قد يتلقى السكرتير القانوني مكالمات من العملاء الباحثين عن القضايا على أساس منتظم، ويمكنهم توجيه اتصال كل عميل إلى المحامي المناسب مع الاستمرار في قبول وتوزيع الرسائل والمراسلات الأخرى ويجب أن يكون السكرتير ماهرًا أيضًا في التمييز بين المراسلات العاجلة والمراسلات الأقل أهمية.
لماذا يحتاج العمل إلى وجود السكرتارية
1- استقبال وإعادة توجيه المكالمات الهاتفية
يكون الأمناء مسؤولين عن الرد على خطوط هاتف المكتب وتوجيه المكالمات إلى الشخص المناسب وغالبًا ما يكون الأمناء هم الذين يردون على مكالمات الاستدراج ومكالمات العملاء ورسائل الإزالة، وقد يتلقى السكرتير القانوني مكالمات من العملاء الباحثين عن القضايا على أساس منتظم.
2- الحفاظ على الجداول التنظيمية
الأمناء مسؤولون عن تتبع جداول وأجندات المهنيين في المنظمات وقد يقوم سكرتير شركة تسويق كبيرة، بإعداد تقويمات الفريق لكل قسم من أقسام الشركة بالإضافة إلى جداول أعمال المديرين التنفيذيين من خلال جدولة الاجتماعات مع العملاء والموردين والشركاء والمساهمين.
3- تنظيم الأوراق والملفات والمستندات
يوجد للسكرتير واجب هو الاحتفاظ بالأوراق والسجلات والملفات والمستندات منظمة. السكرتير الطبي، يمكن أن يكون مسؤولاً عن الحفاظ على نظام ملفات للسجلات الطبية للمرضى، وتقارير التكلفة للإمدادات الطبية والأدوية، والأوراق الإجرائية والأوراق الأخرى ذات الصلة.
4- التواصل مع العملاء والضيوف من رجال الأعمال
بالإضافة إلى الواجبات الإدارية، قد يؤدي السكرتارية أيضًا وظائف الاستقبال وقد يعمل المساعدون التنفيذيون، كموظف استقبال لتحية العملاء الذين يصلون لحضور المؤتمرات أو الاجتماعات.
5- صيانة وطلب اللوازم المكتبية
الأمناء مسؤولين عن إدارة سجلات المخزون وتخزين اللوازم المكتبية، وقد تتوقع تقديم طلبات للسلع المكتبية التي أوشكت على النفاد، قد يقوم مسؤول المكتب بإنشاء جدول بيانات شهري لتتبع عدد المستلزمات مثل ورق النسخ والحبر والأقلام وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ومجلدات الملفات لتتبع المستلزمات التي سيتم شراؤها والتي يتم توفيرها بشكل مناسب.
6- تنظيم وعقد الاجتماعات
يكون الأمناء مسؤولين عن ترتيب الاجتماعات وإدارتها بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات والمؤتمرات، وقد يرتب السكرتير التنفيذي للمدير التنفيذي لشركة البيع بالتجزئة اجتماعًا مع مصممي الملابس وشركات الأزياء والمتخصصين الآخرين في الصناعة وصناع القرار.
7- الإشراف على الموظفين والموظفين الجدد
يعمل الأمناء أيضًا كموجهين للموظفين عندما يتعلق الأمر بتبني العمليات وتدريب موظفين جدد. نظرًا لخبراتهم داخل المنظمة، فإن العديد من الأمناء يساعدون الموظفين الجدد في تعزيز قدراتهم، واتباع سياسة الشركة والتعرف على بيئة الشركة الأوسع.
8- التنسيق مع أصحاب المصلحة الآخرين
الأمناء مسؤولون عن التنسيق مع الشركات والمنظمات الأخرى وتشكيل شراكات معها، قد يعمل سكرتير شركة هندسية كحلقة وصل بين المقاولين والمهندسين المعماريين والمصممين من أجل جدولة المؤتمرات أو الحصول على الإمدادات أو إقامة علاقات تجارية.
9- تنفيذ الإجراءات الإدارية
قد يكون للأمناء بعض المشاركة في تطوير وتنفيذ سياسات الأعمال والإجراءات الإدارية المختلفة. قد ينشئ السكرتير الطبي، نظامًا لتسجيل خطط علاج المريض التي تتضمن اتباع سلسلة من الخطوات لتسجيل المعلومات الطبية في قاعدة بيانات.
