بعد أن يقوم المشارك بالمشاركة في الاجتماعات الإدارية أكثر من مرة، يجب عليه بعد هذه المشاركات أن يكون صاحب دور فعال وناجح ويطور نفسه حتى يحقق المزيد من النجاح.
عوامل لها دور حتى يكون للمشارك دور فعّال في الاجتماع:
الممارسة:
تأتي الممارسة هنا من مصدرين، هما: الحياة الواقعية والتدريب، والتدريب على مهارة محددة لا يمكن أن يكتمل بغیر الممارسة سواء في الحياة الواقعية أو في وضع تدريبي، والفرد الذي يريد أن ينجح في شيء محدد يجب عليه أن يقوم بالقراءة عن هذا الموضوع، ولكن يجب له أيضًا أن يقضي وقت طويل في التدرب. وهما كما يلي:
- الحياة الواقعية: إن المشاركة التي تقدمها في الاجتماعات قد تكون رئيسية أو محدودة، ويرجع سبب القلق إلى أنه قد نمضي وقت أطول ممّا يجب في الاجتماعات، أو أنه من الممكن أن لا نعقد اجتماعات بالمرة، فإذا كانت الحالة الأخيرة هي التي تنطبق علينا، فلا بُدّ لنا من العمل على استغلال أي فرصة لنقوم بتنمية التجارب وتغذيتها بشكل سريع، ليس فقط من حيث الكمية ولكن أيضًا من حيث تعدد أنواع الاجتماعات التي نحضرها.
أما إذا كانت الحالة هي الحالة الأولى، فقد تشعر بأن الممارسة في آخر شيء نحتاج إليه، ولكن الممارسة التي نحتاج لها قد تكون في مجالات عديدة، مثل: رفض الدعوة إلى الاجتماعات، والإقلال من عدد مرات حضور الاجتماعات العادية، والإسهام في ضغط مدة الاجتماعات المطولة بشكل مبالغ فيه، أو تحقيق انضباط المناقشات الفوضوية التي قد نتسبب نحن فيها أو بسببها آخرون.
- التدريب: عملية التدريب والتدريب العملي على مهارات الاجتماعات مُتاح من مصادر متعددة، بالرغم أن أغلب هذا التدريب يهتم على دور رئيس الاجتماع أكثر من اهتمامه على دور سكرتير الاجتماع أو المشاركين في الاجتماع، وأي تدريب له قيمته لا بُدّ أن يشتمل على فرص للممارسة، بالرغم من أن الدورة التدريبية المطولة نسبيًا لا بُدّ أن تُخصّص لمثل هذه التدريبات وقت محدد.
فالدوائر التلفزيونية المغلقة والتسجيل على شرائط الفيديو يمكن أن يكون لها قيمة خاصة، وهناك أيضًا العديد من الأفلام التدريبية الكلاسيكية التي تهتم بمهارات الاجتماعات الإدارية. وأكثر أنواع التدريب على مهارات الاجتماعات فعالية ربما كان التدريب الداخلي، وبهذه الكيفية يمكن للمدرب المساعدة في تشخيص مشاکل محددة تؤثر في اجتماعات منظمة محددة، والأفضل أن يكون ذلك من خلال ملاحظة هذه المشاكل مباشرة، ويمكنه بعد ذلك أن يقوم بتعميم التدريب الموجّه إلى الاحتياجات التي حددها.
التغذية الراجعة:
لن يتحسن الأداء الفعّال كثيرًا الا إذا تمكن مدرب محترف من مراقبة الأداء وتسجيل الملاحظات عليه؛ أي مراقبة العيوب والتطوير الذي تحقق والمساعدة التي يمكن للتغذية الراجعة البناءة تقديمه، لكن النواحي السياسية التي ترتبط بالمواقف التنظيمية قد تجعل من الصعب الاستفادة من ذلك بالكامل. وتكون التغذية الراجعة من خلال:
- دور المدير: إن المدراء الجيدين أو القادة بجميع أنواعهم يمكنهم أن يلعبوا دور رئيسي فهم وحدهم الذين لديهم القدرة على تهيئة مناخ يكون أعضاء الفريق مستعدين فيه؛ ليقدموا تغذية راجعة بناءة لبعضهم البعض. وسوف تكون الفائدة كبيرة إذا تمكنوا من التعبير عن النضج الكافي، ليس فقط لتقديم التغذية الراجعة وإنما أيضًا بتقبل مثل هذه التغذية.
- والخلاصة أن جلسات التغذية الراجعة المباشرة بعد الاجتماعات المهمة يمكن أن تفيد بشكل كبير. ولكن هذه الجلسات لا يجب أن تتحول إلى نوع من الأنشطة التي تُمارس بحکم الحق الشخصي، كما أن المغالاة يمكن أن تؤدي إلى اضطرابات تنظيمية، وذلك بخلاف إضاعة الكثير من الوقت.
- دور الزملاء: إذا كان المناخ ملائم بالنسبة لنا لكي تتفق مع زملائنا على المتابعة والتغذية الراجعة المتبادلة عن أدائنا في الاجتماعات، فيجب علينا من استغلال هذه الفرصة، فالحافز على الملاحظة واستغلال الفرصة المتاحة لتقديم التغذية الراجعة عن أداء شخص آخر، يمكن أن يقدم الفائدة على الأقل بنفس قدر تلقينا للتغذية الراجعة بذاتنا. وعن طریق عمل ذلك، سوف ينمو الإدراك للعوامل التي تؤثر بالفعل في أداء الاجتماعات وكيفية هذا التأثير.
- دور المدربين: إذا كانت المساعدة من جانب المدربين المؤهلين أو مستشاري التدريب متاحة، يمكن أن تكون ذات قيمة خاصة. وهؤلاء المدربون أو المستشارون يجب عدم اللجوء إليهم في مواقف التدريب وحدها، فيمكن دعوتهم في مناسبات مناسبة لحضور اجتماعات العمل وملاحظتها والتعليق عليها.وباعتبارهم مراقبين مؤهلين لا يلعبون دور نشط في الفعاليات، سوف يتمكنون من تحليل ما يحدث ومن تقديم تغذية استرجاعية واضحة وبناءة بعد ذلك. وإذا كانت مصداقيتهم جيدة، فإن كونهم منفصلين عن الموقف سوف يمكنهم من تقديم ملاحظات بناءة أو سرية عند الحاجة للأفراد.
- دور المشاركين: كلنا نميل إلى أن نكون ناقدون لذاتنا بشكل قوي، فلاعبي الشطرنج الجادين يحتفظون بسجل لألعابهم ليقوموا بتحليلها لاحقًا، ومن خلال دراسة واستعادة الخطوات التي قاموا بها وتلك التي قام بها المنافسون يمكنهم تقرير الخطوات التي كانت ناجحة، وتلك التي تسببت في مشكلة، والفرص التي ضاعت منهم، والتكتيكات التي كان بإمكانهم تجربتها. والمشاركون الجادون في الاجتماعات يمكنهم الاستفادة من الوضع المماثل للاعب الشطرنج.
سواء كانت التغذية الراجعة مساحة من أي مصدر آخر أم لا، فإنه ممّا يفيد بشكل دائم دراسة الأداء بعد الاجتماع مباشرة أو أحيانًا خلاله، وأن نرضي أنفسنا بمعرفة مدى فعالية الأداء الذي قدمناه، وكيف كان يمكننا أن نكون أكثر فعالي.
- التغذية الراجعة المنظمة: يجب أن يكون لدينا تغذية راجعة منظمة وفعّالة تمامًا ومهما كان مصدر هذه التغذية، وهذا حتى نحقق ضمان لأخذ جميع الجوانب في الاعتبار. وأفضل طريقة لإعداد الهيكل والتنظيم هو القيام بإعداد شكل مبسط يتلاءم مع احتياجاتنا ورغباتنا، ويكون شامل بشكل معتدل، ولا يفرض علينا متطلبات لا تتيح لنا الوقت المناسب حتى نقوم بها ونلبيها.
فمن خلال التغذية الراجعة لما يحصل في الاجتماعات الإدارية يمكن أن نقوم بتحديد مواطن المشكلات، وكيفية علاجها والتخلص منها، ومع ذلك فإنه يوجد مجالات يجب دراستها بشكل أكبر ودقيق وتحليلها. ويمكن أن يكون التحليل أساس للنقاش بين الأطراف التي قامت بعملية التغذية الراجعة.
خطة العمل:
بعد الحصول على التغذية الراجعة الموثوقة وتحليلها، يجب من تقليل الثغرة من خلال اتخاذ إجراء لتحقيق التطوير، وحتى نحقق النجاح في الخطة المقررة لتحسين الإداء في الاجتماعات، يجب أن تكون قائمة على أهداف دقيقة للتحسين. ويجب أن يكون الهدف الذي نسعى الوصول إليه قابل للقياس.
