اقرأ في هذا المقال
الهدف من عملية معالجة المشاكل هو التأكد من التغلب على جميع الأخطار فورًا؛ لتجنب أو الحدّ من الأضرار في المشروع.
تعريف المشكلة:
هي الحدث أو مجموعة من الأحداث المترابطة تمَّ تحديدها مسبقًا، كمخاطر أصبحت مشكلة نشطة تسبب تهديدًا لوحدة المشروع أو للمشاريع ذات الصلة.
معالجة المشاكل في المشروع:
معالجة المشكلات تشبه معالجة المخاطر الأصلية، حيث أنها تتطلب منك أن تحتفظ بسجلات لجميع المشاكل التي تحدث وأن تتأكد من وضع خطط عمل لحلها مباشرة. وإن اهتمامك الرئيس هو أن تضع العمل موضع التنفيذ ومن السهل جدًا أن تُبالغ في التصرف وتنفذ أول حل يخطر ببالك، غير أن هذا الحل ليس دائمًا هو الحل الأفضل، كمّا أنه يتجاهل خبرة الأعضاء في الفريق في التوصل إلى حل المشكلة، ولا تنسَ أن تحتفظ بسجل لكل المشاكل المهمة عند حدوثها توضح فيها ما يلي:
- اسم الشركة ومصدرها.
- صاحبها.
- جوانب المشروع المتأثرة بها.
- المسؤول عن خطط العمل لحلها.
- سجل ترتيبها الحالي.
- وقت إنجاز العمل عليها.
وقُم بتصميم استمارة شبيهة بمفكرة مخاطر المشروع، حيث تسجل فيها المشاكل بعد أن تحددها من خلال المراقبة المنتظمة.
هل يجب ترتيب المشاكل حسب الأهمية؟
بما أن لديك سلطة محدودة، فإنه من غير المحتمل أن تحل جميع المشاكل بدون دعم ومساندة من جانب راعي المشرروع، ويعتبر إعطاء الترتيب للمشكلة بمثابة تحديد واضح للشخص الذي سيتولى مسؤولية وضع خطة عمل لحلها، ويتم ترتيب المشاكل المطروحة بناءً على تأثيرها ونتائجها المتوقعة، وذلك بتعيين علم أحمر أو أصفر أو أخضر، حيث أن:
- العلم الأحمر: يشير إلى مشكلة كبيرة لها عواقب خطيرة على المشروع، لذلك فإنها تحتاج إلى إجراء فوري لحلها، ويتولى مسؤوليتها راعي المشروع.
- العلم الأصفر: يشير إلى مشكلة ذات تأثير مهم على المشروع أو على المشاريع الأخرى، ما لم يتم حلّها مباشرة فإنها ستسبب تأخير في الوصول إلى المعالم المحدّدة، تتحول إلى مشكلة ذات علم أحمر إذا تأخر العمل عليها لأكثر من يومين.
- العلم الأخضر: يتم تحديد المشكلة البارزة عند سرد التقدّم في أعمال المشروع، كذلك عليك أن تتأكد من عدم تغيير ترتيب أي مشكلة ومن المهم أن تُطلع المستفيدين على التقدّم في حل المشكلات طالبًا دعمهم النشط عند الضرورة لصالح المشروع.
ويتم تحديد المشاكل البارزة عند سرد التقدّم في أعمال المشروع، وعليك التأكد من عدم التغيير في ترتيب أي مشكلة، ومن المهم أن تُطلع المستفيدين على التقدّم في حل المشكلات طالب منهم الدعم النشط عند الضرورة لصالح المشروع.
حل المشاكل داخل المشروع:
تذكر بأن المشاكل تتعارض مع هدفك المتمثل في الحفاظ على جدول المشروع، لذلك علاوة على التحرك الفوري تأكد بأنك:
- تشرك أعضاء الفريق في حل المشاكل.
- تستعين بخبرة إضافية حيثما كان ذلك مناسبًا.
- تحدّد جوانب المشروع المتأثرة، وهي:
- النتائج كما هي ملاحظة الآن.
- النتائج في المستقبل إذا لم يتم حلّها.
- خيارات حل المشكلة وتحدّد بالنسبة لكل خيار:
- التكلفة والمصادر.
- التأثير على جدول المشروع.
- التأثير على المجال- الجودة.
- المخاطر المرتبطة به.
- مشاكلة المستقبلية المحددة.
- التكلفة والمصادر.
- النتائج كما هي ملاحظة الآن.
وتأكد دائمًا من أن تعيّن بوضوح مسؤولية الأعمال التي خُططت لها لتجنب الفوضى والارتباك عند تنفيذ العمل حيث تبين أن:
- من المسؤول عن تنفيذ العمل؟
- متى يجب إنجاز العمل؟
- من هو الشخص الذي يجب اطلاعه على التقدّم باستمرار؟
- من سيتولى المراقبة أثناء العمل وبعده؟
