ما هي الصفات التي يجب أن تتوفر في السكرتير

تختلف مسؤوليات السكرتير بناءً على المنظمة وفي بعض الأحيان، يتجاوز السكرتير واجبات الوظيفة المذكورة ويمكن أن يكون دور سكرتير لجنة الإدارة مفتاح التشغيل والواجبات التي تحدد ما يفعله السكرتير.

المهارات الأساسية الواجب توافرها بالسكرتير

• التواصل الجيد وخدمة العملاء ومهارات بناء العلاقات.

• مهارات العمل الجماعي.

• مهارات التنظيم وإدارة الوقت.

• الانتباه للتفاصيل حيث أنه يراعي أدق وكافة التفاصيل.

• مهارات التفاوض.

• التأكيد والمرونة في جميع الإعمال فيجب على السكرتير ان يتمتع بالمرونة والتأكيد.

• اللباقة والتقدير والدبلوماسية

الصفات والمعرفة التي يجب أن يثبتها السكرتير

• الجودة والمهارات والمعرفة.

• كن منهجيًا، مع مراعاة التفاصيل.

•  كن منظمًا جيدًا وعقلًا مدبراً ومنظمًا.

• إضفاء الموضوعية على كافة الإجراءات.

• التعامل الفوري مع المراسلات والبريد الصادر والوارد.

• أن يكون قادر على تدوين ملاحظات دقيقة للاجتماعات.

• التأكد من حصول الأعضاء على جميع المواد اللازم.

• إحضار المواد اللازمة للاجتماع.

• العمل بشكل جيد مع الرئيس.

• ضمان استيفاء نصاب القانون.

• لديهم معرفة أو خبرة بإجراءات اللجنة.

الصفات غير المرغوبة بالسكرتير

• تجاهل المراسلات.

• الاحتفاظ بنسخ من جميع المراسلات.

• الاحتفاظ بالمعلومات له / لنفسه.

• عدم التحقق من النصاب القانوني للاجتماعات وعادة ما يتأخر عن الاجتماعات.

• عدم احترم السرية، وتخلص من الأوراق والوثائق المهمة.

• العمل بشكل وثيق مع الرئيس وكتابة التفاصيل التافهة لجميع المناقشات في كل لقاء.

• يجعل من السهل على الآخرين تولي زمام الأمور بالاحتفاظ بها.

الصفات الواجب توافرها بالسكرتير

• أمين وصادق وخلوق وحسن النية.

• احترام السرية في جميع الوظائف والإعمال داخل منشأة العمل.

• السجلات عادة تكون واضحة.

• يعتمد على ذاكرته في جميع الأعمال.

• الاستعداد للاجتماعات في وقت مبكر.

• تلخيص المناقشات بشكل فعال.

السكرتير يجب أن يتأكد من الاحتفاظ بمحاضر دقيقة للاجتماعات من خلال إظهار المهارات والتحقق منها في إدارة المكاتب وإدارة قواعد البيانات ومهارات الكمبيوتر الأساسية، وقد يتطلب مهارات الكمبيوتر هذه الكفاءة في جداول البيانات ومعالجة النصوص وإدارة قواعد البيانات.

حيث تحتاج المكاتب عادةً إلى مهنيين إداريين للحفاظ على تنظيمها وكفاءتها وإنتاجيتها، ويعد استخدام مهارات السكرتارية طريقة أساسية لضمان عمل الشركة بسلاسة. كما يمكن استخدام مهارات السكرتارية طوال يوم العمل لإكمال الواجبات الإدارية والكتابية وإدارة مهامك بفعالية.