لقد أجبرت التكنولوجيا المتزايدة والتوسع في مهام المكتب العديد من أصحاب العمل على توظيف السكرتارية، حيث أن السكرتارية والمساعدين الإداريين هم من المهنيين الكتابيين المسؤولين عن مجموعة واسعة من الإجراءات المكتبية، حيث أن السكرتير أحياناً يُنظر إليه على أنه مجرد موظف في مكتب الاستقبال، إلا أن السكرتير يتحمل المسؤولية عن المهام التي تعتمد عليها المكاتب والمديرون.
أهم إجراءات السكرتارية
1- إدارة المعلومات
يعتمد موظفو المكتب وعملائه على السكرتارية لتخزين وتنظيم وتحديث واسترجاع الملفات الإلكترونية والورقية المهمة، وهذا يتطلب من الأمناء أن يظلوا منظمين للحفاظ على عمل الشركة بكفاءة، لأنهم يديرون جميع الوثائق الواردة إلى المكتب وخارجه، والتأكد من أن جميع المواعيد والاجتماعات تسير بسلاسة، وقد يكونون مسؤولين عن إعداد الاجتماعات.
2- الاتصالات
إجراءات مكتب السكرتير تعتمد على الاتصالات، سواء كان السكرتير على الهاتف أو يتحدث وجهًا لوجه مع العملاء أو زملاء العمل، ويعمل السكرتير كوسيط للشركات، حيث أخذ المديرون على عاتقهم المزيد من الواجبات ويجب عليهم الاعتماد على السكرتارية.
3- الترحيب وتسجيل الوصول
يرحب سكرتير المكتب بالعملاء والمتقدمين للوظيفة والزائرين الآخرين عند وصولهم إلى المكتب. إذا كان للزائر موعد مع شخص يعمل في الشركة، فسيقوم سكرتير المكتب بتسجيل الزائر وإعلان وصوله للموظف المناسب. نظرًا لأن سكرتيرة المكتب غالبًا ما تكون أول انطباع لدى الناس عن الشركة، فيجب عليها الحفاظ على مظهر وسلوك احترافي في جميع الأوقات.
4- الاتصالات والمراسلات
يعد الاتصال الهاتفي والكتابي أمرًا حيويًا لمساعدة الشركة على المضي قدمًا وبناء الأعمال. يلعب سكرتير المكتب دورًا كبيرًا في عملية الاتصال داخل المكتب والشركة، حيث يتلقى مكالمات هاتفية، ويعيد توجيه المتصل إلى الشخص المناسب أو يأخذ رسالة، ويجري مكالمات هاتفية للعملاء، ويقدم معلومات أو توجيهات لمن يطلبون المساعدة.
5- حفظ السجلات
يقوم سكرتير المكتب بالتحديث المستمر للسجلات والبيانات وإدخال المدفوعات التي يقوم بها العملاء ويمكنه أيضًا مساعدة قسم المحاسبة بسجلات محدثة للمدفوعات المرسلة إلى البائعين، بالإضافة إلى السجلات المتعلقة بالمبيعات، يحتفظ سكرتير المكتب أيضًا بسجلات الاجتماعات من خلال محاضر الاجتماع، يتم تنفيذ جميع الإجراءات شخصيًا.
6- الإجراءات الإلكترونية
تتضمن معظم إجراءات مكتب السكرتارية، الإلكترونيات، حيث يتم استخدام المعدات الإلكترونية محل الأساليب الكتابية القديمة لمواكبة الطلب.
يؤدي الأمناء واجبات تتطلب استخدام آلات النسخ أو الماسحات الضوئية أو أجهزة الفاكس أو أجهزة الكمبيوتر وأيضاً استخدام الكمبيوتر ضروري لإجراءات المكتب، ويتم استخدامها لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها وإنشاء المستندات وتنظيم الجداول الزمنية وتحديث المستندات وجدولة ترتيبات السفر.
