تتمثل قواعد السكرتارية بالمسؤوليات الرئيسية المهمة وفي ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها، والاتصال بالرئيس للتخطيط للاجتماع.
القواعد الواجب مراعاتها في أعمال السكرتارية
1. التواصل الشفهي والكتابي
- يستخدم موظفي السكرتارية الاتصالات الشفوية والمكتوبة في المكتب لإنجاز العديد من المهام، مثل إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء أو الموظفين في الشركة.
- ويجب عليهم الرد على المكالمات الهاتفية وتحية ضيوف الشركة إذا كانوا يعملون في مكتب الاستقبال.
2. المهارات الحاسوبية والفنية
- إنجاز معظم المهام الإدارية على جهاز الكمبيوتر باستخدام تطبيقات الشركة المتاحة أو برمجياتها.
- يجب على السكرتير استعمال الأجهزة التي توفرها الشركة له، والتي يمكن أن تكون أجهزة كمبيوتر سطح المكتب أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة.
3. الكتابة وتدوين الملاحظات
- يجب على العديد من الموظفين الإداريين تدوين الملاحظات المهمة أثناء الاجتماعات.
- كما يجب أن يتمتعوا بمهارات رائعة في تدوين الملاحظات من أجل تدوين المعلومات الضرورية والمهمة.
4. التنظيم
- قد تكون المسؤولية الرئيسية للسكرتير هي الاحتفاظ بجميع الملفات ومعلومات الشركة ووثائقها بشكل مرتب ومنظم.
- يجب أن يكون مسؤولاً عن تخزين معلومات الشركة، مثل: قواعد البيانات الإلكترونية أو الملفات الورقية.
5. حل المشكلات والتفكير النقدي
- يجب عليه اتخاذ قرارات حاسمة للشركة بكفاءة، وقد تكون هناك أيضًا تحديات قد تمر بها الشركة وتتطلب حلولًا سريعة ومنطقية.
- استخدام القدرات في حل المشكلات والتفكير النقدي للتوصل إلى استراتيجيات مبتكرة يمكنها تحسين أداء الشركة.
6. القدرة على خدمة العملاء
- التواصل مع العملاء للإجابة على الأسئلة أو تحديد مواعيد الاجتماعات أو نقل المعلومات المهمة.
- يجب أن يكون لدى السكرتير موقف احترافي وصبور ومهذب عند التعامل مع العملاء لضمان الحفاظ على علاقة إيجابية مع الشركة.
7. المرونة والقدرة على التكيف
- أن يكون المكتب بيئة سريعة التغير بحيث تظل قادرًا على التكيف وقادرًا على العمل بشكل صحيح أثناء المواقف الشديدة.
- يجب أن تكون قادرًا على التكيف مع الأجواء المتغيرة وتعديل الجدول وفقًا لذلك لضمان عدم التخلف عن التغييرات غير المتوقعة.
