اقرأ في هذا المقال
إن اختيار المتحدثين أصحاب الأسماء المعروفة قد يكون صعب، وذلك يعتبر جانب من جوانب التخطيط للمؤتمرات في منظمات الأعمال، فيجب أن يتميز القائمين على التخطيط مؤتمرات بالاتصالات الشخصية التي تجذب المتحدثين.
كيفية اختيار المتحدثين في مؤتمرات منظمات الأعمال:
- اختيار أول اسم معروف: من المفيد بشكل خاص ضمان مشاركة اسم واحد من الأسماء المشهورة منذ البداية، فالمتحدثون الآخرون في الغالب ما يسألون عن الأفراد الذين قبلوا فعلاً التحدث في المؤتمر، واحتمالات مشاركتهم تكون أكبر إذا علموا أنهم سوف يقفون على نفس المنصة التي سوف يقف عليها اسم معروف أو شخصية معروفة أخرى.
وهناك منظمات عديدة سواء أكانت شركات أم غيرها، لديها على الأقل شخصية واحدة مهمة يمكنها أن تلجأ لها لأداء مثل هذه الخدمة، كرؤساء المجالس مثلاً الذين يعتبرون ملجأ مفيد لهذه الظروف.
فالأسماء المشهورة التي تلفت الانتباه، لكن أصحابها لا يكونون بشكل دائم بالضرورة أحسن المساهمين، والمؤتمر الجيد يمكن أن يكتفي باسم واحد فقط معروف أو باسمين معروفين يدعمهما خبراء أقل شهرة، ويعتبرون هم أيضًا متحدثين مثيرين للانتباه وأصحاب خبرة.
- الاتصالات الأولية: إن أفضل وسيلة للاتصال بالمتحدثين هي أن يقوم بذلك شخص يعرفهم بالفعل. وأعضاء مجموعات العمل يمكن أن يكون لهم دور أساسي في ذلك، لكن أغلب الأشخاص ينظرون إلى الدعوة للحديث في مؤتمر على أنها شرف لهم. ومن ثم فإن الاتصال بأشخاص غرباء يعتبر مقبول تمامًا.
ومن الأفضل عادةً الاتصال بالمتحدثين في البداية من خلال الهاتف، فإذا كان من الصعب التحدّث إلى شخصية مهمة ذاتها، فإن أغلب موظفي سكرتارية الشخصيات المهمة ذاتها، سوف يكونوا على استعداد للاستفادة عمّا إذا كان جدولهم خالي في يوم معین أم لا، ولإيصال رسالة مبدئية والجواب عليها. أما إذا كان هؤلاء الموظفين غير متوافرين أو غير جاهزين للتعاون، فقد يهدر وقت طويل وثمين في انتظار الجواب، أما إذا كان الجواب المبدئي إيجابي، فيجب من تكرار الدعوة والرد عليها.
- وزراء الدولة: إن كبار وزراء الدولة أو بدرجة أقل مثل أعضاء البرلمان الآخرين، قد لا يكون لديهم القدرة في آخر لحظة من الحضور كما كان مقرر بالسابق؛ بسبب ضغوط العمل أو حاجتهم إلى الإدلاء بأصواتهم أو للتحدث في مناظرة، وإذا لم يتمكنوا من ذلك فإنهم سوف يرسلون مندوب عنهم، ولكن ذلك قد يسبب إرباك شديد وتوتر في الجدول الزمني.
- الدفع: إن المتحدثين لا يتوقعون بشكل عام مقابل ظهورهم في المؤتمرات؛ وهذا لأن حضور هذه المناسبة يعتبر تشريف لهم في حد ذاته. ولكن إذا كان المؤتمر قد عُقد صراحة بهدف جمع الأموال للقائمين على تنظيمه، فإن المتحدثين المتخصصين لهم أن يتوقعوا مقابل مادي بالأسعار المهنية المنتشرة وهذا الأمر مشروع لهم.
- المتحدثون المستقدمون من الخارج: المتحدثون المستقدمون من الخارج، فسوف ينتظرون الحصول على أتعاب عالية بالإضافة إلى تذاكر السفر وفنادق الدرجة الأولى.
- المتحدثون بعد العشاء: يتوقع لهؤلاء المتحدثون مقابل مادي، سوف تعرض عليهم رسوم مرتفعة فإذا كان هذا النوع من المتحدثين مطلوب، يمكن الحصول عليه عن طريق وكيل مسرحي، بالرغم أنه سوف يقتطع من حصتهم. كما أن جميع المتحدثين سوف ينتظرون بطبيعة الحال تغطية جميع نفقاتهم.
كيفية إحاطة المتحدثين في مؤتمرات منظمات الأعمال:
تتم بالعادة إحاطة المتحدثين في منظمات الأعمال على عدة مراحل، وهي كالآتي:
- المرحلة الأولى: هذه المرحلة لدى صدور الدعوة وبطبيعة الحال، سوف يرغب المتحدثون في معرفة الموضوع الأساسي ومکان مساهمتهم فيه. والعديد منهم سوف يقبلون بصدر رحب التوجيه والإرشاد الإيجابي إلى ما هو متوقع منهم.
- المرحلة الثانية: تتم هذه المرحلة بعد تعبئة جميع الخانات لنقل كل الخانات تقريبًا؛ لأن هناك في الغالب خانة أخيرة عنيدة من الصعب أن يتم تعبئتها، وسوف يفيد المتحدثين معرفة أسماء زملائهم وشكل البرنامج بالكامل.
- المرحلة الأخيرة: هذه المرحلة تكون قريبة من الحدث، ربما في الليلة التي تسبق يوم تحدثه، وفي هذه المرحلة قد يعتقد أنه من المفيد الجمع بين جميع المتحدثين، ربما في تناول الطعام لمعرفة بعضهم البعض وتبادل المعلومات حول ما يريدون قوله، والبدء في الشعور بأنهم فريق واحد، هذه المرحلة قد يكون من الصعب تنظيمها حيث أن المتحدثين الجيدين يميلون إلى أن يكونوا مشغولين، ولكنها تستحق إلى حد كبير الجهد الذي يبذل من أجلها.
