حتى ينجح الاجتماع يجب أن يتم الإشراف على جدول الأعمال للاجتماع، والإشراف على جدول الاجتماع يتطلب مجموعة من الخطوات وتكون مرتبة حتى نحقق الغاية من هذا الاجتماع.
كيفية الإشراف على جدول أعمال الاجتماع:
أولاً: التحضير:
بالرغم من تنوع الاجتماعات في المحتوى والنمط، إلا أنه يجب على كل المشاركين فيه أن يكونوا على استعداد جيد للاجتماع، ويتوجب أن يعلم منظمين الاجتماع أن المشاركين سوف يحضّرون أنفسهم، وسوف يمتلكون المعلومات اللازمة التي على الأقل تتلاءم مع الجوانب التي يشرفون عليها، لذلك فهم سوف يتناقلونها ويحفظونها، ويبقى هذا الموضوع ذات مسؤولية عظيمة، علمًا أنه تظهر دائمًا ظروف تكشف عن أن المشاركين في الاجتماع لم يكونوا على استعداد وليس لديهم المعلومات اللازمة.
فإن المسألة ليست مسألة الإمكانية على القتال والدفاع عن المصالح الشخصية، بل إن الأمر كذلك ليتم مشاركة كل شخص في الاجتماع فقط حتى يقدّم تقرير في المسائل التي يعتبر مسؤول عنها. ورغم وجود اجتماعات تحتاج مشاركة محددة فإن أغلبية الاجتماعات تكون قائمة على أساس اتخاذ القرارات الجماعية.
ثانيًا: مراقبة الحقائق:
إذا كان هناك محاولة من أحد المشاركين أن يقوم بإدارة سير الاجتماع باتجاه أهدافه الخاصة ورغباته، فمن الواجب أن يكون هناك منفذ إلى كل الحقائق والمعطيات، حتى يتم منع تحول الأمر، فإن عدم المعرفة بالمعلومات التي لها علاقة بالموضوع يمكن أن يسبب إلى السمعة غير المحببة في عيون المشاركين، وتدمير كامل الرقابة التي يكون محاولة فرضها على الوضع.
حيث أدى انتشار الكمبيوتر إلى توفر كمية كبيرة من المعلومات التي لا يمكن أن نغير بها المنظمات وجميع الموظفين فيها، علمًا أن الكثير من المعلومات الموجودة لا تكون ضرورية ولا يوجد لها علاقة بالأمر، لذلك نكون مضطرين إلى صرف الوقت على البحث والتقاء ما هو ضروري.
ثالثًا: حسم الأمر:
إن إبراز الثقة للمتسبب في الأمر الحاصل، في الاجتماع يمكن أن يكون جزء من كسب الدعم، وهو ما يلزمنا في حالات الإدارة المزدوجة خلال إطار التحضير والتوجيه لمضمون الاجتماع، وحتى في هذه الحالة يمكن أن يلعب الحظ دوره.
رابعًا: تحديد التقرير:
تساعد دراسة جدول الأعمال في تجهيز قوائم التقارير التي تلزم المشاركين في الاجتماع ، وفي تحديد أهمية كل تقرير، فإذا تم جمع وظيفة رئيس الاجتماع والسكرتير فإن وظيفتهما هي الإشراف على إعداد جدول الأعمال، حيث يتم تكوين الاجتماع بالتنسيق مع الأهداف.
فإن تحديد نطاق جدول الأعمال يقوم بوضع سلطة مقنعة بين أيدي منظم الاجتماع، فمثلاً إذا تم إغفال موضوع محدّد، سوف يكون صعب إيجاد الوقت لمناقشته، لذلك سوف يتم تأخير اتخاذ القرار بشأنه، الشيء الذي لن يسر أصحاب الأمر، ويشير تسلسل ورود البنود في جدول الأعمال بناءً على تسلسلها وبناءً على درجة أهميتها وحيويتها، لذلك عندما يكون أي بند في النهاية يعتبر أقل أهمية.
خامسًا: جدول الأعمال سريع التغير:
ان الاجتماعات المنفردة أو الخاصة يمكن أن تحتوي على أهداف تتميز بخصوصية أكبر، ومن المتوقع أن يتعامل معها المجتمعون بشكل سطحي، علمًا أن الأهداف الخصوصية تحتاج اهتمام خاص من المجتمعين. ويمكن أن يعرف رئيس الاجتماع من خلال إدارته وتوجيهه للاجتماع، وإن إدخال الأهداف في مجموعة المعلومات يساهم في تركيز انتباه المشاركين على النتيجة المطلوبة.
فمثلاً إذا أراد أن يقلص نسبة التغيب عن العمل بين الموظفين، فبالإمكان أن يُعقد اجتماع لمدراء أقسام الكوادر وقسم القانون والحقوق وقسم المحاسبة، وكلٌ يعد مسؤول علي الأقسام الرئيسية في المنظمة، ويستطيع رئيس الاجتماع أن يعلن في جدول الأعمال أن هدف الاجتماع هو تحسين مجموعة من الاقتراحات التي تساعد في تقليص نسبة الغياب عن العمل.
ويجب على المشاركين في الاجتماع بعد حصولهم على جدول الأعمال أن يتوقفوا عن التفكير في المشكلة حتى تكون مشاركتهم في الاجتماع فعّالة ونافعة، فتتزايد فائدة الاجتماع وجديته؛ لأنه تم منح المجتمعين وقت كافي للتفكير بمواضيع الاجتماع.
سادسًا: إعادة النظر في المضمون:
من المهم أن تتم إعادة النظر في المضمون والمحتوى بشكل دوري، حتى يكون لدينا الثقة من أننا سوف نقوم باستخدام الطرق التي تتصف بالفاعلية، وأن كل الأمور سوف يتم فحصها بشكل دوري.
سابعًا: المعلومات المرافقة:
وهذا عندما نريد أن نناقش مواضيع عديدة يجب أن نقوم بذكرها للمشاركين في الاجتماع بمعلومات إضافية، ونعطيه الوقت اللازم لكي يدرسها.
