كيفية عقد اجتماع اضطراري في منظمات الأعمال:
عند عقد الاجتماع يجب أن يتم التقيد بمجموعة من النقاط، وهي كالآتي:
- أن يتم توضيح أساس المشكلة ثم يتم البدء بالتحضير للاجتماع الذي يلائم الهدف.
- أن يتم تحديد شكل الاجتماع الذي تم اختياره ويجب أن يقوم رئيس الاجتماع بتحضير نفسه له.
- من الضروري أن يتم وضع التحضير والتخطيط للاجتماع بشكل أساسي ليتم تحقيق النتيجة المرجوة.
- إنّ الاجتماعات التي يتم فيها استخدام وسائل الاتصال الالكترونية يمكن أن تقوم بتوفير المال والوقت. ولكي تقوم بعقد اجتماع اضطراري يجب أن يتم تحديد ما يلي:
أولاً: ما هو الاجتماع الذي سوف تختاره؟
يوجد عدد من أنواع الاجتماعات ومن الضروري أن يتم تجنب الاجتماع الذي لا يوجد هدف منه، ويجب أن يكون إجابة على سؤال هل من الضروري عقد الاجتماع؟ وهل يناسب هذا النوع من الاجتماع الهدف المرجو منه؟ أما أنواع الاجتماعات فهي كالآتي:
- وجهًا لوجه: هذا الاجتماع يقوم بضم الجهتين اللتين تم اجتماعهم بشكل مسبق، أو من خلال دعوة إحدى الجهتين أو من دون تخطيط سابق وهذا بسبب ضرورة مناقشة الأعمال.
- اللجنة الدورية: إن هذا المفهوم يشمل عدد واسع من الاجتماعات، التي تدعي دائمًا بغير الرسمية أو التي لا يكون مخطط لها، يمكن أن تُعرّف بأنها لجنة دائمة؛ لأن مهمتها تكون في العمل الدائم، خلاف اللجنة الخاصة وبالتالي فإن هذه الاجتماعات تكون مخصصّة في كثير من الأحيان حل للمسائل القياسية، في حين أن اللجنة الخاصة تعمل على مجال واسع وتجتمع بشكل غير دوري.
- اجتماع غير رسمي: هنا يُعقد هذا الاجتماع دائمًا بمبادرة من رئاسة المنظمة، التي تقترح على عدد من الجهات المعنية الاجتماع سويًا ومناقشة الحلول المقترحة للمشكلة.
- الاجتماعات الرسمية: إن هذه الاجتماعات تتصف بالنزعة نحو التعامل مع المواضيع الروتينية والتي تكون غير قابلة للنقاش وذلك بشكل أساسي، ويمكن أن تكون محطة أخيرة للقرارات التي تم اجتيازها في المراحل المرؤوسة.
- الاقتحام العقلي: هو نموذج متطور للاجتماع غير الرسمي، والذي يمكن أن يكون فعّال، وخصوصًا عندما يكون الغاية هي تطوير الأفكار الإبداعية؛ لأن ذلك في حقيقة الأمر يحتاج مشاركة وتفاعلا من قِبل الآخرين.
- الجوائز: في هذه الوضع تماثل العلاقة بين المشاركين كالعلاقة بين المعلم والطلاب، وليس العلاقة بين المندوبين الذين يمثلون مناصب متشابهة، في هذه الحالة يقوم رئيس الاجتماع بالرقابة على سير الاجتماع بشكل دقيق ليتم تجنب اللحظات المخربة التي تضيع الوقت.
- لجنة خاصة: هذا الاجتماع شبيه بالاجتماع غير الرسمي، لكن من الواضح أنه مرتبط أكثر جدول الأعمال، ومن المتوقع أن يكون محدود في مدته الزمنية، فإن الاجتماعات من هذا النوع تتجه إلى الكثرة وعدم الرسمية، فكلما ارتفعت درجة الرسمية تزداد الفترة الزمنية للاجتماع، وفي العادة في هذه الحالة تقل نسبة الإنتاجية.
- الاجتماعات العامة: وهي اجتماعات ليست بالمعنى الصحيح؛ لأن مهمة الرئيس في الاجتماع في هذه الوضع هي إعلان وجهة النظر أو المعلومات دون أن يكون هناك استدعاء لردة الأفعال من المشاركين في الاجتماع.
ثانيًا: التكتيكات:
إن كل اجتماع من الاجتماعات التي تم ذكرها في النقطة السابقة يحتاج تعامل خاص، ويجب أن نحصل على فائدة عظمى من كل اجتماع من خلال تحسين التعامل الخاص ودراسة التكتيك بشكل سابق.
ثالثًا: الاحتشاد غير الرسمي:
تتلخص مشكلة المشاركين في الاجتماع أنه تم اجتماعهم معًا لفترة قصيرة لحل المشكلة، في حين كان من الصعب مواجهة حماس رئيس الاجتماع وخاصة أنه كان مديرهم، وبما أن هذا الاجتماع هو اجتماع عفوي فإن الغاية تكون غامضة فتظهر هنا خطورة امتداد هذا الاجتماع لفترة زمنية طويلة تكون أكثر من الوقت الضروري؛ لأن كل مشارك من المشاركين سوف يقدم وجهة نظره بتشويش؛ لأنه لم يكون هناك تفكير بالموضوع بشكل مسبق.
ويمكن أن ترتفع درجة صعوبة الموقف إذا كان رئيس الاجتماع شخص يتصرف بشكل عفوي، حيث يدعو للاجتماع دون أن يكون هناك تحضير جيد أو مخطط له، وفي هذه الوضع سوف يتم اتخاذ دلائل لرئيس الاجتماع وقت طويل؛ لأنها تتطلب إيضاح. ولذلك تصبح المناقشة إلى مناقشة دورية وليس إلى مناقشة تقدمية، عندما يتم طلب المشاركين من أعمالهم للاجتماع بشكل مفاجئ لا يكون بقدرتهم أن يشاركوا مشاركة فعّالة. بالرغم من أن التجربة تؤكد عدم الفعالية لهذا النوع من الاجتماعات، فإن المشاركين سوف يحتاجون إلى:
- استيضاح المشكلة بسرعة.
- محاولة التضامن بشكل سريع لكسب الوقت المخصص للتفكير.
