اقرأ في هذا المقال
السكرتارية الفنية يقصد بها السكرتارية الفنية الاستشارية التي تعمل على تقديم الاقتراحات والاستشارات الفنية المتخصصة على الرغم من اختلاف أنواعها ووظائفها.
ما هي مهام ومسؤوليات السكرتارية الفنية
- توفير المبادئ التوجيهية لعملية الإدارة العامة وتوجيه إعداد الخطط الاستراتيجية المؤسسية، وخطة الاستثمار السنوية، وخطة التشغيل السنوية والميزانية العامة.
- يقومون على إعداد مشروع الموازنة وتقديمه إلى المجلس وإعداد تقارير سنوية عن تنفيذ الاتفاقية.
- يقومون بالاتصالات اليومية من وإلى الدول الأعضاء (بما في ذلك الإعلانات).
- يعملون على نشر معلومات عن الاتفاقيات من خلال الندوات وأنشطة العلاقات العامة.
- يقومون بتقديم المساعدة التقنية للدول الأطراف لتمكينها من التنفيذ الكامل للاتفاقيات الأسلحة الكيميائية.
- يقومون بإجراء عمليات تفتيش في الموقع.
- تنسيق العمليات اليومية للمكتب المركزي للخدمات الفنية ويدير جميع الوظائف الكتابية داخل القسم.
- يجيب على الهاتف ويرد على الاستفسارات، وشاشات المكالمات لموظفي الخدمات الفنية.
- جدولة التوجيهات ومؤتمرات أولياء الأمور والاجتماعات الأخرى حسب الضرورة.
- يقدم المساعدة السكرتارية لمدير التكنولوجيا والمشرف على الدعم الفني والموظفين الآخرين المعينين.
- يحافظ على تقويم المواعيد وجدولة الاجتماعات.
- تجميع البيانات وإعداد التقارير والقوائم.
ماذا تتطلب السكرتارية الفنية والمكتبية القياسية
- أنواع أو عمليات النص والمعلومات مثل الرسائل والتقارير والمذكرات والدورة والمواد، وقد يؤلف المراسلات الروتينية.
- إعداد نسخ للنشر تعتمد على إنشاء مجمع المواد واستخدام الأحرف والرموز الخاصة.
- جدولة المواعيد وترتيبات السفر.
- يقوم بإعداد والحفاظ على الملفات الأبجدية والرقمية أو المواضيع.
- استقبال الزوار والإجابة على الاستفسارات الروتينية.
- يقوم بإعداد النماذج وتشغيل آلة النسخ المكتبية.
- يجمع المواد من مصادر محددة.
- الكتابة السريعة والدقيقة للمواد التقنية ووظائف معالجة النصوص الفنية المعقدة لوحدة أكاديمية أو إدارية.
- يؤدي واجبات الوظيفة ذات الصلة كما هو مطلوب.
- استخدام وظائف معالجة النصوص المتقدمة مثل الاتصالات ومعالجة البيانات.
من متطلبات وظيفة السكرتارية الفنية أيضاً، خريج مدرسة ثانوية أو ما يعادلها، ويفضل أن يكون مع بعض الأعمال العامة / السكرتارية وأن يكون لديه المهارات والخبرة، ويجب أن يكون قادرًا على اجتياز اختبار الكتابة القياسي ولإداء مهام الكتابة والمعالجة الفنية، ويمكن اختبار قدرة الاختزال والغرض منه هو اقتراح مستوى عام من المهارة.
