إن مجموعات العمل في الاجتماعات يمكن أن يكون لها تصرفات متطرفة، وحتى تقوم هذه المجموعات بمهامها بشكل فعّال، يجب أن تكون أهدافها واضحة وتكون قابلة للتحقيق وتكون هيكل جماعي موحّد، وتكون قيادتها واضحة يتقبلها كل المشاركين في الاجتماع.
إنشاء مجموعات العمل في الاجتماعات الإدارية:
رئيس الاجتماع يجب أن يكون لديه تخيل واضح وبعيد عن الشك، وأن تكون لديه استراتيجيته معلومة للمجموعة، كما يجب له معرفة الموظفين الذين يقودهم، وأن يقوم باستغلال نقاط القوة التي يمتلكونها وتجنب نقاط الضعف لديهم، فالاجتماعات يجب أن تكون لها أنظمة مناسبة يلتزم بها جميع المشاركين. والقائد يجب أن يكون لديه إدراك للنزعات السلبية والنزاعات التدميرية التي تتكوّن داخل المجموعات، وأن يقوم ما في وسعه لتفاديها.
والاجتماعات عادةً تكون عبارة عن مجموعات والمجموعات تتصرّف على مبدأ يمكن أن يكون غريب، ومن غير الممكن التنبؤ به، وحتى نحصل على أفضل شيء ممكن من الاجتماعات، فإننا في حاجة إلى معرفة طريقة عملها. وسلوك المجموعات، مثل سلوك الأفراد تمامًا في الغالب قد يكون سلوك غير منطقي وأحيانًا قد يكون مخيفي.
فالمجموعات في الاجتماعات الإدارية قد تسبب الفوضوية، وهنا إن العنف الفوضوي والفزع بالشكل الجماعي والحماس الإحيائي المتطرّف هي فقط أمثلة واضحة على الفوضوية، فالأفراد المحتشدون يمكن أن يقوموا بأشياء لا يكون لديهم القدرة على إنجازها كل غرد بنفسه، وأيضًا إن ردود الأفعال المتطرفة تكون مغالى فيها، فالتغيرات الشخصية يمكن أن يكون لها أثر في التفكير والسلوك بعد أن تتفرق المجموعة أو تنتهي، ويمكن حتى أن تتحول إلى سمات للأفراد.
ومن المثير والمفيد في وقت واحد هو ملاحظة التشابك وتعقد العلاقات التي تتكون في أي اجتماع، فيمكن الإنصات بشكل دقيق إلى ما يتم قوله وما لم يتم قوله بالضبط، وطريقة ارتباط هذا بمساهمات المتحدثين، وكيف يمكن استنباط أشياء عن طريق ردود الأفعال الناتجة على أوجه المشاركين، أو من خلال تلاقي العيون أو غير ذلك ممّا يعد لغة الجسد.
ومن خلال تجميع هذه الانطباعات وغيرها، يمكن أن نعلم العديد عن طبيعة عمل المجموعة، ومدى تکرار عملها الجماعي وحسن أداء هذا العمل، ومن هم الأفراد الذين يتسمون بالاحترام وأسباب احترامهم، وعن أولئك الذين يعتبر تأثيرهم أو نفوذهم ضعيف، وأعماق التفاعل هذا هي التي تستمد أو لا تستمد منها المجموعات قوتها.
فإن الجزء الأكبر من السلوك الإنساني يكون موجّه نحو تحقيق الأهداف، فنحن نقوم بالشيء لمحاولة الوصول إلى نتيجة ما، وأكثر شيء يطبّق على السلوك الجماعي هو أنه يكون موجّه بشكل أقوى من السلوك الفردي لتحقيق الأهداف والمجموعات التي لا يمكنها رؤية الأهداف بشكل واضح تميل إلى أن تتفرق.
وتحديد الأهداف يكون أيسر في الاجتماعات المنظّمة، حيث يتم طرح مقترحات يجب أن تتم الموافقة عليها أو تعديل هذه الأهداف أو إسقاطها، وبيانات وتقارير يجب أن يتم اعتمادها أو رفضها. أغلب الاجتماعات غير المنظّمة ليس لها مثل هذه الأهداف الواضحة، فإنها قد تمضي وقت في مناقشة المواضيع.
