون صعب وعمل هذا يتطلب وقت طويل من المكالمات، ومن الأفضل هو عمل الترتيبات اللازمة في نهاية الاجتماع السابق ومن الأفضل أن يتم تحديد مدة الاجتماع، أما بالنسبة للمكان فيجب تحديد فرفة ومرافق ملائمة، سهولة الوصول لجميع المشاركين بالاجتماع لمكان الاجتماع، ومراعاة تكلفة المكان الذي سوف يحصل به الاجتماع وما هي تكلفة الضيافة من طعام ومشروبات.
