اقرأ في هذا المقال
- ما هي المراقبة في المشروع
- فوائد تصميم نظام المراقبة
- كيف تحافظ على جدول عمل المشروع
- ما هو الذي يجب أن تحدّثه بشكل دوري في ملفات المشروع؟
- متى تُقدّم التشجيع لأعضاء الفريق في المشروع؟
التخطيط للعمل شيء مُسلّي ويعتبر لحد كبير عمل غير حقيقي؛ لأنه من السهل تغيير نتاجات هذا التخطيط ولا يوجد نتائج تترتب على ذلك سوى أنك تستهلك مزيد من الورق، كما أن لا أحد يشعر بأنه مهدد في هذا الوضع لأن أداؤه لا يقاس بنفس الطريقة التي يتم قياس العمل الحقيقي عند بدء بالمشروع.
ما هي المراقبة في المشروع:
تتضمن المراقبة في بيئة المشروع ثلاثة أشكال إجرائية، هي كالآتي:
- القياس: وهي تحديد التقدّم من خلال إعداد التقارير الرسمية وغير الرسمية.
- التقييم: ويقصد بها تحديد سبب الانحراف عن الخطة.
- التصحيح: وهو اتخاذ الإجراءات لتصحيح الانحرافات.
فوائد تصميم نظام المراقبة:
الهدف من نظام المراقبة هو أن تضمن أنت وأعضاء الفريق، بأن لديكم دائمًا معلومات لازمة لإجراء التقييم الصحيح للتقدّم وإبقاء المشروع تحت السيطرة، فإن أفضل نظام للمراقبة هو النظام الأكثر بساطة، وتعتبر الخطة والنتائج الفعلية التي يلاحظها ويقيسها أعضاء الفريق المعطيات الأساسية للمراقبة. ويجب أن تظهر عملية المقارنة بينهما إن كان المشروع يسير بالاتجاه الصحيح وكل شيء يسير حسب الخطة.
وإذا كان الحال كذلك فإنه يمكنك أن تحدّث سجلات المشروع وجداوله وأن تبعث بتقرير عن التقدّم لعميلك وراعي المشروع. ولكي تراقب المشروع فيتطلب منك أن تستخدم أساليب حل المشكلة لإعداد وتنفيذ خطة عمل للتغلب على الصعوبات وإعادة المشروع إلى السير وفق الجدول المخطط له. ومن الضروري أن تقيس تأثير خطط العمل لتقديم تغذية راجعة لنظام المراقبة والتأكد من نجاح الحل، فإن مراقبة المشروع تعني إدارة أو معالجة المشاكل العديدة التي تظهر أثناء العمل للحفاظ على جدول عمل المشروع.
كيف تحافظ على جدول عمل المشروع:
- مراقبة العمل وملاحظة وتفقد ما يحدث.
- تحديد المشاكل التي تحدث وحلّها.
- متابعة المشروع- مقارنة النتائج بالخطة وتحديث السجلات.
وأسهل طريقة لمتابعة المشروع هو أن تستخدم نقاط مراقبة محدّدة- معالم المشروع. ولذلك ركّز انتباه الأعضاء على هذه المعالم البارزة مؤكد على أهمية الحفاظ على تواريخ إنجازها، وأنه يجب إعلامك بما إن كان يُتوقع أن يحدث تأخر في أي منها، وذكّرهم بأن الوقت الكلي الإضافي ليس وقت إضافي يمكنهم أن يستخدموه حسب اختيارهم دون الرجوع إليك.
ما هو الذي يجب أن تحدّثه بشكل دوري في ملفات المشروع؟
- الجدول التنظمي.
- خطط العمل.
- قائمة المستفيدين.
- مفكرة مخاطر المشروع.
- جدول توزيع مسؤولية المراحل الرئيسية.
- شكل جانت المعبر عن المراحل الرئيسية.
متى تُقدّم التشجيع لأعضاء الفريق في المشروع؟
في بعض الأوقات ينخفض مستوى الحماس والدافعية لدى كل أعضاء الفريق، وهذا عندما يشعرون بأنهم يعملون شيئًا ولكن لا شيء يحدث كما يبدو، لذلك ادعُ بعد الاجتماع الانطلاقي مباشرة أعضاء الفريق إلى اجتماع قصير جدًا، وقدم التشجيع، وقُم بما يلي:
- عزّز الدافعية لدى أعضاء الفريق.
- تأكد بأن كل فرد يعرف بوضوح العمل الأولي المجدول.
- تأكد من عدم وجودج سوء فهم ومخاوف.
- قُم بتذكير أعضاء الفريق بأن:
- أن يقوموا بإخبارك في حالة حدوث أي مشاكل.
- يبلغوا عن أية مسائل أو مشاكل فورًا.
- ينتبهوا للمخاطر الجديدة.
- بابك مفتوح دائمًا لمناقشة مشاكلهم.
- يبلغوا عن أي إشارات توحي باحتمال حدوث خطر.
- أن يقوموا بإخبارك في حالة حدوث أي مشاكل.
