اقرأ في هذا المقال
يتمثل دور سكرتير الشخصية الهاتفية في دعم الرئيس، وفي ضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة، حيث أن السكرتير تقع على عاتقه جميع الإعمال السرية داخل منشأة العمل.
بماذا تتمتع الشخصية الهاتفية في السكرتارية
1- يجب أن يكون الجهاز على الناحية اليسرى من مكتب السكرتير.
2- يجب أن تكون سماعة الهاتف في المكان الصحيح على الجهاز.
3- الاحتفاظ بجميع الأدلة والنماذج الخاصة بالهاتف داخل مكتب السكرتير.
4- أن يكون لدى السكرتير المعرفة بإجراء المكالمات الداخلية والدولية والخارجية.
5- المعرفة التامة بكيفية كتابة الرسالة الهاتفية.
6- عدم السماح وتشجيع الأصدقاء على الاتصال أثناء العمل.
7- معرفة الأماكن التي يتواجد بها الرئيس.
كيفية معالجة الاتصالات الهاتفية في السكرتارية
- المراسلات الواردة من الدول الأعضاء: يجوز تعميم مراسلة من دولة عضو في شكل رسالة أو مذكرة شفوية بناءً على طلب الدولة العضو كوثيقة من وثائق جهاز رئيسي.
- المرسلون: وعادة ما يتم توجيه رسالة إلى الأمين العام أو رئيس الجمعية العامة أو رئيس مجلس الأمن أو رئيس المجلس الاقتصادي والاجتماعي.
- الإمضاء: يجب أن يكون الخطاب موقعًا من الممثل الدائم أو المراقب للدولة المعنية، وفي حال الغياب، من القائم بالأعمال بالنيابة.
- العنوان: هو منصوص عليه من قبل الإدارة، إن وجد في حالة وجود مرفق موقع في اتصال، يتم الاحتفاظ بالترتيب الأصلي للتوقيعات.
- جداول الأعمال: يجب أن تحدد الرسائل المعدة للتعميم كوثائق من وثائق برنامج العمل أو جدول الأعمال المؤقت أو جدول أعمال، حيث يتم إعطاء أرقام العناصر والعناوين.
- أسماء الدول داخل المنظمة: ترد أسماء البلدان في العناوين التي أنشأتها الأمانة، وسيتم الاحتفاظ بتسميات البلدان التي تستخدمها الحكومات في الاتصالات حتى لو كانت تختلف عن الاسم الرسمي أو الاسم المختصر المستخدم داخل المنظمة.
- سياسة التحرير: يتم استنساخ المراسلات الواردة من الدول الأعضاء في منشأة العمل ومرفقاتها بالصيغة المطلوبة.
- عناوين الاتصالات: توزع الأمانة العامة الاتصالات تحت عنوان يشير إلى التاريخ والمؤلف والمرسل إليه.
- عناوين المرفقات: تُدرج الأمانة العنوان التالي فوق جميع المرفقات بالبلاغات الواردة من الدول الأعضاء في منشأة العمل.
